Cách bán vé workshop và khóa học ngắn để lớp đủ người, ít phải hoàn tiền

Quyết định trước khi mở bán: 4 con số của một lớp

Với khóa dài, thiếu vài học viên vẫn còn cách bù. Workshop một buổi thì không, nên hãy chốt bốn điều này trước khi tạo trang bán vé:

Quyết định	Câu hỏi cần trả lời	Gợi ý
Số chỗ tối đa	Phòng, giảng viên và thiết bị cho được bao nhiêu người mà chất lượng không giảm?	Đặt đúng sức chứa thật, đừng đặt "cho chắc" rồi bán lố
Số chỗ tối thiểu để mở lớp	Dưới bao nhiêu người thì bạn lỗ?	Tính bằng công thức bên dưới và ghi rõ trên trang bán vé
Giá và mốc giá	Có ưu đãi sớm không, kéo dài đến khi nào?	Mỗi mốc giá là một loại vé riêng có giờ đóng bán
Chính sách hủy	Người mua đổi ý trước bao nhiêu ngày thì được hoàn?	Viết thành 2–3 dòng ngay trong mô tả, không để người mua phải hỏi

Công thức tính số chỗ hòa vốn: chi phí cố định của lớp ÷ số tiền bạn thực nhận trên mỗi vé. Chi phí cố định gồm thù lao giảng viên, thuê phòng, tài liệu, truyền thông. Số tiền thực nhận là giá vé sau khi trừ các khoản phí, nên hãy xem lại các loại phí khi bán vé online trước khi chốt giá.

Chia loại vé: để người mua tự chọn đúng, bạn khỏi tư vấn từng người

Trong Tickmi Studio, mỗi loại vé có Giá, Số vé, Tối đa mỗi đơn và khung Mở bán từ – Đóng bán lúc. Từ bốn thiết lập này bạn dựng được hầu hết mô hình workshop:

• Ưu đãi sớm: một loại vé giá thấp, số vé có hạn, đóng bán vào một ngày cố định. Hết hạn thì mở loại vé giá thường. Người mua thấy rõ hai mốc nên quyết định nhanh hơn.
• Vé nhóm hoặc vé đồng nghiệp: đặt Tối đa mỗi đơn để vừa cho phép mua theo nhóm, vừa không bị một người giữ nhiều chỗ.
• Học viên và dự thính: hai loại vé khác giá, khác quyền lợi (có tài liệu, có chứng nhận hay không). Ghi quyền lợi vào phần mô tả loại vé.
• Gói nhiều buổi: với chuỗi 3 buổi, tạo một loại vé "Gói 3 buổi" và đặt Số lần check-in mỗi vé bằng 3. Cách điểm danh nhiều buổi được phân tích kỹ ở bài điểm danh bằng mã QR.

Nếu mỗi buổi có nội dung và danh sách khác nhau, tạo mỗi buổi một sản phẩm vé riêng sẽ dễ báo cáo hơn. Hiện người mua chọn số lượng theo từng loại vé, nên đừng thiết kế quy trình đòi chọn suất hay chọn buổi ngay trong lúc mua.

Thu tiền: vì sao workshop nên dùng thanh toán tự động

Workshop thường bán trong thời gian ngắn, vé ít nhưng người mua nhiều, và người mua hay hỏi "em chuyển rồi, chị kiểm tra giúp". Với bán vé trực tuyến trên Tickmi, người mua chọn loại vé trên trang mua vé, được giữ vé 10 phút để thanh toán qua VNPay và nhận vé QR qua email ngay sau đó. Hết 10 phút mà chưa trả tiền, vé tự trả về kho. Nhờ vậy hai người không thể cùng mua chiếc ghế cuối.

Người mua không cần tạo tài khoản. Họ vào mục Vé của tôi, nhập email, nhận mã xác thực 6 số và xem lại vé, thay vì nhắn cho bạn "gửi lại vé giúp em". Đây là một nguồn tin nhắn đáng kể mà bạn cắt được. Chi tiết các bước bật bán vé nằm trong hướng dẫn bán vé trực tuyến; bức tranh tổng thể xem ở cách bán vé online từ A–Z.

Một lưu ý nhỏ: bật Điền thông tin người tham dự khi mua vé nếu người đăng ký thường mua hộ đồng nghiệp hoặc bạn bè. Khi đó vé gửi tới đúng người học, và danh sách điểm danh có sẵn tên thật thay vì tên người trả tiền.

Hủy lớp và hoàn tiền: viết chính sách trước khi có người xin hoàn

Hai tình huống khác nhau và cần hai cách xử lý:

1. Bạn hủy hoặc dời lớp (không đủ số chỗ tối thiểu). Thông báo sớm bằng email, cho người mua chọn giữ vé sang đợt sau hoặc hoàn tiền. Việc hoàn tiền thực hiện ở menu Hoàn tiền trong Tickmi Studio: bạn chủ động bấm Yêu cầu hoàn tiền trong chi tiết đơn.
2. Người mua đổi ý. Người mua gửi yêu cầu từ trang đơn hàng; bạn mở tab Chờ bạn duyệt và chọn Duyệt hoặc Từ chối kèm lý do, đúng theo chính sách bạn đã công bố.

