Check-in bằng mã QR cho chương trình nhỏ, không cần tài khoản

Công cụ này dùng khi nào

Công cụ check-in ở tickmi.com/check-in-mien-phi dành cho buổi họp, hội thảo, workshop, lớp học, tiệc hay buổi sinh hoạt câu lạc bộ có tối đa 100 khách mỗi danh sách. Bạn không cần đăng ký tài khoản; người đón khách không cần cài ứng dụng, chỉ cần mở link bằng trình duyệt trên điện thoại.

Chương trình đông hơn 100 người, cần gửi vé QR qua email hoặc Zalo, in thẻ đeo hay nhiều loại vé thì dùng Tickmi Studio; phần cuối bài nói cách chuyển sang mà không mất dữ liệu.

Mỗi danh sách có bốn loại link, mỗi loại dành cho một người:

Link	Ai dùng	Để làm gì
Link quản lý	Chỉ người tổ chức	Sửa danh sách, check-in tay, tải mã QR, xem ai đã đến
Link quét	Người đón khách	Mở máy quét camera trên điện thoại
Link màn hình đếm	Chiếu lên TV	Hiện số khách đã đến, tự cập nhật
Link mã QR của khách	Từng người tham dự	Trang chứa mã QR để đưa tại cửa

1. Tạo danh sách check-in

1. Mở tickmi.com/check-in-mien-phi.
2. Nhập Tên chương trình. Có thể thêm Thời gian và Địa điểm.
3. Ở ô Danh sách khách, mỗi dòng một khách. Dán thẳng từ Excel theo thứ tự: họ tên, số điện thoại, email, ghi chú; cột nào không có thì bỏ qua. Ghi chú hữu ích để ghi bàn ngồi hay nhóm, người đón khách sẽ thấy khi check-in. Có thể để trống và thêm khách sau.
4. Công cụ báo Nhận được (số) khách. Quá 100 khách thì chỉ lấy 100 người đầu tiên, dòng trùng được bỏ qua.
5. Bấm Tạo danh sách check-in.

Trang quản lý là nơi duy nhất sửa danh sách. Hãy lưu lại Link quản lý (nút Sao chép link) và không gửi cho người khác. Trên máy đã tạo, danh sách hiện ở mục Đã tạo trên máy này kèm nút Mở.

2. Thêm khách và gửi mã QR

Thêm khách

Trong khối Thêm khách, nhập Họ và tên, Số điện thoại, Email, Ghi chú rồi bấm Thêm, hoặc chọn Dán nhiều khách và bấm Thêm vào danh sách. Công cụ báo số khách đã thêm và số dòng trùng bị bỏ qua. Mỗi dòng khách có Sửa và Xoá; xoá khách thì mã QR của người đó không dùng được nữa và có hộp xác nhận trước.

Gửi mã QR cho từng khách

• Bấm Mã QR ở dòng khách để xem mã. Có Link mã QR gửi khách, gửi qua Zalo, Messenger hoặc email, và nút Tải mã QR.
• Sao chép link của tất cả khách tạo sẵn các dòng để dán vào Excel, tiện gửi hàng loạt bằng công cụ gửi tin của bạn.
• In tất cả mã QR mở hộp thoại in, mỗi khách một thẻ có tên chương trình, mã QR, họ tên và ghi chú.
• Tải Excel tải danh sách khách ra file .xlsx.

Công cụ này không tự gửi email hay Zalo cho khách. Gửi vé QR tự động hàng loạt là tính năng của Tickmi Studio, xem gửi vé QR hàng loạt qua email.

3. Mở máy quét tại cửa

1. Ở trang quản lý, mục Link quét cho người đón khách, bấm Sao chép link và gửi cho người đón khách. Nhiều người dùng chung một link được, nên có thể đặt nhiều cửa.
2. Người đón khách mở link trên điện thoại, bấm Bật camera để quét và cho phép trình duyệt dùng camera.
3. Đưa mã QR của khách vào khung (Đưa mã QR của khách vào khung). Điện thoại rung và báo kết quả.

Màn hình báo	Ý nghĩa
Check-in thành công	Khách có trong danh sách và được ghi nhận vừa đến.
Đã check-in rồi kèm giờ	Mã đã quét trước đó, ở bất kỳ máy hay cửa nào.
Không có trong danh sách	Mã không thuộc danh sách check-in này.

Khách quên mã QR

Ở ô Quên mã? Tìm tên hoặc 3 số cuối SĐT, gõ tên hoặc 3 số cuối điện thoại, chọn đúng người rồi check-in. Quét nhầm thì bấm Huỷ lượt vừa quét.

Mất mạng giữa chừng

Máy quét hiện trạng thái Trực tuyến hoặc Mất mạng — vẫn quét được. Khi mất mạng, máy vẫn nhận ra khách trong danh sách đã tải, lưu lượt quét trên máy (hiện (số) lượt chờ gửi) và tự gửi lên khi có mạng lại. Đừng tải lại trang khi đang mất mạng, và hãy mở máy quét có mạng trước giờ mở cửa để tải đủ danh sách.

