Lộ trình vé và check-in cho tiệc cuối năm: từ danh sách nhân sự đến phần quay số

Tiệc cuối năm cần chuẩn bị vé và check-in từ khi nào?

Nên bắt đầu khoảng hai tuần trước ngày tiệc: tuần đầu chốt danh sách và thiết kế, tuần sau gửi vé và chạy thử. Lộ trình gợi ý dưới đây là ví dụ, bạn co giãn theo quy mô của công ty:

Mốc	Việc cần xong
Trước 14 ngày	Chốt danh sách nhân sự, khách mời đối tác; tạo các loại vé (nhân viên, lãnh đạo, khách mời)
Trước 10 ngày	Thiết kế vé và email theo chủ đề tiệc; cấu hình gửi vé từ email công ty
Trước 7 ngày	Nhập danh sách từ Excel, gửi vé QR, xử lý email gửi lỗi
Trước 1 ngày	Nhắc lịch; cài app cho đội đón tiếp; tạo giải thưởng và quay thử
Ngày tiệc	Tải dữ liệu offline, mở màn chào, check-in, quay số trên danh sách đã check-in
Sau tiệc	Xuất danh sách trúng thưởng để trao quà, xuất danh sách tham dự

Nội dung sân khấu, MC và thứ tự tiết mục nằm ở bài kịch bản tiệc tất niên; bài này tập trung vào vé, đón tiếp và quay số.

Phát vé tiệc cuối năm cho nhân viên và người đi cùng thế nào?

Cách gọn nhất là nhập file nhân sự vào Tickmi, mỗi người nhận một vé QR riêng qua email công ty. Người đi cùng được tính bằng số vé của từng người, không cần thêm dòng riêng.

1. Chia loại vé theo nhóm cần phân biệt khi đón tiếp: nhân viên, lãnh đạo, khách mời đối tác.
2. Tạo trường riêng nếu cần, ví dụ Phòng ban hoặc Số bàn, bằng Trường thông tin → Tạo trường mới.
3. Bấm Nhập người tham dự, chọn Tải file mẫu, điền danh sách. Cột Số lượng là số vé của người đó, ví dụ 2 nếu nhân viên đi cùng một người thân.
4. Tải file lên và xem kết quả. Dòng lỗi có trong Tải file lỗi, sửa rồi nhập lại phần đó.
5. Gửi vé qua email tự động của loại vé. Ở tab Vé, vé nào Gửi lỗi thì sửa email rồi bấm Gửi lại email.

Thư mời từ địa chỉ của công ty dễ vào hộp thư chính hơn; cách cấu hình có ở hướng dẫn thiết kế email và gửi bằng tên miền riêng. Lưu ý: nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có, nên hãy rà danh sách kỹ trước khi nhập. Mỗi vé phát hành dùng một lượt phát hành vé; tài khoản mới có miễn phí 100 lượt phát hành vé để thử.

Sảnh tiệc cần bao nhiêu làn quét vé?

Số làn quét phụ thuộc số người đến trong khung cao điểm, không phải tổng số khách. Tiệc cuối năm thường dồn khách trong khoảng 30 phút trước giờ khai mạc.

Ví dụ: 400 người, phần lớn đến trong 30 phút, mỗi lượt quét kèm chào hỏi mất khoảng 10 giây. Một làn xử lý khoảng 180 người trong 30 phút, nên cần ít nhất ba làn, cộng một quầy hỗ trợ cho người quên vé. Cách tính chi tiết có ở bài tính số nhân sự và làn check-in.

• Làn quét bằng điện thoại: nhân sự đăng nhập app Tickmi Studio, quét ở tab Quét. Xem hướng dẫn check-in bằng app Tickmi Studio.
• Kiosk tự check-in: máy tính bảng đặt ở bàn, người tham dự tự đưa mã QR vào camera.
• Quầy hỗ trợ: tìm theo tên hoặc số điện thoại ở tab Người tham dự, hoặc nhập Mã vé 8 ký tự.
• Sóng yếu ở sảnh khách sạn: vào Khác → Vận hành → Offline check-in, bấm Tải dữ liệu offline khi còn mạng. Lượt quét lúc mất mạng tự đồng bộ khi có mạng lại.

Nếu đã tạo trường Số bàn, tick hiển thị trường này ở mục thông tin hiển thị khi quét để nhân sự chỉ chỗ ngồi ngay khi quét xong. Muốn tạo khoảnh khắc chụp ảnh ở sảnh, bật Màn chào để tên từng người hiện lên màn LED ngay khi check-in.