Theo hướng dẫn hiện tại, yêu cầu hoàn tiền áp dụng cho cả đơn, và phí nền tảng của đơn không được hoàn trừ khi lỗi từ phía Tickmi. Vì vậy với đơn nhiều vé, hãy nói rõ trong chính sách: nếu một người trong nhóm không đi được, bạn xử lý theo cách nào (đổi tên người học, hay hoàn cả đơn). Đổi tên người học là thao tác Sửa thông tin người tham dự trong danh sách, nên bạn không phải hủy rồi bán lại. Quy trình đối soát và hoàn tiền đầy đủ xem ở doanh thu, đối soát và hoàn tiền.

Từ lúc mở bán đến ngày học: lịch nhắc gợi ý

Thời điểm	Việc cần làm
Khi mở bán	Mua thử một vé để kiểm tra email vé và luồng thanh toán trên cả điện thoại lẫn máy tính
Hết mốc ưu đãi	Gửi một email nhắc những người đã đăng ký quan tâm nhưng chưa mua
3–5 ngày trước lớp	Chốt số lượng; quyết định mở hay hủy lớp theo số chỗ tối thiểu
1 ngày trước	Nhắc giờ, địa điểm, cần mang gì. Email vé có thể có khối Chương trình để đưa giờ giấc vào cùng email
Ngày học	Quét vé bằng app Tickmi Studio; người quên vé thì nhập mã vé 8 ký tự hoặc tìm theo tên
Sau lớp	Xuất danh sách kèm trạng thái check-in để gửi tài liệu và khảo sát cho người đã tham dự

Checklist trước khi bấm mở bán

• Mô tả lớp nói rõ học xong làm được gì, ai nên học, cần chuẩn bị gì.
• Số chỗ trên trang bán vé bằng đúng sức chứa thật.
• Mốc ưu đãi sớm có ngày đóng bán rõ ràng.
• Chính sách hủy và hoàn tiền nằm ngay trong mô tả.
• Loại vé đã gắn mẫu vé và mẫu email để vé phát ngay sau thanh toán.
• Đã khai báo tài khoản nhận tiền, nếu không Tickmi chưa thể gửi đối soát.
• Đã mua thử và xem email vé trên điện thoại.

Lỗi thường gặp khi bán vé workshop

• Đặt số chỗ theo mong muốn thay vì sức chứa thật. Khi đông hơn phòng, bạn phải hoàn tiền và mất uy tín với đúng nhóm khách quay lại.
• Không có mốc giá nào có hạn. Không có lý do để mua sớm thì phần lớn người mua dồn vào ba ngày cuối.
• Chính sách hủy chỉ nằm ở chân trang. Người mua không đọc, đến lúc cần thì tranh luận từng trường hợp.
• Chỉ lấy tên người trả tiền. Ngày học, danh sách không khớp người ngồi trong phòng.
• Quên người đến không mang vé. Hãy có sẵn một người ở bàn đón tiếp tra theo tên hoặc số điện thoại, xem thêm 8 tình huống khó tại quầy check-in.

Muốn xem toàn bộ giải pháp bán vé, từ trang mua vé đến đối soát, đọc bán vé online với Tickmi.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Bán vé workshop có cần cổng thanh toán không, hay nhận chuyển khoản là đủ?

Lớp dưới vài chục người và bạn quen từng người thì chuyển khoản vẫn làm được. Khi bán cho người lạ, vé ít nhưng nhiều người cùng mua, đối chiếu thủ công dễ nhầm và chậm gửi vé. Thanh toán tự động giữ vé 10 phút, xác nhận ngay và phát vé QR qua email.

Một khóa học ngắn nhiều buổi nên bán một vé hay mỗi buổi một vé?

Nếu học viên phải tham gia trọn khóa, bán một loại vé và đặt Số lần check-in mỗi vé bằng số buổi. Nếu mỗi buổi có thể mua riêng hoặc cần báo cáo vắng theo từng buổi, tạo mỗi buổi một sản phẩm vé.

Người mua không đi được thì có đổi sang người khác được không?

Được nếu chính sách của bạn cho phép. Trong danh sách người tham dự, bạn dùng Sửa thông tin người tham dự để đổi tên và thông tin người học, vé và mã QR giữ nguyên.

Hủy lớp vì không đủ người thì hoàn tiền thế nào?

Bạn mở chi tiết từng đơn và bấm Yêu cầu hoàn tiền, Tickmi thực hiện hoàn tiền cho người mua. Vé của đơn bị hủy và chỗ được trả lại. Phí nền tảng của đơn không được hoàn, trừ lỗi từ phía Tickmi, nên hãy tính điều này trong chính sách.