Chia vé và check-in cho chương trình nhiều ngày, nhiều phiên

Nên chọn mô hình vé nào cho chương trình nhiều ngày?

Chọn mô hình vé theo cách người tham dự đến: đến đủ các ngày thì dùng một vé quét nhiều lần, chọn ngày đến thì dùng vé theo ngày, danh sách đổi theo buổi thì tách sản phẩm vé. Bảng dưới so sánh ba mô hình:

Mô hình	Hợp với	Cấu hình trên Tickmi	Đếm người theo ngày
Một vé cho cả chương trình	Hội nghị 2–3 ngày, người tham dự dự toàn bộ	Một loại vé, Số lần check-in mỗi vé lớn hơn 1	Lọc Lịch sử quét vé theo ngày
Vé theo ngày	Triển lãm, hội chợ, người tham dự chọn ngày đến	Mỗi ngày một loại vé, tên loại vé ghi rõ ngày	Xem thanh Theo loại vé
Sản phẩm vé riêng cho từng buổi	Khóa đào tạo nhiều buổi, mỗi buổi danh sách khác nhau	Mỗi buổi một sản phẩm vé	Mỗi sản phẩm vé có số liệu riêng

Nếu chưa chắc, hãy chọn mô hình đơn giản nhất mà vẫn trả lời được câu hỏi báo cáo của bạn. Hội chợ nhiều ngày có thêm gợi ý ở bài vé và check-in cho hội chợ, triển lãm.

Số lần check-in mỗi vé hoạt động thế nào?

Số lần check-in mỗi vé là tổng số lần một vé được quét thành công trong cả chương trình, không phải số lần mỗi ngày. Khi vé đã dùng hết số lần, lượt quét tiếp theo bị từ chối và báo vé đã đạt giới hạn quét.

• Hội nghị 2 ngày, chỉ quét ở cửa sáng: đặt 2.
• Có quét lại sau giờ nghỉ trưa: cộng thêm lượt, ví dụ 2 ngày x 2 lần = 4.
• Có quét tại từng phòng phiên: đặt bằng tổng số điểm quét người tham dự có thể đi qua.

Đặt quá cao thì một vé bị chuyển tiếp cho người khác vẫn quét được ở ngày sau. Đặt quá thấp thì người tham dự bị chặn ở cửa ngày cuối. Vì giới hạn tính chung, Tickmi không chặn được việc dùng hết số lần ngay trong ngày đầu. Muốn mỗi ngày chỉ một lần vào cửa, dùng mô hình vé theo ngày. Cách chống vé chuyển tiếp có ở bài chống vé giả, vé dùng lại.

Khai báo lịch trình nhiều phiên ở đâu?

Lịch các phiên khai báo ở tab Chương trình của sản phẩm vé. Mỗi hoạt động có tên, mô tả, thời gian bắt đầu và kết thúc, địa điểm và diễn giả, nên khai báo được cả các phiên song song ở nhiều phòng.

1. Mở sản phẩm vé, chọn Thông tin, chuyển sang tab con Chương trình.
2. Bấm Thêm hoạt động, nhập thông tin, bấm Lưu. Lặp lại cho từng phiên, ghi rõ ngày và phòng.
3. Để người tham dự thấy lịch, thêm khối Chương trình trong trình thiết kế trang đăng ký hoặc email gửi vé và tự nhập nội dung.

Khối Chương trình không tự đồng bộ với tab Chương trình. Khi đổi giờ một phiên, hãy sửa cả hai nơi. Xem đầy đủ trong hướng dẫn lịch trình và phiên.

Làm sao biết bao nhiêu người đến từng ngày, từng phiên?

Số người đến từng ngày lấy từ Lịch sử quét vé, lọc theo ngày và kết quả Thành công. Màn hình thống kê không đủ cho việc này, vì ô Đã check-in đếm số vé đã check-in ít nhất một lần, nên vé quét từ ngày đầu vẫn được tính ở ngày sau.

1. Mở tab Check-in, chuyển sang Lịch sử quét vé.
2. Ở bộ lọc thời gian, chọn Tuỳ chọn ngày... và chọn đúng một ngày.
3. Lọc kết quả Thành công. Tổng số lượt quét hiện ngay trên danh sách.
4. Muốn đếm theo phòng, phân công mỗi phòng một nhân sự quét cố định rồi lọc theo Người quét. Muốn đếm theo cửa hoặc thiết bị, lọc theo Nguồn.
5. Bấm Xuất dữ liệu để lấy file cho báo cáo.

