Đăng ký, thẻ đeo và chứng nhận tham dự hội thảo khoa học: làm theo 5 mốc

Mốc 1: quyết định thu những thông tin nào khi đăng ký

Danh sách của hội thảo khoa học thường dùng cho bốn việc: in thẻ đeo, xếp phiên, làm chứng nhận và gửi kỷ yếu. Vì vậy hãy thu đủ ngay từ đầu, đừng quay lại hỏi thêm sau khi đã gửi vé. Gợi ý các cột:

Thông tin	Dùng để làm gì	Kiểu nhập nên chọn
Họ và tên đầy đủ, đúng như muốn in	Thẻ đeo, chứng nhận	Văn bản. Dặn rõ: ghi đúng chính tả, có dấu
Học hàm, học vị (GS.TS, PGS.TS, ThS…)	Thẻ đeo, danh sách đại biểu	Danh sách lựa chọn để không ai gõ mỗi kiểu
Đơn vị công tác	Thẻ đeo, kỷ yếu, chứng nhận	Văn bản
Vai trò: báo cáo viên, phản biện, đại biểu, ban tổ chức, sinh viên	Phân màu thẻ, quyền vào khu vực	Dùng loại vé (xem mốc 2)
Email, số điện thoại	Gửi vé, liên hệ khi có thay đổi lịch	Trường có sẵn
Ảnh chân dung (nếu in lên thẻ)	Thẻ có ảnh	Kiểu Ảnh

Trong Tickmi Studio, những cột như học hàm hay đơn vị là trường thông tin tuỳ chỉnh (Thiết lập → Thông tin → Trường thông tin người tham dự), kiểu Văn bản tự do, Danh sách lựa chọn hoặc Ảnh. Xem chi tiết ở hướng dẫn quản lý người tham dự. Nếu đại biểu tự đăng ký, các trường đang bật sẽ xuất hiện trong form; xem hướng dẫn tạo trang đăng ký.

Mốc 2: phân loại người dự, chọn cách duyệt

Ít nhất nên có ba nhóm: báo cáo viên và khách mời, đại biểu đăng ký, ban tổ chức và tình nguyện viên. Mỗi nhóm là một loại vé riêng, nhờ đó thẻ có màu khác nhau và thống kê check-in tách theo nhóm.

• Báo cáo viên, phản biện, khách mời: nhập từ Excel, không cần đăng ký. Vé gửi thẳng qua email.
• Đại biểu tự đăng ký: mở đăng ký cho loại vé, đặt thời gian mở và đóng. Nếu hội thảo giới hạn đối tượng (chỉ cán bộ giảng dạy, chỉ học viên cao học…) hãy tắt tự động duyệt để ban tổ chức duyệt từng người, hoặc Duyệt đã chọn theo lô.
• Hội thảo thu phí tham dự: dùng loại vé mở bán thay vì mở đăng ký, xem bán vé online. Với đoàn của một trường, nên thống nhất trước ai nhận hóa đơn và email nào nhận vé.

Mốc 3: thiết kế thẻ đeo cho hội thảo khoa học

Thẻ của hội thảo khoa học khác thẻ tiệc ở chỗ người ta đọc tên, học hàm và đơn vị để bắt chuyện. Một số nguyên tắc:

• Tên to nhất, học hàm và học vị đứng ngay trước tên, đơn vị nhỏ hơn bên dưới. Kiểm tra bằng tên dài nhất và đơn vị dài nhất trong danh sách.
• Vai trò (Báo cáo viên, Đại biểu, Ban tổ chức) in thành một dải chữ riêng, kèm màu nền. Không chỉ dựa vào màu vì người mù màu hoặc đèn hội trường vàng sẽ khó phân biệt.
• Mặt sau in lịch các phiên, phòng họp, wifi. Vẫn nên in tên ở cả hai mặt vì thẻ hay bị lật.
• Mã QR đặt ở vị trí dễ quét, có viền trắng, không đè lên chữ. Xem thêm khổ và nội dung thẻ đeo hội nghị.

Trong trình thiết kế của Tickmi, thông tin của từng người được điền tự động; có thể đặt Số dòng tối đa để tên hay đơn vị quá dài tự cắt thành "...", và dùng Hiện có điều kiện để chỉ in nhãn "Báo cáo viên" cho đúng nhóm. Thẻ có thể một hoặc hai mặt. Cách in nằm ở hướng dẫn in tem và thẻ đeo, tổng quan ở giải pháp in thẻ đeo badge.

