Checklist quầy check-in: từ trước ngày đến sau chương trình

Trước ngày diễn ra

Danh sách người tham dự

• Chuẩn hóa dữ liệu: họ tên, email, số điện thoại, loại vé, đơn vị.
• Loại bỏ bản ghi trùng, kiểm tra email sai định dạng.
• Thống nhất các trường cần hiện khi quét (tên, loại vé, ghi chú VIP…).

Gửi vé và nhắc lịch

• Gửi vé QR sớm để người tham dự có thời gian kiểm tra.
• Theo dõi email gửi lỗi và xử lý lại.
• Gửi nhắc lịch gần ngày, nhắc mang vé trên điện thoại.
• Ghi rõ địa điểm, giờ mở quầy check-in, lối vào.

Chạy thử

• Quét thử vài vé thật trên từng thiết bị sẽ dùng.
• In thử một thẻ đeo hoặc tem để kiểm tra khổ giấy và căn lề.
• Thử kịch bản mất mạng nếu dùng chế độ offline.

Thiết bị

• Điện thoại cài app quét, đã đăng nhập, sạc đầy, có sạc dự phòng.
• Máy quét mã vạch nếu cần tốc độ cao hoặc nhiều vé in giấy.
• Kiosk (máy tính bảng trên giá) cho người tham dự tự check-in.
• Máy in tem hoặc máy in thẻ nếu in thẻ đeo tại chỗ; chuẩn bị đủ giấy, mực, phôi thẻ.
• Mạng: wifi riêng cho quầy và một kết nối 4G dự phòng.
• Ổ cắm, dây nối dài, bàn, biển chỉ dẫn.

Bố trí làn check-in

• Tách làn theo loại vé (VIP, diễn giả, báo chí, người tham dự thường) nếu có.
• Có một quầy hỗ trợ riêng cho các trường hợp đặc biệt để không chặn làn chính.
• Đặt biển “Chuẩn bị sẵn mã QR” ở đầu hàng.
• Bố trí luồng đi một chiều: xếp hàng → quét → nhận thẻ → vào trong.
• Ước tính số làn theo số người dự kiến và khung giờ cao điểm.

Nhân sự

• Phân công rõ: người quét, người phát thẻ, người hỗ trợ, trưởng quầy.
• Tập huấn ngắn về thao tác quét và cách xử lý các thông báo lỗi.
• Chuẩn bị số điện thoại liên hệ kỹ thuật.
• Có người dự phòng cho khung giờ cao điểm.

Xử lý tình huống thường gặp

Tình huống	Cách xử lý
Quên vé, không tìm được email	Tìm theo tên, số điện thoại hoặc Mã vé tại quầy hỗ trợ
Sai tên, sai thông tin	Xác minh qua thông tin liên hệ, cập nhật dữ liệu rồi check-in
Người chưa đăng ký đến	Theo chính sách: thêm mới tại quầy hoặc từ chối lịch sự
Vé báo đã sử dụng	Chuyển sang quầy hỗ trợ, kiểm tra lịch sử check-in của vé
Mất mạng	Chuyển 4G dự phòng hoặc quét offline, đồng bộ khi có mạng
Máy in hỏng	Cho vào trước, in thẻ bù sau hoặc dùng thẻ viết tay tạm

Trong khi diễn ra

• Theo dõi màn hình thống kê để biết tỷ lệ đã đến và điều phối nhân sự.
• Mở thêm làn khi hàng dài, đóng bớt khi vắng.
• Ghi chú các sự cố để rút kinh nghiệm.

Sau chương trình

• Đồng bộ toàn bộ dữ liệu từ các thiết bị offline, xử lý các lượt trùng.
• Xuất báo cáo: số đăng ký, số đã đến, theo loại vé, theo khung giờ.
• Gửi email cảm ơn và khảo sát cho người đã tham dự.
• Thu hồi thiết bị, tổng hợp bài học cho lần sau.

Mẹo giữ hàng chờ ngắn

• Nhắc mở vé trước khi đến lượt: nhân viên điều phối đi dọc hàng nhắc người tham dự mở sẵn mã QR, tăng độ sáng màn hình.
• Tách người cần hỗ trợ ra sớm: ai không tìm thấy vé được dẫn sang quầy hỗ trợ ngay, không đứng chờ ở làn quét.
• Kiosk tự check-in: đặt vài kiosk cho người đã có vé, nhân viên chỉ cần hướng dẫn và phát thẻ.
• In thẻ song song: nếu in thẻ tại chỗ, tách khâu quét và khâu nhận thẻ để máy in không làm nghẽn làn.
• Mở cửa sớm có chủ đích: thông báo rõ giờ mở quầy để người tham dự đến rải rác thay vì dồn sát giờ khai mạc.

Chuẩn bị quầy check-in với Tickmi

Tickmi hỗ trợ trọn quy trình: quản lý người tham dự, gửi vé QR qua email, check-in bằng app Tickmi Studio, máy quét mã vạch hoặc kiosk, quét offline, in tem và thẻ đeo, màn hình thống kê check-in.

• Phần mềm check-in sự kiện · Kiosk check-in · In thẻ đeo
• Quản lý người tham dự
• In tem và thẻ đeo
• Tính số nhân sự và làn check-in

Câu hỏi thường gặp

Nên mở quầy check-in trước giờ bắt đầu bao lâu?

Tùy quy mô, nhưng nên mở đủ sớm để phần lớn người tham dự vào trước giờ khai mạc và quầy kịp xử lý khung cao điểm.

Có cần máy quét chuyên dụng không?

Không bắt buộc. Điện thoại cài app đã quét được; máy quét mã vạch giúp nhanh hơn khi đông người hoặc nhiều vé in giấy.

Mất mạng giữa chừng thì làm gì?

Chuyển sang kết nối dự phòng hoặc dùng chế độ quét offline, sau đó đồng bộ dữ liệu khi có mạng trở lại.