8 tình huống khó tại quầy check-in và cách xử lý

Nguyên tắc chung: tách ca khó ra khỏi hàng chính

Bố trí một bàn hỗ trợ riêng cạnh quầy. Mọi tình huống mất quá 30 giây được chuyển sang bàn này để hàng chính tiếp tục quét.

1. Người tham dự không tìm thấy email vé

Tra theo số điện thoại, email hoặc tên; hoặc nhập mã vé ngắn nếu họ còn ảnh chụp. Có thể gửi lại email vé ngay tại chỗ.

2. Màn hình điện thoại vỡ, tối hoặc mã không quét được

Nhắc tăng độ sáng; nếu vẫn lỗi, nhập tay mã vé 8 ký tự. Ảnh chụp lại từ màn hình khác thường bị nhiễu sọc — nhập mã sẽ nhanh hơn.

3. Vé báo “đã sử dụng”

Xem thời gian check-in trước đó. Nếu chính người này vừa quét (ra ngoài rồi vào lại), cho qua theo quy định. Nếu khác người, có thể vé đã bị chia sẻ — chuyển bàn hỗ trợ để xác minh bằng tên, giấy tờ hoặc thông tin đăng ký.

4. Vé sai loại hoặc sai cổng

Hướng dẫn người tham dự sang đúng cổng. Đặt biển chỉ dẫn theo loại vé từ xa để giảm tình huống này.

5. Vé đã bị huỷ hoặc chưa đến giờ

Giải thích lịch sự và chuyển bàn hỗ trợ. Với vé huỷ do hoàn tiền, kiểm tra lịch sử đơn trước khi trao đổi.

6. Người đi thay

Thống nhất trước chính sách: cho phép chuyển nhượng hay không. Nếu cho phép, cập nhật tên trên hệ thống để thẻ đeo và dữ liệu tham dự đúng người.

7. Khách chưa đăng ký đến tận nơi

Có sẵn link hoặc mã QR trang đăng ký tại bàn hỗ trợ để khách tự đăng ký trên điện thoại, nhận vé và check-in ngay (nếu chương trình cho phép).

8. Mất mạng giữa giờ cao điểm

Tiếp tục quét ở chế độ offline nếu đã tải dữ liệu trước. Xem chi tiết tại check-in khi mất mạng.

Kịch bản ngắn cho nhân sự

Màn hình báo	Nhân sự nói	Bước tiếp
Thành công	“Chào anh/chị, mời vào”	Trao thẻ đeo / quà
Đã sử dụng	“Vé đã được quét lúc …, anh/chị qua bàn hỗ trợ giúp em”	Bàn hỗ trợ xác minh
Không hợp lệ	“Em kiểm tra lại giúp anh/chị bằng số điện thoại nhé”	Tra cứu thủ công

Màn kết quả trên app Tickmi Studio phân biệt rõ Thành công, Đã sử dụng (kèm thời gian trước đó), Không hợp lệ, Đã bị huỷ, chưa đến hạn — xem hướng dẫn check-in bằng app. Đọc thêm checklist quầy check-in và cách chống vé giả, vé dùng lại.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Người tham dự quên điện thoại thì check-in thế nào?

Tra theo tên hoặc số điện thoại trong danh sách người tham dự rồi đánh dấu đã check-in, hoặc nhập mã vé nếu họ nhớ.

Có nên cho người đi thay vào không?

Tuỳ chính sách chương trình. Nếu cho phép, hãy cập nhật tên trên hệ thống để thẻ đeo và số liệu tham dự chính xác.

Bao nhiêu nhân sự hỗ trợ là đủ?

Ngoài nhân sự quét, nên có ít nhất 1 người ở bàn hỗ trợ cho mỗi 2–3 làn quét vào giờ cao điểm.