Cách gửi vé QR hàng loạt qua email trong 5 bước

Gửi vé mời cho vài trăm người tham dự bằng cách soạn từng email rất tốn thời gian và dễ sót. Với Tickmi, bạn nhập danh sách một lần, duyệt một lần: hệ thống tạo cho mỗi người một vé QR riêng, dựng file vé theo mẫu và gửi email tự động.

Chuẩn bị trước khi gửi

• File Excel danh sách người tham dự. Hai cột bắt buộc là Họ và tên và Loại vé; muốn gửi email thì cần cột Email. Có thể thêm số điện thoại, ghi chú, số lượng và các trường tuỳ chỉnh như đơn vị, chức danh, số bàn.
• Tài khoản Tickmi Studio có đủ lượt phát hành vé (hoặc gói sự kiện) cho số vé định gửi.
• Logo hoặc ảnh nhận diện nếu muốn vé và email mang thương hiệu riêng.

Bước 1: Tạo sản phẩm vé

Trong Tickmi Studio, vào Sản phẩm vé → Tạo mới, chọn loại sản phẩm vé, nhập tên, mô tả, địa điểm, thời gian Bắt đầu/Kết thúc, chọn Đây là gì? rồi bấm Tạo sản phẩm vé. Giữ tuỳ chọn Thiết lập nhanh (khuyên dùng) để Tickmi tạo sẵn loại vé "Vé thường" với mẫu vé và mẫu email trong kho mẫu.

Cần nhiều hạng vé (VIP, Khách mời, Báo chí…) thì vào Thiết lập → Loại vé → Thêm loại vé. Mỗi loại vé có mẫu vé, số vé, số lần check-in mỗi vé và cách gửi riêng. Xem thêm bắt đầu với Tickmi Studio.

Bước 2: Chọn mẫu vé và mẫu email

1. Mở từng loại vé. Ở tab Thông tin chung, chọn Mẫu vé và Định dạng file vé phát hành (Ảnh, PDF hoặc HTML). Muốn đổi giao diện, xem thiết kế vé và thư viện mẫu.
2. Chuyển sang tab Gửi mail, bật Gửi email tự động khi người tham dự được duyệt, chọn Mẫu email, chỉnh Tiêu đề email, CC và bật Đính kèm file vé vào email nếu cần.
3. Bấm Lưu. Thẻ loại vé hiện nhãn Tự động gửi mail.

Mẫu email nên có phần tử Vé điện tử (ảnh vé trong thư), Nút xem vé (mở trang vé cá nhân) và dòng Mã vé. Chi tiết ở thiết kế email gửi vé.

Mẹo: cấu hình Email gửi vé bằng địa chỉ email của tổ chức, hoặc ít nhất đổi tên người gửi thành tên tổ chức, để người nhận nhận ra thư ngay.

Bước 3: Nhập danh sách từ Excel

1. Vào Người tham dự & vé → Người tham dự → Nhập người tham dự.
2. Bấm Tải file mẫu, chép dữ liệu của bạn vào đúng cột; cột Loại vé ghi đúng tên loại vé đã tạo.
3. Bấm Chọn file Excel. Mỗi lần nhập tối đa 10.000 dòng; dòng lỗi được trả về trong Tải file lỗi để sửa.

Danh sách cũng nhập được từ Google Sheet chia sẻ công khai. Chi tiết xem nhập người tham dự từ Excel.

Gửi thử cho chính mình trước

Trước khi duyệt cả danh sách, hãy thêm chính bạn (và một đồng nghiệp dùng hộp thư khác, ví dụ Gmail và Outlook) làm người tham dự ở loại vé đó, rồi duyệt riêng các dòng này. Mở thư trên điện thoại và máy tính để kiểm tra:

• Tên người gửi và Tiêu đề email có dễ nhận ra không.
• Ảnh vé hiện đúng tên, đúng loại vé, mã QR rõ, Nút xem vé mở được trang vé cá nhân.
• Thư nằm ở hộp thư chính hay mục quảng cáo, spam.

Vé gửi thử cũng là vé thật nên dùng một lượt phát hành vé. Không cần nữa thì xoá người tham dự thử trước ngày diễn ra.

Bước 4: Duyệt để phát hành và gửi vé hàng loạt

Người vừa nhập nằm ở trạng thái Chờ duyệt, chưa có vé. Đây là chốt kiểm tra cuối trước khi gửi.

1. Rà lại danh sách, sửa email sai.
2. Bấm Duyệt tất cả (số người) ở đầu trang, hoặc chọn một nhóm rồi bấm Duyệt đã chọn.
3. Mỗi vé được phát hành kèm Số thứ tự vé, Mã vé 8 ký tự và mã QR duy nhất. Hệ thống tự tạo QR, dựng file vé theo mẫu rồi gửi email.
4. Mở tab Vé để theo dõi: thẻ thống kê Đã tạo QR, Đã phát hành, Đã gửi mail; cột Gửi mail cho từng vé.

Nếu hộp Kết quả duyệt báo Người tham dự chưa nhận được email, loại vé đang tắt gửi mail: bật lại ở tab Gửi mail, rồi chọn vé trong tab Vé và bấm Gửi lại email. Muốn người tham dự nhận thêm tin qua Zalo, xem gửi vé qua Zalo ZNS.

