Những chỉ số nên có trong báo cáo sau chương trình

Báo cáo sau chương trình cần trả lời những câu hỏi nào?

Báo cáo sau chương trình cần trả lời bốn câu hỏi, mỗi câu ứng với một nhóm chỉ số. Chỉ số nào không giúp trả lời câu hỏi nào thì bỏ khỏi báo cáo.

1. Có đủ người đến không? Nhóm tham dự: đăng ký, phát hành vé, check-in.
2. Đón tiếp có trơn tru không? Nhóm đón tiếp: giờ cao điểm, nguồn quét, lượt quét lỗi.
3. Người tham dự có tham gia và hài lòng không? Nhóm tương tác và phản hồi.
4. Tiền vé ra sao? Nhóm doanh thu, chỉ khi có bán vé.

Những chỉ số nào nên có trong báo cáo sau chương trình?

Bảng dưới gồm các chỉ số hay dùng nhất, kèm cách tính và nơi lấy số trong Tickmi Studio. Bạn không cần dùng hết; một báo cáo gửi lãnh đạo thường chỉ cần năm đến sáu dòng.

Chỉ số	Cách tính	Lấy ở đâu trên Tickmi
Số người tham dự trong danh sách	Tổng người đã đăng ký hoặc được mời	Tổng quan: thẻ Người tham dự
Số vé đã phát hành	Vé đã cấp cho người tham dự	Tổng quan: Đã phát hành vé
Tỷ lệ xác nhận tham dự	Số "Tham dự" ÷ số vé đã gửi lời mời xác nhận	File xuất danh sách vé: cột Xác nhận tham dự
Tỷ lệ tham dự	Đã check-in ÷ vé đã phát hành	Màn hình thống kê check-in: Tỷ lệ
Giờ cao điểm	Khung 15 phút có nhiều lượt check-in nhất	Màn hình thống kê: Lượt check-in theo 15 phút; hoặc Lịch sử quét vé
Tham dự theo loại vé	Đã check-in ÷ vé đã phát hành của từng loại	Màn hình thống kê: Theo loại vé
Check-in theo nguồn	Lượt thành công của app, kiosk, đầu đọc, nhập tay	Lịch sử quét vé: Check-in thành công theo nguồn
Lượt quét lỗi	Đã check-in trước đó + Không tìm thấy vé	Lịch sử quét vé
Tham dự theo nhóm (đơn vị, khu vực)	Đếm người đã check-in theo trường tùy chỉnh	File xuất danh sách người tham dự
Mức tương tác	Người tham gia bình chọn, quiz, khảo sát ÷ đã check-in	Nhóm Tương tác: Xuất kết quả, Xuất bảng xếp hạng
Mức hài lòng	Điểm đánh giá trung bình; tỷ lệ phản hồi = Tổng phản hồi ÷ đã check-in	Phản hồi: tab Kết quả
Doanh thu (nếu bán vé)	Doanh thu bán vé, Thực nhận, Phí nền tảng, số đơn, hoàn tiền	Menu Doanh thu, Hoàn tiền

Cách đọc từng nguồn quét có ở bài đọc thống kê theo nguồn quét.

Mỗi người đọc cần xem phần nào của báo cáo?

Mỗi người đọc cần một phần khác nhau của báo cáo, nên hãy viết một bản tóm tắt chung và chọn phụ lục theo người nhận.

Người đọc	Quan tâm	Chỉ số nên đưa lên đầu
Lãnh đạo	Mục tiêu có đạt không	Tỷ lệ tham dự, mức hài lòng, doanh thu nếu có, một đề xuất
Nhà tài trợ, đối tác	Họ tiếp cận được ai	Số người đã check-in, tham dự theo nhóm, mức tương tác
Đội vận hành	Lần sau làm gì khác	Giờ cao điểm, theo nguồn, lượt quét lỗi, góp ý về khâu đón tiếp
Kế toán	Đối soát tiền	Doanh thu, thực nhận, phí, hoàn tiền, file đơn hàng

Không gửi file danh sách có số điện thoại, email cho nhà tài trợ nếu người tham dự chưa đồng ý. Gửi số tổng hợp là đủ.

Tính tỷ lệ tham dự thế nào cho đúng?

Tỷ lệ tham dự nên tính bằng số người đã check-in chia cho số vé đã phát hành, và phải ghi rõ mẫu số trong báo cáo. Hai báo cáo dùng hai mẫu số khác nhau sẽ không so sánh được với nhau.

Ví dụ giả định: 820 người đăng ký, 800 vé đã phát hành (20 người không được duyệt), 600 người đã check-in. Tỷ lệ tham dự là 600 ÷ 800 = 75%. Nếu chia cho số đăng ký, con số thành 73%, nhìn gần giống nhưng không cùng định nghĩa.

