Cách nhận đăng ký và check-in khách tham quan hội chợ, triển lãm

Vì sao hội chợ, triển lãm nên cho khách đăng ký tham quan trước?

Đăng ký trước biến lượt khách tham quan thành dữ liệu có ích: ai đến, đến từ đâu, quan tâm lĩnh vực nào. Với hội chợ chuyên ngành, số liệu đó quyết định giá trị của gian hàng trong mắt đơn vị trưng bày và nhà tài trợ.

• Giảm hàng chờ ở cửa: khách đến với vé QR có sẵn, không đứng điền phiếu giấy.
• Báo cáo thành phần khách: đếm được số khách theo nhóm, lĩnh vực, tỉnh thành.
• Liên lạc trước ngày khai mạc: gửi lịch hội thảo bên lề, hướng dẫn đường đi, giờ mở cửa.

Form đăng ký tham quan hội chợ nên có những trường nào?

Form tham quan nên ngắn: họ tên, email, số điện thoại cộng ba đến bốn trường phục vụ báo cáo. Trường có tập giá trị cố định nên là danh sách lựa chọn để thống kê được.

Trường	Kiểu trường gợi ý	Dùng để
Đơn vị, công ty	Văn bản tự do	In thẻ đeo, báo cáo doanh nghiệp tham quan
Bạn là	Danh sách lựa chọn, ví dụ: Doanh nghiệp, Nhà phân phối, Hộ sản xuất, Sinh viên, Khác	Chia nhóm khách cho nhà tài trợ
Lĩnh vực quan tâm	Danh sách lựa chọn theo ngành của hội chợ	Gợi ý gian hàng, báo cáo nhu cầu
Tỉnh, thành	Danh sách lựa chọn	Biết khách đến từ đâu

Nếu bạn định chia sẻ thông tin khách cho đơn vị trưng bày, phải nói rõ ngay trên form và hỏi riêng, xem bài bảo vệ dữ liệu người tham dự. Bộ trường cho các loại chương trình khác có ở bài mẫu form đăng ký tham gia sự kiện.

Hội chợ nhiều ngày: một vé dùng cả kỳ hay vé theo từng ngày?

Hội chợ nhiều ngày nên chọn một trong hai cách: một vé dùng cả kỳ với nhiều lượt check-in, hoặc mỗi ngày một loại vé. Trên Tickmi, loại vé có ô Số lần check-in mỗi vé; nhập số lớn hơn 1 thì một vé được quét nhiều lần.

Cách làm	Phù hợp khi	Lưu ý
Một vé cả kỳ, Số lần check-in mỗi vé lớn hơn 1	Khách thương mại đến nhiều ngày, ra vào nhiều lượt	Số lần là tổng cho cả kỳ, không tách theo ngày
Mỗi ngày một loại vé, mỗi vé quét 1 lần	Cần đếm chính xác số khách từng ngày	Nhân sự xem tên loại vé trên màn kết quả quét để đối chiếu đúng ngày

Ví dụ: hội chợ ba ngày cho khách thương mại thường chọn vé cả kỳ với 3 lượt hoặc hơn; ngày hội mở cho công chúng có thể chia vé theo ngày. Cách tổ chức chương trình kéo dài có thêm ở bài chương trình nhiều phiên, nhiều ngày.

Đón khách tại cửa: khách đã đăng ký và khách vãng lai

Cửa hội chợ nên có hai luồng riêng: luồng quét vé cho khách đã đăng ký và luồng đăng ký nhanh cho khách vãng lai. Tách luồng giúp khách có vé không phải chờ sau người đang điền form.

• Khách đã đăng ký: nhân sự quét bằng app Tickmi Studio, hoặc đặt máy tính có đầu đọc mã vạch mở Quầy tự check-in để khách tự đưa vé. Đặt Tên cổng / quầy khi bật Chế độ Kiosk để biết lượt check-in đến từ cửa nào.
• Khách vãng lai: in mã QR của link trang đăng ký trên standee. Bật Tự động duyệt đăng ký và Hiển thị vé ngay sau khi đăng ký để khách thấy vé trên điện thoại ngay, rồi sang luồng quét.
• Khách VIP, đơn vị trưng bày: in thẻ đeo trước theo loại vé, hoặc mở Trạm in để thẻ tự in khi check-in.

