Quản lý người tham dự trong Tickmi Studio

Trước khi bắt đầu

Mỗi người tham dự giữ vé của một hoặc nhiều loại vé, nên sản phẩm vé cần có ít nhất một loại vé. Nếu chưa có, trang sẽ báo Chưa có loại vé nào. Vui lòng tạo loại vé trước khi thêm người tham dự. và nút thêm bị khoá. Xem bắt đầu với Tickmi Studio để tạo sản phẩm vé và loại vé đầu tiên.

Mở sản phẩm vé, ở menu bên trái chọn Người tham dự & vé → Người tham dự. Đầu trang có dải thống kê: Tổng số người tham dự, Chờ duyệt, Đã check-in và nhóm Theo nguồn (Thủ công, Nhập Excel, Tự đăng ký, Mua vé online). Bấm một nguồn để lọc nhanh, bấm lại để bỏ lọc.

Thêm người tham dự thủ công

1. Bấm Thêm người tham dự.
2. Điền Họ và tên (bắt buộc), Email, Số điện thoại, Ghi chú và các trường tuỳ chỉnh đang bật cho sản phẩm vé. Trường kiểu Ảnh cho phép chọn ảnh tải lên ngay.
3. Ở mục Vé, chọn loại vé và số lượng. Bấm + Thêm dòng vé nếu người này cần vé của nhiều loại khác nhau.
4. Bấm Lưu. Người tham dự mới nằm ở trạng thái Chờ duyệt.

Vé chỉ được phát hành khi bạn duyệt (xem mục Duyệt người tham dự). Cách làm này giúp bạn rà lại danh sách trước khi dùng lượt phát hành vé và trước khi email vé được gửi đi. Khi sửa một người đã có vé, hộp thoại hiện mục Vé đang giữ và lối tắt Quản lý vé sang tab Vé.

Nhập người tham dự từ Excel theo file mẫu

Với danh sách lớn, hãy nhập từ file thay vì gõ tay:

1. Bấm Nhập người tham dự để mở hộp thoại Nhập người tham dự từ Excel.
2. Bấm Tải file mẫu. File mẫu có sẵn cột Họ và tên, Email, Số điện thoại, Ghi chú, Loại vé, Số lượng và các trường tuỳ chỉnh của sản phẩm vé.
3. Điền mỗi người một dòng. Hai cột bắt buộc là Họ và tên và Loại vé (ghi đúng tên loại vé); Số lượng để trống thì tính là 1.
4. Bấm Chọn file Excel để tải lên. Mỗi lần nhập tối đa 10.000 dòng.
5. Xem hộp Kết quả nhập người tham dự: hệ thống báo số người đã nhập. Những người này cũng ở trạng thái Chờ duyệt.

Nếu có dòng lỗi (thiếu loại vé, tên loại vé không khớp, số lượng không hợp lệ…), bấm Tải file lỗi. File này là bản sao file bạn đã tải lên, thêm cột Lỗi ghi lý do ở đúng dòng hỏng.

File lỗi giữ cả những dòng đã nhập thành công. Trước khi nhập lại, hãy xoá các dòng không có nội dung ở cột Lỗi, chỉ giữ dòng đã sửa, để không tạo trùng người tham dự.

Nhập từ Google Sheet

Trong cùng hộp thoại, phần hoặc nhập từ Google Sheet cho phép dán Đường dẫn Google Sheet rồi bấm Nhập từ Google Sheet. Sheet cần chia sẻ ở chế độ "Bất kỳ ai có đường dẫn" và có cùng cấu trúc cột như file mẫu.

Nhập ảnh người tham dự bằng file zip

Khi sản phẩm vé có trường kiểu Ảnh (ví dụ ảnh chân dung để in thẻ đeo), nút Nhập ảnh (zip) xuất hiện. Trong Excel, điền tên file ảnh vào cột ảnh; sau khi nhập danh sách, nén toàn bộ ảnh vào một file zip với tên file trùng tên đã điền rồi bấm Chọn file zip. Hộp thoại hiện tiến độ Đang tải lên và Đang khớp và lưu ảnh theo phần trăm, có nút Huỷ. Kết quả cho biết số ảnh đã khớp và số ảnh không khớp. Ảnh được thu nhỏ tự động khi lưu.

Tìm kiếm và lọc danh sách

• Gõ vào ô Tìm theo tên, SĐT, email hoặc thông tin khác....
• Lọc trạng thái bằng ô Tất cả trạng thái: Đã duyệt hoặc Chờ duyệt.
• Lọc nguồn bằng ô Tất cả nguồn, lọc loại vé bằng ô Tất cả loại vé.
• Lọc thời gian: Mọi thời gian, Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua hoặc Tuỳ chọn ngày....

Mỗi bộ lọc đang bật hiện thành một nhãn có dấu ✕ để bỏ riêng; bấm Xoá bộ lọc để xem lại toàn bộ danh sách. Nút Làm mới tải lại số liệu mới nhất.

