Xác nhận tham dự: biết trước ai sẽ đến

Xác nhận tham dự hoạt động thế nào

Mỗi vé có một link xác nhận riêng. Người tham dự bấm link trong email, chọn Tôi sẽ tham dự hoặc Không thể tham dự, có thể ghi lý do và điền thêm thông tin bạn cần. Phản hồi hiện ngay ở tab Vé trong Tickmi Studio.

• Chỉ người đã có vé mới xác nhận được, vì link gắn với từng vé. Người đang chờ duyệt cần được duyệt trước.
• Có hai lựa chọn: tham dự hoặc không tham dự. Chọn Không thể tham dự chỉ ghi nhận, vé vẫn còn hiệu lực và vẫn check-in được.
• Vé đã check-in thì không chọn được "Không thể tham dự". Vé đã huỷ không phản hồi được.
• Người tham dự đổi được câu trả lời cho tới hạn chót.

1. Thêm Link xác nhận vào mẫu email

1. Vào Thư viện mẫu → Mẫu email, mở mẫu email đang dùng để gửi vé (hoặc tạo một mẫu riêng cho thư mời xác nhận).
2. Mở ngăn Phần tử, thêm Link xác nhận. Đây là một nút; mỗi người nhận có link riêng, được điền tự động khi gửi.
3. Chọn nút vừa thêm để mở mục Thông tin trên trang xác nhận:
   • Xác nhận tham gia (bật mặc định): hỏi có tham dự hay không.
   • Lý do từ chối: chỉ hỏi khi người tham dự chọn Không tham dự.
   • Các trường thông tin người tham dự dạng Văn bản/Lựa chọn: bật để hỏi thêm, tick Bắt buộc nếu cần. Các trường này chỉ hiện khi người tham dự chọn Tham gia.
4. Chọn Ngôn ngữ trang xác nhận rồi bấm Lưu.

Cấu hình nằm trên mẫu email, nên áp dụng cho mọi sản phẩm vé dùng mẫu đó. Thông tin người tham dự điền vào được ghi thẳng vào hồ sơ người tham dự. Cách soạn email xem thiết kế email gửi vé.

Nếu bạn để Link xác nhận trong chính email gửi vé, người tham dự nhận vé và lời mời xác nhận trong cùng một thư, ngay khi vé được phát hành.

2. Đặt hạn chót xác nhận

Mở sản phẩm vé → Người tham dự & vé → Vé. Dưới hàng thẻ thống kê có thanh Hạn chót xác nhận tham dự.

1. Bấm Sửa cạnh thời điểm hạn chót.
2. Chọn ngày giờ rồi bấm Lưu. Để trống để dùng mặc định: giờ kết thúc của sản phẩm vé; nếu chưa có giờ kết thúc thì là giờ bắt đầu cộng 1 ngày; chưa có cả hai thì Không giới hạn.

Sau hạn chót, trang xác nhận báo Đã hết hạn phản hồi cho vé này. Trước hạn, người tham dự thấy dòng Bạn có thể thay đổi phản hồi đến kèm thời điểm.

3. Gửi lời mời xác nhận hàng loạt

Muốn hỏi riêng những người đã có vé (ví dụ gửi vé từ trước, nay mới cần chốt số lượng), dùng thanh Xác nhận tham dự ở tab Vé.

1. Bấm Cài đặt mời & nhắc, chọn Mẫu email dùng để mời. Mẫu phải có phần tử Link xác nhận.
2. Bấm Gửi lời mời xác nhận. Chọn phạm vi Chỉ vé chưa phản hồi hoặc Mọi vé hợp lệ, lọc theo Loại vé nếu cần.
3. Hộp thoại cho biết số mail sẽ được gửi (1 mail mỗi vé, chỉ người tham dự có email) và bỏ qua những vé vừa được mời trong 1 giờ qua.
4. Bấm Gửi (số) mail. Studio báo Đã xếp (số) mail mời vào hàng gửi.

