Cách đón tiếp lễ ra mắt sản phẩm khi có báo chí, KOL và đối tác cùng đến

Bốn nhóm khách và nhu cầu khác nhau của từng nhóm

Nhóm	Họ cần gì	Bạn cần biết gì	Cách mời
Báo chí	Vào sớm, chỗ đặt máy, bộ tài liệu báo chí	Tên, tòa soạn hoặc kênh, số điện thoại để liên hệ sau	Đăng ký rồi duyệt tay
KOL, nhà sáng tạo nội dung	Biết rõ giờ lên hình, có người đón	Tên kênh, người đi cùng	Thư mời cá nhân, cho phép kèm 1 người
Đối tác, khách hàng	Được đón trang trọng, chỗ ngồi tốt	Đơn vị, chức danh, người phụ trách tiếp đón	Thư mời có mã QR riêng
Nội bộ, nhà tài trợ, nhân sự	Ra vào thuận tiện	Bộ phận, vai trò	Nhập danh sách trực tiếp

Mỗi nhóm nên là một loại vé riêng trong cùng sản phẩm vé. Nhờ vậy bạn đếm được theo nhóm, mỗi nhóm có mẫu vé và mẫu email riêng, và thống kê check-in hiển thị tiến độ theo loại vé.

Thiết kế dữ liệu: trường thông tin nào thật sự cần

Ngoài họ tên, email, số điện thoại, hãy tạo vài trường tuỳ chỉnh tại nút Trường thông tin của trang Người tham dự, ví dụ Đơn vị hoặc tòa soạn (văn bản tự do), Chức danh và Nhóm khách (danh sách lựa chọn: Báo chí, KOL, Đối tác, Nội bộ). Chỉ thu những gì dùng thật; càng ít trường thì người đăng ký càng dễ điền. Dữ liệu này có thể đưa lên thẻ đeo, hiện trên màn hình quét (nếu bạn bật hiển thị) và nằm trong file xuất sau lễ. Cách tạo xem ở quản lý người tham dự.

Mời và duyệt: báo chí, KOL thường cần sàng lọc

• Báo chí và KOL. Mở đăng ký cho loại vé riêng, tắt Tự động duyệt đăng ký để bạn xem đơn rồi duyệt từng người hoặc duyệt hàng loạt. Đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký là 2 nếu cho phép mang theo một người. Xem tạo trang đăng ký.
• Đối tác và khách hàng. Nhập danh sách từ Excel, mỗi người nhận một thư mời QR có tên và vé riêng. Không để họ phải điền form.
• Số chỗ. Đặt Số vé cho từng loại vé theo sức chứa khu vực. Hệ thống không phát vượt số này.

Quầy riêng theo nhóm: làm được gì, không làm được gì

Mô hình thông dụng là ba quầy: Quầy báo chí và KOL (nơi phát bộ tài liệu, hướng dẫn khu vực đặt máy), Quầy đối tác (người đón có tên và chức danh), Quầy tổng cho còn lại. Điểm cần rõ:

• Mỗi quầy là một thiết bị quét riêng với app Tickmi Studio hoặc đầu đọc mã vạch cắm máy tính.
• Tickmi không chặn việc quét nhầm quầy. Khách đến sai quầy vẫn check-in được; nhân sự nhìn Loại vé trên màn kết quả và chỉ khách sang đúng khu. Vì vậy hãy làm bảng chỉ dẫn lớn theo màu của từng loại vé.
• Với đám đông khách chung, đặt một kiosk tự check-in để giải phóng nhân sự cho quầy báo chí và đối tác. Mỗi kiosk có thể đặt Tên cổng hoặc quầy để biết lượt check-in diễn ra ở đâu. Xem kiosk tự check-in.
• Khách VIP đến mà thiếu vé: tìm theo tên trong tab Người tham dự và check-in thủ công, thông tin hiển thị vẫn đầy đủ.

Bài đón tiếp khách VIP nói thêm về cách đón nhóm khách quan trọng. Tính số nhân sự cho từng quầy ở cách tính số làn và nhân sự check-in.

Thẻ đeo phân biệt nhóm: một mẫu, nhiều biến thể

Thẻ đeo là cách nhân sự bên trong nhận ra ai thuộc nhóm nào từ xa, nên bố cục phải dễ phân biệt. Trong trình thiết kế, mục Hiện có điều kiện cho phép một phần tử chỉ hiện khi một trường bằng, khác, có chứa, có dữ liệu hoặc để trống. Bạn dùng nó để:

• Chỉ in nhãn "PRESS" cho người thuộc nhóm báo chí, nhãn "VIP" cho nhóm đối tác.
• Chỉ in dòng tòa soạn hoặc kênh nếu trường đó có dữ liệu.
• Đổi dải màu theo nhóm bằng cách chồng các phần tử có điều kiện khác nhau trên cùng một mẫu.

