Quy trình đón tiếp khách VIP để không ai phải xếp hàng

Khách VIP cần gì khác so với người tham dự thông thường?

Khách VIP cần được nhận ra, không phải chờ và có người đi cùng. Phần còn lại của chương trình có thể giống mọi người tham dự khác. Bảng dưới so sánh từng khâu:

Khâu	Người tham dự thông thường	Khách VIP
Vé mời	Email chung, mẫu vé chung	Mẫu vé và lời mời riêng, có người gọi xác nhận
Đến cửa	Xếp hàng ở làn chung	Làn hoặc quầy riêng, không xếp hàng
Nhận diện	Quét vé, xem tên	Quét vé, thấy ngay loại vé VIP và người phụ trách
Thẻ đeo	In tại quầy sau khi check-in	In sẵn trước, trao tận tay
Sau đó	Tự tìm chỗ ngồi	Người phụ trách dẫn vào chỗ, giới thiệu với lãnh đạo

Nhóm VIP nên nhỏ. Khi một phần ba danh sách là VIP, làn riêng cũng thành hàng dài. Cách chia các nhóm như VIP, báo chí, khách mời có ở bài phân loại vé VIP, báo chí, khách mời.

Quy trình đón tiếp khách VIP gồm những bước nào?

Quy trình đón tiếp khách VIP có 5 bước, bắt đầu từ khoảng một tuần trước ngày diễn ra. Mốc thời gian dưới đây là ví dụ, bạn chỉnh theo quy mô chương trình.

1. Chốt danh sách và người phụ trách (ví dụ: trước 7 ngày). Mỗi khách VIP có một người phụ trách tiếp đón, kèm chức danh và đơn vị đúng cách viết. Ghi cả ghi chú cần thiết như người đi cùng, nhu cầu ăn uống, giờ dự kiến đến.
2. Gửi vé VIP và gọi xác nhận (ví dụ: trước 5 ngày). Vé VIP dùng mẫu và lời mời riêng. Người phụ trách gọi điện xác nhận, vì thư ký của khách thường là người quyết định lịch.
3. Chuẩn bị làn VIP (trước 1 ngày). In sẵn thẻ đeo, xếp theo thứ tự tên. Phân công một nhân sự quét vé cố định ở làn VIP. Chạy thử màn hình chào.
4. Đón tại cửa (ngày diễn ra). Quét vé, màn hình chào tên khách, trao thẻ đeo, bàn giao cho người phụ trách. Toàn bộ chỉ nên mất dưới một phút.
5. Chăm sóc sau chương trình (trong 24 giờ). Gửi lời cảm ơn riêng và chuyển danh sách VIP đã đến cho bộ phận phụ trách quan hệ khách hàng.

Làm sao nhận ra khách VIP ngay khi quét vé?

Khách VIP được nhận ra ngay khi màn kết quả quét hiện loại vé VIP và tên người phụ trách. Trên Tickmi, bạn làm việc này bằng loại vé riêng và trường thông tin riêng, không cần phần mềm khác.

1. Tạo loại vé VIP. Mỗi loại vé có mẫu vé, mẫu email và tiêu đề riêng. Ô CC của loại vé cho phép thêm email của nhóm tiếp đón, để nhóm này nhận bản sao mỗi thư gửi vé VIP.
2. Thêm trường "Người phụ trách tiếp đón". Tạo trường thông tin người tham dự dạng văn bản và điền khi nhập danh sách.
3. Chọn thông tin hiện khi quét. Ở tab Check-in, mục Thông tin hiển thị khi quét vé, tick hiển thị loại vé và trường người phụ trách, rồi bấm Lưu cấu hình. Với số điện thoại và email, bật Ẩn dữ liệu nhạy cảm để nhân sự cửa chỉ thấy một phần.
4. Tạo màn chào riêng cho làn VIP. Vào Check-in → Màn chào, bấm Tạo màn hình mới. Ở Nguồn check-in, chọn đúng nhân viên quét ở làn VIP, để màn hình này chỉ chào khách đi qua làn đó. Trong mẫu màn chào, dùng Hiện có điều kiện để ô "VIP" chỉ hiện khi loại vé là VIP.
5. In sẵn thẻ đeo VIP. Ở mục Thẻ đeo, lọc Loại vé là VIP rồi in theo bộ lọc. Nếu muốn in tại chỗ, mở một Trạm in tự động riêng và chỉ giữ loại vé VIP ở Loại vé được in.

Tickmi không tự chặn khách vào khu vực theo loại vé. Việc cho vào khu VIP do nhân sự cửa đối chiếu loại vé hoặc màu thẻ đeo. Chi tiết các bước có trong hướng dẫn cổng check-in và máy quét, hướng dẫn màn hình chào mừng và hướng dẫn in tem và thẻ đeo.