Các bước bật trang đăng ký có ở hướng dẫn tạo trang đăng ký; cách chia làn có ở bài bố trí làn check-in.

Báo cáo khách tham quan cho nhà tài trợ lấy từ đâu?

Số liệu báo cáo lấy từ ba nơi trên Tickmi: màn hình thống kê check-in, lịch sử quét vé và file xuất danh sách người tham dự. Không cần gộp tay từ nhiều bảng.

1. Màn hình thống kê check-in: tỷ lệ đã đến, lượt check-in theo 15 phút và tiến độ theo loại vé. Link không cần đăng nhập, gửi được cho đối tác tài trợ theo dõi trực tiếp; khi đó nên để tên người vừa check-in ở chế độ Viết tắt. Xem hướng dẫn màn hình thống kê check-in.
2. Lịch sử quét vé: từng lượt quét có thời gian, nguồn và người quét, phù hợp để so sánh các cửa. Cách đọc có ở bài đọc thống kê theo nguồn quét.
3. Xuất dữ liệu: file có cột Nguồn (tự đăng ký hay nhập từ Excel), cột Check-in và các trường như lĩnh vực quan tâm, đủ để lập bảng thành phần khách.

Checklist đăng ký và check-in hội chợ, triển lãm

• Trang đăng ký đã bật truy cập công khai, link và mã QR đã in lên standee, thư mời, bài đăng.
• Form không quá bốn trường thêm; trường thống kê là danh sách lựa chọn.
• Đã chọn cách vé nhiều ngày và đặt Số lần check-in mỗi vé tương ứng.
• Luồng khách vãng lai đã thử trên điện thoại thật bằng mạng 4G.
• Mỗi cửa có tên riêng; máy quét đã tải dữ liệu offline.
• Link màn hình thống kê đã gửi cho người cần theo dõi.

Lỗi thường gặp ở hội chợ, triển lãm

• Để Số lần check-in mỗi vé bằng 1 cho vé cả kỳ. Ngày thứ hai khách bị báo vé đã sử dụng.
• Một luồng chung cho cả khách có vé và khách vãng lai. Hàng dài ngay giờ mở cửa.
• Lĩnh vực quan tâm là ô gõ tự do. Cuối kỳ không thống kê được.
• Tắt tự động duyệt cho khách vãng lai. Khách đứng chờ ban tổ chức duyệt mới có vé.
• Chia sẻ danh sách khách cho đơn vị trưng bày khi khách chưa đồng ý.

Ví dụ thực tế: VietShrimp Aquaculture International Fair, hội chợ quốc tế ngành tôm, dùng Tickmi nhận đăng ký, gửi vé QR và check-in khách tham quan cho kỳ 2023 tại Cần Thơ và 2024 tại Cà Mau, hơn 3.500 vé qua hai kỳ. Xem thêm trang đăng ký online và in thẻ đeo badge.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Khách đến hội chợ mà chưa đăng ký thì sao?

Đặt mã QR trang đăng ký tại cửa. Nếu bật Tự động duyệt đăng ký và Hiển thị vé ngay sau khi đăng ký, khách thấy vé trên điện thoại ngay và check-in được luôn.

Hội chợ ba ngày thì vé có dùng lại được không?

Được, nếu đặt Số lần check-in mỗi vé lớn hơn 1 cho loại vé đó. Lưu ý số lần là tổng cho cả kỳ, không tách theo ngày; muốn đếm riêng từng ngày thì tạo mỗi ngày một loại vé.

Có thống kê khách theo giờ và theo cửa không?

Có. Màn hình thống kê check-in hiện lượt check-in theo 15 phút và theo loại vé; lịch sử quét vé ghi thời gian, nguồn và người quét của từng lượt.

Nhà tài trợ có xem số liệu trực tiếp được không?

Được. Gửi link màn hình thống kê check-in cho họ; link không cần đăng nhập. Nên đặt tên trong danh sách Vừa check-in ở chế độ Viết tắt hoặc Ẩn, và dùng Đổi link để vô hiệu link cũ khi không cần nữa.

Có in thẻ đeo cho khách VIP và đơn vị trưng bày được không?

Được. Bạn in thẻ đeo hàng loạt theo loại vé trước ngày khai mạc, hoặc mở Trạm in để thẻ tự in ngay khi khách check-in.