Kiến thức
Viết và gửi thư cảm ơn sau chương trình kèm khảo sát ngắn
Thư cảm ơn sau chương trình nên gửi trong vòng 24 giờ, cho những người đã thật sự có mặt, và chỉ chứa ba thứ: lời cảm ơn có tên người nhận, một thứ có giá trị như tài liệu hoặc ảnh, và một đường link đánh giá ngắn. Trên Tickmi, thư cảm ơn được gửi từ mục Phản hồi tới người tham dự đã check-in và có email, kèm link để họ chấm điểm chương trình.
Nên gửi thư cảm ơn sau chương trình khi nào?
Thư cảm ơn nên đến trong vòng 24 giờ sau khi chương trình kết thúc, khi người tham dự còn nhớ rõ nội dung và cảm xúc. Việc thu ý kiến thì nên bắt đầu sớm hơn, ngay tại hội trường.
| Thời điểm | Việc nên làm | Lý do |
|---|---|---|
| 10 phút cuối chương trình | Chiếu mã QR phản hồi hoặc khảo sát, MC mời mọi người làm ngay | Người tham dự đang ngồi tại chỗ, có điện thoại trong tay |
| Trong 24 giờ | Gửi thư cảm ơn kèm link đánh giá cho người chưa làm | Ấn tượng còn mới, thư không bị lẫn vào việc của ngày hôm sau |
| Vài ngày sau (tùy chọn) | Gửi tài liệu, ảnh hoặc video đã biên tập | Cho người tham dự thêm lý do mở thư từ ban tổ chức |
Không nên nhắc khảo sát nhiều lần, vì người đã trả lời cũng nhận thư nhắc.
Thư cảm ơn sau chương trình nên viết gì?
Thư cảm ơn sau chương trình nên ngắn, đọc hết trong một phút và có một lời kêu gọi duy nhất. Cấu trúc gợi ý gồm năm phần:
- Tiêu đề có tên chương trình: người nhận cần biết thư đến từ đâu.
- Lời cảm ơn có tên người nhận: một câu cảm ơn cụ thể, không chung chung.
- Một con số hoặc khoảnh khắc đáng nhớ: ví dụ số người cùng tham dự, phiên được hỏi nhiều nhất. Chỉ dùng số liệu thật của chương trình bạn.
- Thứ có giá trị: link tài liệu trình bày, album ảnh, bản ghi.
- Một lời mời đánh giá: một nút bấm dẫn tới phản hồi hoặc khảo sát, ghi rõ mất bao lâu.
Mẫu thư để bạn chỉnh (phần trong ngoặc vuông là chỗ cần thay):
Tiêu đề: Cảm ơn bạn đã đến [Tên chương trình]
Chào [Họ tên], cảm ơn bạn đã dành thời gian tham dự [Tên chương trình] ngày [Thời gian] tại [Địa điểm]. Tài liệu của các diễn giả và ảnh chương trình có tại [link]. Ban tổ chức rất muốn nghe ý kiến của bạn để lần sau làm tốt hơn: bạn chỉ cần một phút để chấm điểm tại [nút Đánh giá chương trình]. Hẹn gặp lại bạn ở [chương trình tiếp theo, nếu có].
Nếu thư thường rơi vào mục quảng cáo hoặc spam, xem thêm bài email gửi vé không vào spam. Cách viết các thư gửi trước chương trình có ở bài mẫu email mời tham dự.
Gửi cho ai: người đã check-in hay toàn bộ danh sách?
Thư cảm ơn chỉ nên gửi cho người đã check-in. Người đăng ký nhưng vắng mặt cần một thư khác, vì cảm ơn họ "đã tham dự" là sai sự thật và làm giảm uy tín của ban tổ chức.
- Người đã check-in: thư cảm ơn, tài liệu, link đánh giá.
- Người vắng mặt: thư "rất tiếc chưa gặp bạn", kèm tài liệu và lời mời cho lần sau. Danh sách người chưa check-in lấy từ file xuất danh sách người tham dự.
- Khách VIP, diễn giả, nhà tài trợ: nên có lời cảm ơn riêng từ người phụ trách, không chỉ thư tự động. Xem bài đón tiếp khách VIP.
Nên dùng Phản hồi hay Khảo sát để thu ý kiến?
Dùng Phản hồi khi bạn chỉ cần một điểm hài lòng chung, và dùng Khảo sát khi cần hỏi nhiều câu cụ thể. Trên Tickmi, hai công cụ này nằm cạnh nhau trong nhóm Tương tác của sản phẩm vé.
| Phản hồi | Khảo sát | |
|---|---|---|
| Người tham dự làm gì | Chấm từ 1 đến 5 sao, viết bình luận nếu muốn | Trả lời nhiều câu, mỗi câu chọn một đáp án, có thể góp ý thêm bằng chữ |
| Thời gian làm | Vài giây | Một đến vài phút, tùy số câu |
| Kết quả | Điểm đánh giá trung bình, tổng phản hồi, danh sách bình luận | Thống kê từng câu, góp ý bằng chữ, xuất kết quả |
| Hợp với | Nút bấm trong thư cảm ơn | Mười phút cuối tại hội trường, chương trình đào tạo |
Bộ câu hỏi khảo sát theo từng mục tiêu có ở bài mẫu khảo sát sau hội thảo.