Khách VIP quên vé hoặc đi cùng người khác thì xử lý thế nào?

Khách VIP quên vé thì nhân sự tra theo tên và check-in thủ công, không yêu cầu khách mở email. Người đi cùng chưa có tên thì thêm vào danh sách ngay tại quầy.

• Quên vé: mở danh sách người tham dự, tìm theo tên hoặc số điện thoại, tick vé và bấm Đánh dấu đã check-in. Nếu chọn nhầm người, bấm Đánh dấu chưa check-in.
• Người đi cùng: thêm người tham dự mới với loại vé phù hợp. Nên hỏi trước ở bước gọi xác nhận để in sẵn thẻ.
• Khách đến sớm hoặc muộn: giữ một nhân sự ở làn VIP suốt giờ đón, không rút về làn chung khi làn chung đông.

Các tình huống khác tại quầy có ở bài xử lý tình huống tại quầy check-in.

Checklist đón tiếp khách VIP

• Danh sách VIP có chức danh, đơn vị đúng cách viết và người phụ trách cho từng người.
• Loại vé VIP có mẫu vé, mẫu email riêng; nhóm tiếp đón nằm trong ô CC.
• Đã gọi xác nhận, ghi lại người đi cùng và giờ dự kiến đến.
• Màn kết quả quét hiện loại vé và người phụ trách; dữ liệu nhạy cảm đã ẩn.
• Màn chào làn VIP theo đúng nhân viên quét; đã check-in thử một vé để kiểm tra.
• Thẻ đeo VIP in sẵn, xếp theo tên; có thẻ trắng dự phòng.
• Người phụ trách có mặt trước giờ đón, biết mặt khách hoặc có ảnh.
• Danh sách VIP đã đến được gửi cho bộ phận chăm sóc khách sau chương trình.

Lỗi thường gặp khi đón tiếp khách VIP

• Viết sai tên hoặc chức danh. Với khách VIP, đây là lỗi dễ thấy nhất. Đối chiếu với thư ký của khách trước khi in thẻ.
• Làn VIP không có người khi khách đến. Nhân sự làn VIP bị điều sang làn chung lúc cao điểm, đúng lúc khách quan trọng xuất hiện.
• In trùng thẻ đeo VIP. Thẻ VIP đã in sẵn, nhưng trạm in tự động ở làn chung vẫn chọn mọi loại vé nên in thêm một thẻ khi khách check-in. Bỏ chọn loại vé VIP ở Loại vé được in của trạm đó.
• Hiện đầy đủ số điện thoại trên máy quét. Nhân sự cửa chỉ cần biết đúng người. Bật ẩn dữ liệu nhạy cảm, xem thêm bảo vệ dữ liệu người tham dự.
• Quên chăm sóc sau chương trình. Khách đã đến nhưng không ai cảm ơn. Gợi ý cách viết có ở bài thư cảm ơn sau chương trình và vé mời tri ân khách hàng.

Tổng quan cách hiện lời chào tên khách trên màn hình lớn có ở trang màn hình chào mừng.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Đón tiếp khách VIP cần chuẩn bị những gì?

Danh sách VIP có chức danh và người phụ trách cho từng người, loại vé VIP riêng, một làn hoặc quầy đón riêng có nhân sự cố định, thẻ đeo in sẵn và màn hình chào tên khách.

Làm sao nhân sự cửa biết ai là khách VIP khi quét vé?

Trên Tickmi, bạn tạo loại vé VIP và chọn hiển thị loại vé cùng trường người phụ trách ở mục Thông tin hiển thị khi quét vé. Màn kết quả quét sẽ hiện các thông tin đó ngay khi quét.

Có thể chỉ hiện chữ VIP trên màn hình chào cho khách VIP không?

Có. Trong mẫu màn chào, dùng Hiện có điều kiện để phần tử VIP chỉ hiện khi loại vé là VIP. Bạn cũng có thể tạo màn chào riêng cho làn VIP bằng cách chọn đúng nhân viên quét ở Nguồn check-in.

Tickmi có chặn người không phải VIP vào khu VIP không?

Không. Tickmi ghi nhận check-in theo vé, còn việc cho vào khu vực VIP do nhân sự cửa đối chiếu loại vé trên màn quét hoặc màu thẻ đeo.

Khách VIP không mang vé thì check-in thế nào?

Nhân sự tìm khách theo tên hoặc số điện thoại trong danh sách người tham dự, tick vé và bấm Đánh dấu đã check-in.