• Loại lượt quét thử: lượt quét thử được ghi như lượt thật. Chuyển vé thử về chưa check-in trước khi lấy số.
• Đếm người, không đếm lượt: với chương trình nhiều ngày, một vé có thể được quét nhiều lần. Ô Đã check-in đếm số vé, còn Lịch sử quét vé đếm số lượt. Xem thêm bài chương trình nhiều phiên, nhiều ngày.
• So với chính mình: chương trình mời có chọn lọc thường có tỷ lệ khác chương trình đăng ký mở miễn phí. So với các lần trước của cùng loại chương trình.

Muốn cải thiện con số này cho lần sau, đọc bài tăng tỷ lệ người đăng ký đến tham dự.

Lấy số liệu từ Tickmi Studio theo thứ tự nào?

Lấy số từ tổng quát đến chi tiết, và xuất file ngay sau chương trình khi dữ liệu còn nguyên. Thứ tự gợi ý:

1. Tổng quan sản phẩm vé: người tham dự, vé đã phát hành, đã check-in, tiến độ tạo và gửi vé.
2. Màn hình thống kê check-in: tỷ lệ, theo loại vé, giờ cao điểm. Biểu đồ 15 phút chỉ giữ 8 giờ gần nhất, nên chụp lại ngay khi kết thúc. Xem hướng dẫn màn hình thống kê check-in.
3. Lịch sử quét vé: theo nguồn, lượt quét lỗi; bấm Xuất dữ liệu.
4. Người tham dự: bấm Xuất dữ liệu để có file theo loại vé, nguồn đăng ký, trường tùy chỉnh và giờ check-in. Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên của tổ chức xuất được.
5. Nhóm Tương tác: xuất kết quả bình chọn, khảo sát, bảng xếp hạng quiz và xem điểm phản hồi.
6. Doanh thu: nếu có bán vé, xem số liệu và xuất Excel đơn hàng. Xem hướng dẫn doanh thu, đối soát và hoàn tiền.

Lịch làm và mẫu báo cáo một trang để gửi trong ngày có ở bài báo cáo tổng kết trong 24 giờ.

Checklist số liệu trước khi gửi báo cáo

• Mỗi tỷ lệ có ghi rõ tử số và mẫu số.
• Lượt quét thử và dữ liệu tương tác chạy thử đã được loại.
• Số đã check-in trên báo cáo khớp với Tổng quan.
• Ảnh chụp biểu đồ giờ cao điểm đã lưu.
• Phần gửi đối tác chỉ có số tổng hợp, không có dữ liệu cá nhân.
• Có ít nhất một đề xuất cụ thể cho lần sau.

Lỗi thường gặp khi làm báo cáo sau chương trình

• Báo cáo toàn số, không có kết luận. Mỗi bảng nên có một câu "vậy thì sao".
• Lẫn lượt quét với số người. Tổng lượt quét gồm cả lượt lỗi và lượt quét lại.
• Lấy số quá muộn. Biểu đồ 15 phút chỉ hiện 8 giờ gần nhất; vé có thể đã bị sửa sau chương trình.
• Bỏ qua góp ý tiêu cực. Bình luận điểm thấp là nơi có việc cần sửa. Cách thu góp ý có ở bài thư cảm ơn và khảo sát sau chương trình.

Tổng quan về check-in và số liệu theo thời gian thực có ở trang phần mềm check-in.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo sau chương trình gồm những chỉ số nào?

Bốn nhóm: tham dự (đăng ký, vé đã phát hành, đã check-in, tỷ lệ tham dự), đón tiếp (giờ cao điểm, nguồn quét, lượt quét lỗi), tương tác và hài lòng (bình chọn, quiz, khảo sát, điểm phản hồi), và doanh thu nếu có bán vé.

Tỷ lệ tham dự tính thế nào?

Lấy số người đã check-in chia cho số vé đã phát hành. Ví dụ giả định 600 người check-in trên 800 vé đã phát hành là 75%. Luôn ghi rõ mẫu số để so sánh được giữa các lần.

Tỷ lệ tham dự bao nhiêu là tốt?

Không có con số chung. Chương trình mời có chọn lọc và chương trình đăng ký mở miễn phí có mức rất khác nhau. Hãy so với các lần trước của chính loại chương trình đó.

Xuất được số liệu ra Excel không?

Được. Trên Tickmi, danh sách người tham dự, lịch sử quét vé, kết quả bình chọn, khảo sát, bảng xếp hạng quiz và đơn hàng đều xuất được file. Riêng danh sách người tham dự chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên xuất được.

Có cần gửi danh sách người tham dự cho nhà tài trợ không?

Thường là không. Gửi số tổng hợp như số người đã check-in và tham dự theo nhóm. Chỉ chia sẻ dữ liệu cá nhân khi người tham dự đã đồng ý cho mục đích đó.