Gửi thư cảm ơn và thu phản hồi trên Tickmi Studio
- Tạo mẫu thư. Trong mục Mẫu email, soạn thư theo mẫu ở trên. Họ tên người tham dự, tên chương trình, thời gian và địa điểm tự thay theo từng người. Ảnh vé, số thứ tự vé và mã vé sẽ để trống vì thư cảm ơn không gắn với vé, nên bỏ các khối đó khỏi mẫu.
- Bật link phản hồi. Vào Phản hồi, ở thẻ Link công khai gạt Bật truy cập công khai và sao chép link. Muốn chỉ người có mặt được đánh giá, ở Ai được truy cập chọn xác thực bằng Email hoặc Số điện thoại và nhóm Đã check-in.
- Gắn link vào mẫu thư dưới dạng một nút bấm rõ ràng.
- Chọn mẫu và gửi. Trong phần Thư cảm ơn cho người tham dự đã check-in, Studio hiện số người đủ điều kiện nhận (đã check-in, có email). Bấm Chọn mẫu thư, chọn mẫu, lưu, rồi bấm Gửi thư cảm ơn và xác nhận.
- Xem kết quả. Tab Kết quả của Phản hồi có Điểm đánh giá trung bình, Tổng phản hồi và danh sách bình luận để xuất ra file.
Các bước chi tiết có trong hướng dẫn bình chọn, quiz, khảo sát và phản hồi và hướng dẫn thiết kế email.
Đo hiệu quả thư cảm ơn và khảo sát thế nào?
Chỉ số chính là tỷ lệ phản hồi, tính bằng số phản hồi chia cho số người đã check-in, không chia cho số người đăng ký. Ví dụ giả định: 300 người check-in, 96 phản hồi, tỷ lệ phản hồi là 32%.
Theo dõi thêm điểm trung bình qua các lần tổ chức, và đọc kỹ bình luận dưới 3 sao, vì đó là nơi có việc cần sửa. Đưa các con số này vào báo cáo sau chương trình.
Checklist trước khi bấm gửi thư cảm ơn
- Lượt check-in thử đã được chuyển về chưa check-in, để nhân sự chạy thử không nhận thư.
- Phản hồi chạy thử đã xóa bằng Xoá toàn bộ lượt.
- Mẫu thư không còn khối ảnh vé hoặc mã vé; đã gửi thử cho chính mình.
- Link phản hồi đã bật, mở được trên điện thoại, đúng nhóm được truy cập.
- Số người đủ điều kiện nhận khớp với số check-in bạn biết.
- Thư cho người vắng mặt đã soạn riêng.
Lỗi thường gặp khi gửi thư cảm ơn và khảo sát
- Bấm gửi hai lần. Mỗi lần bấm Gửi thư cảm ơn, Tickmi gửi cho toàn bộ người đủ điều kiện tại thời điểm đó và không thể hủy. Chỉ bấm một lần, sau khi đã kiểm tra mẫu.
- Khảo sát quá dài. Mười câu trở lên trong một thư cảm ơn khiến nhiều người bỏ dở. Đưa câu chính vào Phản hồi, để Khảo sát cho phần tại hội trường.
- Bật xác thực nhưng không nói trước. Người tham dự phải nhập đúng email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Ghi rõ điều này cạnh nút đánh giá.
- Gửi quá muộn. Thư đến sau một tuần dễ bị bỏ qua.
- Hỏi xong không làm gì. Lần sau, nhắc lại một điều đã sửa nhờ góp ý để người tham dự thấy ý kiến của họ có giá trị.
Các cách khác để giữ người tham dự tham gia trong và sau chương trình có ở trang tương tác người tham dự.
Về Tickmi
Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi thư cảm ơn sau chương trình khi nào?
Trong vòng 24 giờ sau khi chương trình kết thúc, khi người tham dự còn nhớ nội dung. Việc mời đánh giá nên bắt đầu ngay trong 10 phút cuối tại hội trường.
Tickmi gửi thư cảm ơn cho những ai?
Thư cảm ơn trong mục Phản hồi được gửi tới người tham dự đã check-in và có email. Studio hiện số người đủ điều kiện trước khi bạn bấm gửi.
Thư cảm ơn có tự điền tên người nhận không?
Có. Thư dùng mẫu email bạn chọn, trong đó họ tên người tham dự, tên chương trình, thời gian và địa điểm tự thay theo từng người. Ảnh vé và mã vé để trống vì thư cảm ơn không gắn với vé.
Khảo sát sau chương trình có cần người tham dự cài app không?
Không. Người tham dự mở link hoặc quét mã QR bằng điện thoại và làm ngay trên trình duyệt.
Có cách nào chỉ cho người đã có mặt đánh giá không?
Có. Ở phần Ai được truy cập của link công khai, chọn xác thực bằng Email hoặc Số điện thoại và nhóm Đã check-in. Hệ thống đối chiếu với danh sách người tham dự, không gửi mã xác minh.
Phát hành vé QR, gửi email, check-in và tương tác với người tham dự trên một nền tảng.