Nút gửi bị khoá kèm lý do nếu chưa chọn mẫu, mẫu thiếu Link xác nhận, hoặc đã quá hạn chót.

4. Nhắc tự động người chưa phản hồi

1. Bấm Cài đặt mời & nhắc, bật Tự động nhắc người chưa phản hồi.
2. Ở Nhắc trước hạn chót (tối đa 3 mốc), chọn tối đa 3 mốc trong số 1, 2, 3, 5, 7, 14 ngày.
3. Bấm Lưu. Thanh Xác nhận tham dự hiện Nhắc tự động: … ngày trước hạn chót.

Thư nhắc dùng mẫu email đã chọn, mỗi vé nhận 1 mail cho mỗi mốc và dừng khi người tham dự đã phản hồi hoặc đã quá hạn chót.

5. Theo dõi và cập nhật phản hồi

• Thẻ Xác nhận tham dự trong tab Vé đếm số người sẽ tham dự, kèm dòng phụ số người không tham dự.
• Cột Xác nhận trong bảng vé và ô lọc Tất cả xác nhận với ba giá trị Tham dự, Không tham dự, Chưa phản hồi.
• Xuất dữ liệu trong menu Tải xuống tải danh sách vé theo bộ lọc xác nhận, kèm cột xác nhận và lý do.

Ban tổ chức cập nhật thay người tham dự

Khi người tham dự báo qua điện thoại hoặc trực tiếp, bấm vào nhãn ở cột Xác nhận của vé đó để mở Cập nhật xác nhận tham dự, chọn Tham dự, Không tham dự hoặc Chưa phản hồi, nhập Lý do (không bắt buộc) rồi Lưu. Lần cập nhật gần nhất của ban tổ chức được ghi lại kèm thời điểm.

Xác nhận trong báo cáo tổng kết

Sau chương trình, Báo cáo tổng kết có mục Xác nhận tham dự: số tham dự, không tham dự, chưa phản hồi, số người xác nhận và đã đến, người báo không đến nhưng vẫn check-in, và các lý do gần nhất. Mục này chỉ hiện khi đã có người phản hồi.

Người tham dự nhìn thấy gì

Trang xác nhận có nhãn Xác nhận tham dự, câu hỏi Bạn sẽ tham dự chứ? cùng hai nút trả lời. Sau khi bấm Gửi xác nhận, trang báo Cảm ơn, hẹn gặp bạn! hoặc Đã ghi nhận bạn không thể tham dự, kèm thời điểm phản hồi, nút Thay đổi phản hồi và Xem vé của bạn để mở trang vé cá nhân. Không cần đăng nhập hay cài ứng dụng.

Danh sách người tham dự và vé xem tại quản lý người tham dự. Tìm hiểu thêm về vé mời QR của Tickmi.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Người chưa được duyệt có xác nhận tham dự được không?

Không. Link xác nhận gắn với từng vé, nên chỉ người đã được duyệt và có vé mới xác nhận được.

Người tham dự chọn Không thể tham dự thì vé có bị huỷ không?

Không. Tickmi chỉ ghi nhận câu trả lời, vé vẫn hiệu lực. Muốn huỷ vé, ban tổ chức chọn vé trong tab Vé và bấm Hủy vé.

Hạn chót xác nhận mặc định là khi nào?

Nếu bạn không đặt, hạn chót là giờ kết thúc của sản phẩm vé; chưa có giờ kết thúc thì là giờ bắt đầu cộng 1 ngày. Bấm Sửa ở thanh Hạn chót xác nhận tham dự trong tab Vé để đổi.

Có nhắc tự động người chưa trả lời được không?

Có. Trong Cài đặt mời & nhắc, bật Tự động nhắc người chưa phản hồi và chọn tối đa 3 mốc ngày trước hạn chót; thư nhắc dừng khi người đó đã phản hồi.