Làm sao để chỉ người có mặt mới được quay số?

Chọn tập người quay là Đã check-in. Khi đó, ai vắng mặt sẽ không có tên trong vòng quay, và quà không rơi vào người đã về sớm hay không đến.

1. Vào Tương tác → Rút thăm may mắn, bấm Thêm giải cho từng giải, nhập số lượng và số người trúng mỗi lần quay.
2. Ở mục Người tham gia quay, chọn Đã check-in.
3. Ở mục Thông tin hiện khi quay, chọn họ tên kèm phòng ban hoặc số thứ tự vé, tránh số điện thoại.
4. Quay thử trên máy chiếu thật, rồi bấm Xoá toàn bộ lượt quay thử để số suất giải trở về ban đầu.
5. Lúc lên sân khấu: Quay trực tiếp, chọn giải ở CHỌN GIẢI, bấm BẮT ĐẦU.

Tab Lịch sử lưu từng lượt trúng và cho xuất file để bộ phận hành chính trao quà. Tập người quay áp dụng cho cả vòng quay, chưa lọc riêng theo loại vé. Các bước đầy đủ có ở hướng dẫn quay số may mắn trực tiếp, cách giữ quay số công bằng ở bài quay số may mắn minh bạch.

Checklist vé và check-in tiệc cuối năm

• Danh sách đã lọc trùng email, đúng loại vé, đúng số lượng vé người đi cùng.
• Email gửi thử đã đến hộp thư chính, nút xem vé hoạt động.
• Không còn vé ở trạng thái Gửi lỗi trước ngày tiệc.
• Đội đón tiếp đã được thêm vào tổ chức với vai trò Nhân viên check-in và đã cài app.
• Mỗi máy quét đã tải dữ liệu offline sáng ngày tiệc.
• Màn chào đã check-in thử một vé và hiện đúng tên.
• Giải thưởng đã nhập, đã quay thử và xoá lượt quay thử, tập người quay là Đã check-in.

Lỗi thường gặp ở tiệc cuối năm

• Quay số trên toàn bộ danh sách. Người không đến vẫn trúng, MC phải quay lại nhiều lần.
• Quên xoá lượt quay thử. Giải bị trừ suất từ trước, số suất còn lại không khớp thể lệ đã công bố.
• Dồn hết khách vào một làn quét. Hàng dài đúng lúc lãnh đạo đến.
• Gửi vé muộn sát ngày. Không còn thời gian xử lý email sai hoặc vào spam.
• Không chuẩn bị cho sóng yếu. Sảnh tiệc ở tầng hầm hoặc sảnh lớn thường mất sóng khi đông người.

Ví dụ thực tế: CBRE Vietnam dùng Tickmi phát vé QR và check-in cho tiệc cuối năm 2024 và 2025; Ocean Group quay số trên danh sách người đã check-in cho các doanh nghiệp khách hàng. Tổng quan giải pháp đón tiếp có ở trang phần mềm check-in sự kiện và quay số may mắn.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên không mở được email vé thì check-in thế nào?

Nhân sự tìm theo tên hoặc số điện thoại ở tab Người tham dự trên app Tickmi Studio, hoặc nhập Mã vé 8 ký tự ở mục Nhập mã vé. Bạn cũng có thể gửi lại email vé từ tab Vé.

Nhân viên đi cùng người thân thì phát vé thế nào?

Trong file Excel nhập người tham dự, điền cột Số lượng bằng số vé của người đó, ví dụ 2. Mỗi vé có mã QR riêng và dùng một lượt phát hành vé.

Sảnh tiệc mất sóng thì có check-in được không?

Được, nếu đã bấm Tải dữ liệu offline trên app trước khi mất mạng. Lượt quét được ghi nhận ngoại tuyến và tự đồng bộ khi có mạng lại.

Làm sao để người vắng mặt không trúng thưởng?

Ở mục Người tham gia quay của Rút thăm may mắn, chọn Đã check-in. Chỉ người đã check-in mới có tên trong vòng quay.

Có quay số riêng cho từng nhóm như nhân viên và khách mời được không?

Tập người quay trên Tickmi chọn theo Tất cả, Đã có vé hoặc Đã check-in cho cả vòng quay, chưa lọc theo loại vé. Vì vậy nên xây thể lệ giải áp dụng chung cho mọi người có mặt.