Mốc 4: đón tiếp, in thẻ và điểm danh trong ngày

Có hai cách in thẻ, chọn theo độ ổn định của danh sách:

	In trước hàng loạt	In tại chỗ khi check-in
Hợp với	Báo cáo viên, khách mời, ban tổ chức: danh sách chắc chắn	Đại biểu đăng ký: nhiều người đổi ý hoặc đến muộn
Cách làm	In theo loại vé, bật Chỉ vé chưa in thẻ để không in trùng	Mở Trạm in ở máy nối máy in; mỗi lượt check-in thành công tự in một thẻ
Rủi ro	Thừa thẻ người vắng, phải tìm thẻ trong chồng	Cần máy in ổn định, thêm vài giây mỗi lượt

Cách phổ biến nhất là kết hợp: in sẵn thẻ cho nhóm khách mời, in tại chỗ cho đại biểu. Với máy in văn phòng, chọn khổ giấy A4 có đường cắt; chỉ chọn "Đúng khổ thẻ" khi dùng máy in thẻ. Nhân sự quét mã QR bằng app, hoặc tìm theo tên khi đại biểu quên vé; chi tiết ở check-in bằng app Tickmi Studio.

Hội thảo hai, ba ngày thường dùng một vé cho cả chương trình: đặt Số lần check-in mỗi vé bằng số ngày, hoặc tạo mỗi ngày một loại vé. Check-in ở cấp chương trình chứ không theo từng phiên, nên nếu cần kiểm soát số người ở một workshop giới hạn chỗ, hãy tách workshop đó thành loại vé hoặc sản phẩm vé riêng. Các lựa chọn được so sánh trong bài chương trình nhiều phiên, nhiều ngày.

Mốc 5: chốt danh sách để làm chứng nhận tham dự

Chứng nhận tham dự là việc của sau chương trình. Nguyên tắc chung: chỉ người thực sự có mặt mới nhận, và danh sách phải chốt bằng dữ liệu check-in chứ không bằng danh sách đăng ký.

1. Đóng check-in, rồi trong trang Người tham dự bấm Xuất dữ liệu. File Excel gồm họ tên, đơn vị, loại vé và cột trạng thái check-in của từng người. Lưu ý chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên mới xuất được.
2. Lọc những người đã check-in. Xử lý riêng các trường hợp "đã đăng ký nhưng vào bằng người khác", "chỉ dự nửa ngày" theo quy định bạn đã công bố trước.
3. Soát chính tả họ tên và học hàm trong file một lần nữa. Lỗi tên trên chứng nhận là lỗi bị phàn nàn nhiều nhất.
4. Tạo chứng nhận hàng loạt từ file bằng công cụ bạn quen, ví dụ trộn thư (mail merge) trong Word hoặc tạo hàng loạt trong Google Slides hay Canva, rồi xuất PDF và gửi email theo từng người.

Bước tạo và gửi chứng nhận nằm ngoài Tickmi Studio; phần Tickmi làm là cho bạn danh sách đã check-in chính xác để làm các bước trên. Nếu chứng nhận gắn với giờ đào tạo liên tục hoặc tín chỉ, hãy hỏi đơn vị cấp tín chỉ về yêu cầu điểm danh trước khi tổ chức, đừng suy đoán.

Nên có một lời hứa rõ trên trang đăng ký, ví dụ "Chứng nhận gửi qua email trong vòng X ngày sau hội thảo cho người đã check-in", để người tham dự không phải hỏi từng người một.

Lỗi thường gặp ở hội thảo khoa học

• Tên và học hàm do đại biểu tự gõ. Mỗi người một kiểu viết tắt; dùng danh sách lựa chọn cho học hàm, học vị.
• Không hỏi sớm về người nộp bài mà không dự. Danh sách tác giả không bằng danh sách người có mặt; tách hai nhóm này khi làm chứng nhận.
• In thẻ trước cả danh sách đăng ký còn thay đổi. Với đại biểu, ưu tiên in tại chỗ.
• Quên thẻ dự phòng. Chuẩn bị thẻ trắng và một người nhập tay thông tin cho người phát sinh. Xem thêm checklist quầy check-in.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Làm chứng nhận tham dự từ danh sách check-in như thế nào?

Bấm Xuất dữ liệu trong trang Người tham dự để lấy file Excel kèm trạng thái check-in, lọc những người đã có mặt, soát chính tả rồi tạo chứng nhận hàng loạt bằng công cụ quen thuộc như Word, Google Slides hoặc Canva và gửi email cho từng người.

Làm sao in học hàm, học vị và đơn vị lên thẻ đeo?

Tạo các trường thông tin tuỳ chỉnh (ví dụ Học hàm, Đơn vị công tác), nhập hoặc thu qua trang đăng ký, rồi chèn chúng vào mẫu thẻ bằng Thông tin tự điền trong trình thiết kế.

Hội thảo nhiều ngày thì check-in thế nào?

Có thể đặt Số lần check-in mỗi vé bằng số ngày để dùng một mã, hoặc tạo mỗi ngày một loại vé. Mỗi lượt quét đều ghi thời gian nên bạn có thể lọc theo ngày hoặc xuất Excel.

Nên in thẻ trước hay in tại chỗ?

In trước cho nhóm chắc chắn như báo cáo viên và khách mời; in tại chỗ bằng Trạm in cho đại biểu đăng ký, vì danh sách nhóm này thường thay đổi sát giờ.