Lưu ý: nếu người tham dự được quét hai lần trong một ngày (ví dụ sáng và chiều), số lượt sẽ lớn hơn số người. Khi đó, đếm số vé khác nhau trong file xuất. Trong ngày, biểu đồ Lượt check-in theo 15 phút trên màn hình thống kê vẫn hữu ích để thấy giờ cao điểm của hôm đó. Cách đọc số theo nguồn có ở bài đọc thống kê theo nguồn quét.

Thẻ đeo và đón tiếp từ ngày thứ hai

Từ ngày thứ hai, người tham dự đã có thẻ đeo, nên quầy chỉ cần quét nhanh và in lại thẻ cho người làm mất. Hãy kiểm tra máy in trước giờ mở cửa.

• In thẻ đeo trước hoặc trong ngày đầu, có mã QR của vé để ngày sau quét thẳng trên thẻ.
• Khi in hàng loạt bổ sung, chọn Chỉ vé chưa in thẻ để không in trùng.
• Trạm in tự động in cho mọi lượt check-in thành công, kể cả lượt quét lại của ngày sau. Dừng trạm hoặc chỉ bật cho quầy cấp thẻ mới.
• Người mất thẻ: tìm trong Lịch sử quét vé và in lại thẻ đeo cho đúng dòng đó.

Cách thiết lập trạm in có trong hướng dẫn in tem và thẻ đeo.

Checklist cho chương trình nhiều ngày

• Đã chọn mô hình vé và ghi lý do (cần báo cáo số người theo ngày, theo phiên hay chỉ tổng).
• Số lần check-in mỗi vé khớp với số điểm quét thực tế, đã cộng lượt dự phòng.
• Tên loại vé theo ngày ghi rõ ngày, ví dụ "Ngày 1 – 12/11".
• Tab Chương trình, trang đăng ký và email gửi vé cùng một lịch.
• Mỗi phòng có nhân sự quét cố định nếu cần đếm theo phòng.
• Kế hoạch máy in từ ngày thứ hai đã thống nhất.
• Cuối mỗi ngày, xuất Lịch sử quét vé của ngày đó.

Lỗi thường gặp với chương trình nhiều phiên, nhiều ngày

• Để Số lần check-in mỗi vé bằng 1. Đây là giá trị mặc định. Người tham dự vào được ngày đầu và bị chặn ở ngày sau.
• Đọc ô Đã check-in như số người đến hôm nay. Ô này đếm theo vé, cộng dồn từ ngày đầu.
• Đổi giờ phiên ở tab Chương trình nhưng quên trang đăng ký. Người tham dự đến theo giờ cũ.
• Quét thử bằng vé thật. Lượt quét thử trừ vào số lần check-in của vé. Dùng một vé thử riêng.
• Để trạm in tự động chạy cả ngày thứ hai. Mỗi lượt quét lại in thêm một thẻ.

Sau chương trình, gom số liệu từng ngày vào báo cáo sau chương trình. Tổng quan về check-in bằng app, kiosk và máy quét có ở trang phần mềm check-in.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Một vé có quét được nhiều lần cho chương trình nhiều ngày không?

Được. Mỗi loại vé có Số lần check-in mỗi vé, mặc định là 1. Với chương trình nhiều ngày, đặt bằng số lần người tham dự cần đi qua điểm quét trong cả chương trình.

Số lần check-in mỗi vé tính theo ngày hay cho cả chương trình?

Cho cả chương trình. Tickmi không giới hạn theo từng ngày, nên muốn mỗi ngày chỉ một lần vào cửa thì dùng mỗi ngày một loại vé.

Làm sao biết bao nhiêu người đến từng ngày?

Mở Lịch sử quét vé, chọn Tuỳ chọn ngày để lọc đúng ngày và lọc kết quả Thành công, rồi xuất dữ liệu nếu cần. Nếu một người được quét nhiều lần trong ngày, đếm số vé khác nhau trong file xuất.

Lịch trình các phiên có tự hiện trên trang đăng ký không?

Không. Bạn khai báo hoạt động ở tab Chương trình cho đội ngũ, còn trên trang đăng ký và email gửi vé thì thêm khối Chương trình và tự nhập nội dung.

Có đếm được số người tham dự từng phiên không?

Có thể, nếu mỗi phòng có một nhân sự quét cố định. Lọc Lịch sử quét vé theo Người quét và theo ngày để ra số lượt của phòng đó. Nhớ đặt Số lần check-in mỗi vé đủ cho các lượt quét tại phòng.