Gửi theo đợt thay vì một lần

Không bắt buộc gửi cả danh sách cùng lúc. Lọc theo loại vé hoặc tìm theo tên, chọn nhóm cần gửi rồi bấm Duyệt đã chọn. Cách này hợp khi:

• Khách VIP, diễn giả cần nhận vé trước, khách đại trà gửi sau.
• Danh sách còn đang chốt theo từng đơn vị: đơn vị nào xong thì gửi trước.
• Bạn muốn gửi vài chục vé đầu, kiểm tra trạng thái nhận mail, rồi mới gửi phần còn lại.

Theo dõi trạng thái nhận mail

Trên tab Vé, dải Trạng thái nhận mail đếm số vé theo trạng thái do hệ thống gửi thư báo về. Bấm vào một trạng thái để lọc danh sách:

Trạng thái	Ý nghĩa	Nên làm gì
Đã nhận	Máy chủ thư của người nhận đã nhận thư.	Không cần làm gì.
Chờ xác nhận	Đã gửi, đang chờ máy chủ thư báo kết quả.	Đợi vài phút rồi bấm Làm mới.
Chưa gửi	Vé chưa được gửi email.	Kiểm tra loại vé đã bật gửi mail chưa, rồi Gửi lại email.
Gửi thất bại	Lần gửi gặp lỗi.	Kiểm tra email, bấm Gửi lại email.
Cần sửa email	Email không tồn tại, gõ nhầm hoặc hộp thư đầy.	Sửa email (xem bên dưới).
Không có email	Người tham dự không có email.	Gửi link trang vé qua Zalo, tin nhắn, hoặc bổ sung email.

Mỗi vé chỉ thuộc một trạng thái, nên cộng các con số lại bằng tổng số vé có gửi mail.

Sửa email lỗi và gửi lại

Khi có vé không tới được người nhận, tab Vé hiện thông báo … vé có email lỗi — người tham dự chưa nhận được vé. Bấm vào để lọc các vé đó, chọn Sửa email ở từng người, nhập email đúng: vé được gửi lại tới địa chỉ mới. Cách làm chi tiết ở sửa email lỗi.

Đổi thông tin sau khi đã gửi

• Đổi giờ, địa điểm cho mọi người: sửa ở thông tin sản phẩm vé, rồi báo cho người tham dự bằng Gửi thông báo.
• Sửa tên in trên vé của một người: sửa người tham dự, rồi chọn vé và bấm Phát hành lại vé để dựng lại file vé, sau đó Gửi lại email. Phát hành lại vé cũng dùng lượt phát hành vé; mã QR của vé giữ nguyên.
• Đổi mẫu vé sau khi đã gửi: chỉ vé phát hành lại mới mang mẫu mới.

Bước 5: Check-in bằng QR tại cổng

Ngày diễn ra, nhân sự mở app Tickmi Studio trên điện thoại để quét vé, vẫn quét được khi mất mạng. Người tham dự không cần cài ứng dụng: chỉ cần mở email hoặc trang vé. Cổng đông người có thể dùng thêm máy quét mã vạch hoặc kiosk tự check-in, nơi người tham dự gõ Mã vé nếu không quét được QR. Xem thêm check-in bằng app Tickmi Studio.

Những lỗi thường gặp khi gửi vé hàng loạt

Lỗi	Cách xử lý
Nhập xong nhưng chưa ai nhận vé	Người tham dự còn ở trạng thái Chờ duyệt. Bấm Duyệt tất cả.
Duyệt báo loại vé chỉ còn ít chỗ	Tăng Số vé của loại vé ở tab Thông tin chung rồi duyệt lại.
Vé hiện Gửi lỗi	Thường do email sai. Hệ thống tự thử lại tối đa 5 lần; sửa email rồi bấm Gửi lại email.
Trùng người tham dự	Lọc email trùng trong Excel trước khi nhập; khi nhập lại file lỗi, xoá các dòng đã nhập thành công.
Thư vào mục spam	Gửi từ email của tổ chức, tiêu đề rõ ràng, tránh viết hoa toàn bộ.
Người tham dự mất email	Gửi lại vé trong tab Vé, hoặc tại cổng tra theo tên hoặc Mã vé.

Tìm hiểu thêm về vé mời QR và check-in bằng QR code của Tickmi.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Có gửi thử email vé trước khi gửi cả danh sách được không?

Được. Thêm chính bạn làm người tham dự ở loại vé đó rồi duyệt riêng dòng này để nhận đúng thư người tham dự sẽ nhận. Vé thử dùng một lượt phát hành vé.

Làm sao biết người tham dự đã nhận được vé chưa?

Xem dải Trạng thái nhận mail ở tab Vé: Đã nhận, Chờ xác nhận, Chưa gửi, Gửi thất bại, Cần sửa email, Không có email. Bấm một trạng thái để lọc danh sách vé.

Gửi vé QR hàng loạt trên Tickmi có giới hạn số lượng không?

Mỗi lần nhập Excel tối đa 10.000 dòng, bạn có thể nhập nhiều lần. Mỗi vé phát hành dùng một lượt phát hành vé (hoặc hạn mức của gói sự kiện).

Vì sao nhập Excel xong mà email chưa được gửi?

Người tham dự nhập từ file nằm ở trạng thái Chờ duyệt. Vé chỉ được phát hành và gửi email sau khi bạn bấm Duyệt tất cả hoặc Duyệt đã chọn.

Người tham dự có cần cài ứng dụng để nhận vé không?

Không. Vé QR đến qua email, mở trên điện thoại hoặc in ra đều quét được.

Có gửi vé từ email công ty của tôi được không?

Được. Cấu hình Email gửi vé (SMTP) của tổ chức trong Tickmi Studio; chưa cấu hình thì hệ thống gửi bằng email mặc định của Tickmi.