Mẫu thẻ có thể một hoặc hai mặt, in lên giấy A4 nhiều thẻ một tờ hoặc đúng khổ thẻ. In thử trước để kiểm tra mặt sau khớp mặt trước. Xem thẻ đeo hội nghị: khổ và nội dung.

In thẻ ngay khi check-in bằng Trạm in

Thay vì in sẵn toàn bộ, nhiều lễ ra mắt chọn in thẻ tại chỗ để thẻ luôn chính xác với người đến thật. Trên máy tính nối máy in, mở Trạm in, chọn in Thẻ đeo, rồi chọn Nguồn check-in được in và bỏ chọn những loại vé không cần in tại trạm đó. Ví dụ một trạm chỉ in cho Báo chí và KOL, một trạm khác chỉ in cho Đối tác. Từ lúc bấm Bắt đầu, mỗi lượt check-in thành công sẽ tự in; lượt quét lỗi hoặc vé đã check-in không in. Hướng dẫn đầy đủ ở in tem và thẻ đeo.

Cẩn thận về tốc độ: máy in văn phòng in mỗi thẻ mất vài giây, nên với nhóm báo chí đến dồn dập, hãy in sẵn thẻ cho những người đã được duyệt và để Trạm in cho người đến muộn hoặc bổ sung vào phút chót.

Màn hình chào mừng và thống kê tại sảnh

Màn hình chào mừng hiện tên khách vừa check-in, có thể kèm loại vé hoặc đơn vị. Với đối tác và KOL, đó là một điểm chạm nhỏ nhưng tạo ấn tượng ngay từ cửa. Bạn có thể tạo nhiều màn hình, mỗi màn theo dõi một nguồn check-in riêng. Màn hình thống kê dành cho ban điều phối phía sau, cho biết tỷ lệ đến theo từng loại vé để quyết định thời điểm bắt đầu chương trình. Xem màn hình chào mừng.

Cách làm thủ công khi lễ nhỏ

Với khoảng 30 đến 50 khách, một bảng tính, vài bộ thẻ viết tay và một lễ tân cầm danh sách là đủ. Điểm nghẽn xuất hiện khi danh sách báo chí đổi liên tục đến sát giờ, khi có người đi kèm không có tên, hoặc khi bạn muốn có danh sách người đã đến để gửi tài liệu và theo dõi bài đăng. Bài Google Form, Excel hay nền tảng vé giúp bạn cân nhắc.

Sau lễ: biến danh sách thành dữ liệu cho PR

Bấm Xuất dữ liệu để lấy file Excel gồm họ tên, đơn vị, loại vé và trạng thái check-in. Bộ phận PR dùng danh sách người đã đến để gửi cảm ơn kèm bộ hình ảnh, và theo dõi bài đăng của từng tòa soạn hoặc kênh. Danh sách này chứa dữ liệu cá nhân, nên chỉ chia sẻ cho người cần dùng; xem bảo vệ dữ liệu người tham dự. Thêm gợi ý số liệu ở báo cáo sau chương trình.

Tổng quan giải pháp đón tiếp và check-in nằm ở trang phần mềm check-in.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Có thể đặt quầy riêng chỉ nhận vé báo chí không?

Bạn dựng quầy riêng bằng thiết bị quét và biển chỉ dẫn. Tickmi không chặn quét nhầm quầy; nhân sự nhìn Loại vé trên màn kết quả để hướng khách đúng khu.

Làm sao in thẻ đeo khác nhau cho báo chí, KOL và đối tác?

Dùng mục Hiện có điều kiện trong trình thiết kế để một phần tử như nhãn PRESS hay VIP chỉ hiện với người thuộc nhóm tương ứng. Một mẫu thẻ có thể phục vụ nhiều nhóm.

Báo chí đăng ký online có cần duyệt không?

Tuỳ bạn chọn. Tắt Tự động duyệt đăng ký ở loại vé báo chí thì đơn vào trạng thái Chờ duyệt, bạn duyệt từng người hoặc duyệt hàng loạt trước khi vé được gửi.

Khách đến mà không mang vé thì xử lý thế nào?

Nhân sự tìm theo tên, số điện thoại hoặc email trong danh sách người tham dự rồi đánh dấu đã check-in, hoặc nhập mã vé 8 ký tự nếu khách đọc được.