Tạo trường thông tin tuỳ chỉnh

Ngoài thông tin cơ bản, bạn có thể thu thêm dữ liệu riêng như công ty, chức vụ, hạng khách. Vào Thiết lập → Thông tin → tab Trường thông tin người tham dự.

1. Bấm Tạo trường mới, nhập Tên trường (ví dụ: Công ty).
2. Chọn Kiểu dữ liệu: Văn bản tự do, Danh sách lựa chọn (nhập các lựa chọn cách nhau bằng dấu phẩy) hoặc Ảnh.
3. Với văn bản, mục Người đăng ký sẽ nhập gì? cho chọn Chữ bất kỳ, Chỉ số, Số điện thoại hoặc Email, đặt Độ dài (tuỳ ý, đúng bằng, trong khoảng), dùng gợi ý nhanh như 4 số cuối SĐT hay Số CCCD (12 số), và gõ vào ô Thử nhập để kiểm tra.
4. Bấm Lưu. Trường mới nằm trong nhóm Có sẵn trong tổ chức; bấm Bật để chuyển lên nhóm Đang dùng cho sản phẩm vé này.

Trường thông tin dùng chung cho toàn tổ chức: sửa hoặc xoá một trường ảnh hưởng mọi sản phẩm vé đang dùng trường đó. Mỗi sản phẩm vé tự bật hoặc tắt những trường cần thiết. Trường đang bật tự xuất hiện trong form thêm người tham dự, file mẫu Excel, form đăng ký và danh sách thông tin tự điền khi thiết kế vé.

Duyệt người tham dự

Người được thêm tay, nhập từ file, hoặc tự đăng ký qua loại vé không bật tự động duyệt đều ở trạng thái Chờ duyệt. Menu sản phẩm vé hiện số người đang chờ để bạn không bỏ sót.

• Duyệt từng người: bấm nút Duyệt người tham dự này trên dòng tương ứng.
• Duyệt nhiều người: đánh dấu chọn rồi bấm Duyệt đã chọn.
• Duyệt toàn bộ: bấm Duyệt tất cả (số người) ở đầu trang và xác nhận.

Khi duyệt, hệ thống phát hành vé (mỗi vé có Số thứ tự vé, Mã vé 8 ký tự và mã QR riêng) và dùng lượt phát hành vé tương ứng. Nếu loại vé đã hết chỗ, việc duyệt bị chặn kèm thông báo số chỗ còn lại. Hộp Kết quả duyệt cho biết số người đã duyệt; nếu loại vé đang tắt gửi mail, hộp báo Người tham dự chưa nhận được email và có nút Đi tới Loại vé. Xem thêm duyệt đăng ký và gửi vé QR hàng loạt qua email.

Xuất dữ liệu và xoá hàng loạt

Bấm Xuất dữ liệu ở góc phải thanh lọc để tải file Excel danh sách người tham dự theo đúng bộ lọc đang chọn, gồm loại vé, số lượng, trạng thái check-in, nguồn và ngày tạo. Vì đây là dữ liệu cá nhân, chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên của tổ chức xuất được.

Để xoá nhiều người cùng lúc, chọn họ rồi bấm Xoá đã chọn. Khi xoá một người, các vé của người đó cũng mất theo. Hệ thống luôn hỏi xác nhận trước vì thao tác này không thể hoàn tác.

Sau khi có danh sách

Danh sách người tham dự là đầu vào cho mọi bước sau: tải và in vé hàng loạt, xác nhận tham dự, check-in bằng app, in tem và thẻ đeo. Tìm hiểu thêm về vé mời QR của Tickmi.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Thêm người tham dự xong sao chưa có vé?

Người được thêm tay hoặc nhập từ file nằm ở trạng thái Chờ duyệt. Bấm Duyệt người tham dự này, Duyệt đã chọn hoặc Duyệt tất cả để phát hành vé; khi đó vé mới được tạo và gửi email nếu loại vé bật gửi mail.

Nhập Excel bị lỗi một vài dòng thì làm sao?

Các dòng hợp lệ vẫn được nhập. Bấm Tải file lỗi để nhận lại file có thêm cột Lỗi. Xoá các dòng đã nhập thành công, sửa dòng lỗi rồi nhập lại để tránh trùng.

Trường thông tin tuỳ chỉnh có áp dụng cho mọi sản phẩm vé không?

Trường được tạo ở cấp tổ chức và dùng chung, nhưng mỗi sản phẩm vé tự bật hoặc tắt những trường mình cần trong tab Trường thông tin người tham dự.

Nhân viên check-in có xuất được danh sách người tham dự không?

Không. Chức năng Xuất dữ liệu chỉ dành cho Chủ sở hữu và Quản trị viên của tổ chức.