Kiến thức
Thẻ đeo hội nghị: chọn khổ, nội dung và cách in
Thẻ đeo (badge) giúp nhận diện người tham dự, phân quyền khu vực và tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Bài viết tổng hợp các khổ phổ biến, nội dung nên in và cách triển khai.
Thẻ đeo dùng để làm gì?
- Nhận diện: người tham dự và nhân sự biết tên, đơn vị của nhau.
- Phân quyền: phân biệt VIP, diễn giả, báo chí, nhân viên để kiểm soát khu vực.
- Xác nhận đã check-in: người đeo thẻ là người đã qua cửa.
- Thương hiệu: logo, màu sắc chương trình và nhà tài trợ.
Các khổ thẻ đeo phổ biến
| Khổ | Kích thước | Đặc điểm | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Thẻ nhựa CR80 (dọc/ngang) | 54 × 86 mm | Bằng thẻ ngân hàng, in bằng máy in thẻ nhựa, bền | Nhân viên, chương trình nhiều ngày, thẻ dùng lại |
| Túi đeo 90 × 130 | 90 × 130 mm | Giấy in đặt trong bao nhựa | Hội thảo, hội nghị phổ thông |
| Túi đeo 100 × 140 | 100 × 140 mm | Diện tích lớn, tên dễ đọc từ xa | Hội nghị, triển lãm |
| A6 | 105 × 148 mm | In bằng máy văn phòng, có thể xếp nhiều thẻ trên tờ A4 | Thẻ lớn, nhiều thông tin, in hàng loạt |
Khổ lớn dễ đọc hơn nhưng cần bao thẻ tương ứng; khổ CR80 gọn và bền nhưng ít chỗ cho chữ.
Nội dung nên in trên thẻ
- Tên người tham dự – cỡ chữ lớn nhất, đọc được ở khoảng cách giao tiếp.
- Đơn vị / chức danh – cỡ nhỏ hơn.
- Loại vé / vai trò – VIP, Diễn giả, Báo chí, Ban tổ chức.
- Mã QR – để quét check-in phiên, quét vào khu vực hoặc tra cứu nhanh.
- Tên chương trình, logo và nhà tài trợ nếu có.
Tránh nhồi quá nhiều chữ. Nếu thẻ có hai mặt, mặt sau có thể in lịch trình, sơ đồ hoặc wifi; nên in tên ở cả hai mặt vì thẻ hay bị lật.
Phân màu theo loại vé
Màu giúp nhân viên an ninh nhận diện từ xa mà không cần đọc chữ:
- Dùng một dải màu hoặc nền khác nhau cho từng loại vé.
- Giới hạn số màu, chọn màu dễ phân biệt, kèm chữ ghi loại vé cho người khó phân biệt màu.
- Có thể kết hợp màu dây đeo với màu thẻ.
In trước hay in tại chỗ?
| In trước | In tại chỗ khi check-in | |
|---|---|---|
| Ưu điểm | Chủ động, in số lượng lớn tại nhà in | Chỉ in cho người thực sự đến, thông tin luôn mới nhất |
| Nhược điểm | Phải tìm đúng thẻ trong chồng, lãng phí thẻ người vắng mặt, khó sửa sai | Cần máy in tại quầy, thêm thời gian mỗi lượt |
| Phù hợp | Danh sách cố định, ít thay đổi | Danh sách thay đổi, có người đăng ký muộn |
Nhiều chương trình kết hợp: in trước cho VIP, diễn giả; in tại chỗ cho người tham dự còn lại.
Dây đeo và bao thẻ
- Bao thẻ: chọn đúng khổ thẻ; bao nhựa cứng bền hơn, bao mềm rẻ hơn.
- Dây đeo: có thể in logo; móc kim loại hoặc móc nhựa tùy ngân sách.
- Thẻ hai mặt nên dùng dây hai móc để hạn chế lật.
- Chuẩn bị dư thẻ trắng và bao cho trường hợp phát sinh.
Mẹo thiết kế thẻ dễ đọc
- Tên là nhân vật chính: ưu tiên tên gọi, có thể in tên to và họ nhỏ hơn để đọc nhanh.
- Font đơn giản: chọn font không chân, đậm vừa; tránh font trang trí khó đọc.
- Xử lý tên dài: kiểm tra trước với tên dài nhất trong danh sách để chữ không bị tràn hoặc cắt.
- Vùng trống cho lỗ đục: chừa khoảng phía trên nếu thẻ cần đục lỗ hoặc kẹp móc.
- In thử trước: in một vài thẻ thật, cho vào bao, đeo thử và nhìn từ khoảng cách một sải tay.
Thiết kế và in thẻ đeo với Tickmi
Tickmi cho phép thiết kế thẻ đeo một hoặc hai mặt theo đúng khổ mm, gồm CR80 dọc/ngang, túi đeo 90 × 130 và 100 × 140, A6; dữ liệu người tham dự và mã QR được điền tự động. Khi in, có thể chọn in trên máy in thẻ hoặc trên giấy A4 bằng máy in văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
Khổ thẻ đeo nào phổ biến nhất?
Thẻ nhựa CR80 54 × 86 mm cho thẻ bền, và các khổ túi đeo như 90 × 130 hoặc 100 × 140 mm cho hội nghị, hội thảo.
Có cần máy in thẻ nhựa không?
Chỉ khi dùng khổ CR80 trên phôi nhựa. Các khổ lớn hơn có thể in trên giấy bằng máy in văn phòng rồi cho vào bao thẻ.
Có nên in mã QR lên thẻ đeo không?
Nên, nếu bạn cần quét vào phiên, khu vực hoặc tra cứu nhanh. Đặt mã ở vị trí dễ quét và không che tên.
Phát hành vé QR, gửi email, check-in và tương tác với người tham dự trên một nền tảng.