4. Theo dõi ai đã đến

• Trang quản lý hiện số đã đến trên tổng số khách và trạng thái Đang mở quét hoặc Tạm dừng quét.
• Danh sách có ô tìm tên, số điện thoại và bộ lọc Tất cả, Đã đến, Chưa đến.
• Khách không quét được thì bấm Check-in ở dòng của họ; nhầm thì Huỷ check-in (có hộp xác nhận).
• Màn hình đếm khách: bấm Mở màn hình đếm rồi chiếu lên TV ở sảnh, số khách đã đến tự cập nhật.
• Tạm dừng quét khi cần dừng check-in; mọi máy quét sẽ báo người tổ chức đang tạm dừng cho tới khi bạn Mở lại quét.

Lỡ gửi nhầm link quét

Bấm Đổi link quét và xác nhận Đổi link. Link quét cũ ngừng hoạt động ngay; mọi máy đang quét phải mở link mới. Mã QR của từng khách không đổi.

Chuyển sang Tickmi Studio khi cần nhiều hơn

Khi danh sách sắp đủ 100 khách, trang quản lý nhắc đón thêm khách bằng Tickmi Studio. Bấm Nâng cấp check-in, đăng nhập hoặc đăng ký Tickmi Studio và nhập danh sách vào một sản phẩm vé mới. Khách thành người tham dự, trạng thái đã check-in giữ nguyên và mã QR đã gửi khách vẫn dùng được. Sau khi chuyển, trang quản lý ghi Đã chuyển sang Tickmi Studio và nút Mở trong Tickmi Studio; máy quét cũ báo cần quét bằng Tickmi Studio.

Từ đó bạn dùng app Tickmi Studio để quét (xem check-in bằng app Tickmi Studio), chạy được cả khi mất mạng và có thêm kiosk tự check-in (kiosk tự check-in), gửi vé qua email và Zalo, in thẻ đeo. Tìm hiểu thêm về phần mềm check-in sự kiện của Tickmi.

Người tham dự nhìn thấy gì

Khách mở link mã QR sẽ thấy tên chương trình, mã QR của mình và dòng Đưa mã này tại cửa để check-in, kèm gợi ý tăng độ sáng màn hình để quét nhanh hơn và nút Lưu mã QR về máy. Sau khi được check-in, trang hiện Đã check-in lúc (giờ). Khách không cần đăng nhập hay cài ứng dụng.

Lưu ý về dữ liệu

• Danh sách được lưu 30 ngày kể từ lần sửa hoặc quét cuối, sau đó tự xoá. Trang quản lý ghi rõ thời hạn này.
• Mã QR chỉ chứa mã ngẫu nhiên, không chứa tên hay số điện thoại của khách.
• Tải Excel danh sách trước khi hết hạn nếu bạn cần lưu lại kết quả điểm danh.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Công cụ check-in này giới hạn bao nhiêu khách?

Tối đa 100 khách mỗi danh sách, không cần đăng ký tài khoản. Khi danh sách sắp đủ, trang quản lý gợi ý chuyển sang Tickmi Studio, nơi không giới hạn 100 khách.

Người đón khách có phải cài ứng dụng không?

Không. Họ chỉ cần mở link quét bằng trình duyệt trên điện thoại và cho phép dùng camera. Nhiều người mở cùng một link để quét ở nhiều cửa.

Khách quên mã QR thì check-in thế nào?

Ở máy quét, gõ tên hoặc 3 số cuối điện thoại vào ô tìm kiếm rồi chọn đúng khách để check-in. Người tổ chức cũng bấm Check-in ở dòng của khách trong trang quản lý.

Một mã QR có quét được hai lần không?

Không. Mã đã quét báo Đã check-in rồi kèm giờ trên mọi máy quét, kể cả ở cửa khác.

Mất mạng giữa chừng thì sao?

Máy quét vẫn nhận ra khách trong danh sách đã tải, lưu lượt quét trên máy và tự gửi khi có mạng lại. Đừng tải lại trang khi đang mất mạng.

Công cụ có tự gửi mã QR qua email hay Zalo cho khách không?

Không. Bạn gửi link mã QR của từng khách qua Zalo, Messenger hoặc email, hoặc tải mã QR về để in. Gửi vé QR tự động hàng loạt là tính năng của Tickmi Studio.

Dữ liệu được lưu bao lâu và chuyển sang Studio có mất không?

Danh sách được lưu 30 ngày kể từ lần sửa hoặc quét cuối rồi tự xoá. Khi chuyển sang Tickmi Studio, khách thành người tham dự, trạng thái check-in giữ nguyên và mã QR đã gửi vẫn dùng được.