Quản lý người tham dự trong Tickmi Studio

Trước khi bắt đầu

Mỗi người tham dự gắn với một loại vé, nên sản phẩm vé cần có ít nhất một loại vé. Nếu chưa có, xem bắt đầu với Tickmi Studio. Mở sản phẩm vé và chọn Người tham dự & vé → Người tham dự.

Thêm người tham dự thủ công

1. Bấm Thêm người tham dự.
2. Chọn loại vé và điền các trường thông tin đang bật cho sản phẩm vé này.
3. Lưu lại. Nếu loại vé đang bật gửi email tự động, vé sẽ được gửi cho người tham dự ngay khi phát hành.

Đây là cách nhanh nhất cho danh sách vé mời nhỏ hoặc khi cần bổ sung vài người vào phút chót.

Nhập người tham dự từ Excel theo file mẫu

Với danh sách lớn, hãy nhập từ file thay vì gõ tay:

1. Bấm Nhập người tham dự để mở hộp thoại Nhập người tham dự từ Excel.
2. Bấm Tải file mẫu. File mẫu có sẵn các cột đúng với trường thông tin của sản phẩm vé.
3. Điền thông tin người tham dự theo đúng cột, rồi bấm Chọn file Excel để tải lên.
4. Xem hộp Kết quả nhập người tham dự: hệ thống báo số người đã nhập thành công.
5. Nếu có dòng lỗi, bấm Tải file lỗi. File lỗi giữ nguyên định dạng file mẫu, bạn chỉ cần sửa các dòng bị báo lỗi rồi nhập lại.

Ngoài Excel, bạn có thể dán Đường dẫn Google Sheet rồi bấm Nhập từ Google Sheet. Sheet cần chia sẻ ở chế độ "Bất kỳ ai có đường dẫn" và có cùng cấu trúc cột như file mẫu.

Nếu trường thông tin có kiểu Ảnh (ví dụ ảnh chân dung để in thẻ), trong Excel bạn điền tên file ảnh, sau đó dùng nút Nhập ảnh (zip) để tải toàn bộ ảnh lên một lần.

Tìm kiếm và lọc danh sách

• Gõ vào ô Tìm kiếm người tham dự... để tìm nhanh theo thông tin người tham dự.
• Lọc theo loại vé bằng ô Tất cả loại vé.
• Lọc theo trạng thái bằng ô Tất cả trạng thái: Đã duyệt hoặc Chờ duyệt.
• Bấm Xoá bộ lọc để xem lại toàn bộ danh sách.

Tạo trường thông tin tuỳ chỉnh

Ngoài các thông tin cơ bản, bạn có thể thu thêm những dữ liệu riêng như công ty, chức vụ, hạng khách. Bấm Trường thông tin trên trang Người tham dự, hoặc vào Thiết lập → Thông tin → Trường thông tin người tham dự.

1. Bấm Tạo trường mới, nhập Tên trường (ví dụ: Công ty).
2. Chọn Kiểu dữ liệu: Văn bản tự do, Danh sách lựa chọn (nhập các lựa chọn cách nhau bằng dấu phẩy) hoặc Ảnh.
3. Bấm Lưu. Trường mới nằm trong nhóm Có sẵn trong tổ chức; bấm Bật để dùng cho sản phẩm vé hiện tại.

Trường thông tin được dùng chung cho toàn tổ chức: sửa hoặc xoá một trường sẽ ảnh hưởng mọi sản phẩm vé đang dùng trường đó. Mỗi sản phẩm vé tự chọn bật hay tắt những trường cần thiết.

Duyệt người tham dự

Người tham dự tự đăng ký qua trang đăng ký có thể ở trạng thái Chờ duyệt nếu loại vé không bật tự động duyệt. Menu sẽ hiện số người đang chờ để bạn không bỏ sót.

• Duyệt từng người: bấm nút Duyệt người tham dự này trên dòng tương ứng.
• Duyệt nhiều người: đánh dấu chọn rồi bấm Duyệt đã chọn.
• Duyệt toàn bộ: bấm Duyệt tất cả và xác nhận.

Khi được duyệt, vé được phát hành. Nếu loại vé đang tắt gửi mail, hệ thống sẽ báo để bạn bật lại hoặc gửi vé thủ công. Xem thêm cấu hình trang đăng ký và duyệt và gửi vé QR hàng loạt qua email.

Xuất dữ liệu và xoá hàng loạt

Bấm Xuất dữ liệu để tải danh sách người tham dự về máy. Vì đây là dữ liệu cá nhân, chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên của tổ chức mới xuất được.

Để xoá nhiều người cùng lúc, chọn họ rồi bấm Xoá đã chọn. Hệ thống luôn hỏi xác nhận trước, vì thao tác này không thể hoàn tác.

Sau khi có danh sách

Danh sách người tham dự là đầu vào cho mọi bước sau: tải và in vé hàng loạt, check-in bằng app, in tem và thẻ đeo. Tìm hiểu thêm về vé mời QR của Tickmi.

Câu hỏi thường gặp

Nhập Excel bị lỗi một vài dòng thì làm sao?

Các dòng hợp lệ vẫn được nhập. Bấm Tải file lỗi để nhận file chứa các dòng lỗi theo đúng định dạng file mẫu, sửa lại rồi nhập lần nữa.

Trường thông tin tuỳ chỉnh có áp dụng cho mọi sản phẩm vé không?

Trường được tạo ở cấp tổ chức và dùng chung, nhưng mỗi sản phẩm vé tự bật hoặc tắt những trường mình cần.

Nhân viên check-in có xuất được danh sách người tham dự không?

Không. Chức năng Xuất dữ liệu chỉ dành cho Chủ sở hữu và Quản trị viên của tổ chức.