Kiến thức
Tổ chức ngày hội du học: một vé QR đi từ cổng tới từng quầy tư vấn
Cách tổ chức ngày hội du học gọn nhất là coi mỗi học sinh, phụ huynh có một hành trình 4 chặng: đăng ký online, check-in ở cổng, vào phiên hội thảo, ghé các quầy tư vấn. Với Tickmi, một vé QR được quét ở cả 4 chặng, nên sau ngày hội bạn biết ai đã đến, nghe phiên nào và ghé quầy của trường nào để các trường liên hệ lại.
Ngày hội du học gồm những chặng nào?
Một ngày hội du học hay ngày hội tuyển sinh có 4 chặng mà ban tổ chức cần ghi nhận: đăng ký, vào cổng, vào phiên hội thảo, ghé quầy tư vấn. Thiếu dữ liệu ở chặng nào thì sau ngày hội bạn mất câu trả lời ở chặng đó.
| Chặng | Câu hỏi cần trả lời | Cách ghi nhận trên Tickmi |
|---|---|---|
| 1. Đăng ký | Ai quan tâm, quan tâm nước nào, ngành nào? | Trang đăng ký với trường thông tin riêng, đăng ký xong nhận vé QR qua email |
| 2. Cổng vào | Bao nhiêu người thực sự đến, đến lúc mấy giờ? | Nhân sự quét vé bằng app Tickmi Studio, kiosk tự check-in khi đông |
| 3. Phiên hội thảo | Phiên nào đông, ai đã nghe phiên nào? | Quét lại vé ở cửa phòng, mỗi phòng một tài khoản quét |
| 4. Quầy tư vấn | Ai đã ghé quầy của trường nào? | Mỗi quầy một tài khoản nhân sự quét, lọc lịch sử theo người quét |
Điều kiện để một vé quét được ở nhiều chặng: đặt Số lần check-in mỗi vé lớn hơn 1 cho loại vé. Ví dụ giả định: 1 lần ở cổng, 2 phiên hội thảo, tối đa 5 quầy thì đặt khoảng 8 lần.
Kế hoạch tổ chức ngày hội du học theo mốc thời gian
Kế hoạch ngày hội du học nên chốt ngược từ ngày diễn ra. Mốc dưới đây là ví dụ cho một ngày hội cỡ vừa, bạn co giãn theo quy mô.
- 4–6 tuần trước: chốt danh sách trường, đơn vị tham gia, sơ đồ quầy và lịch phiên hội thảo. Mỗi quầy cử một người phụ trách quét vé.
- 3–4 tuần trước: tạo sản phẩm vé, thiết kế trang đăng ký, mở đăng ký và gửi link qua fanpage, nhóm phụ huynh, trường THPT.
- 1 tuần trước: tạo tài khoản Nhân viên check-in cho cổng, từng phòng hội thảo và từng quầy. Đặt tên tài khoản theo vị trí, ví dụ "Quay-07-Uc" hoặc "Phong-A-Canada", để lịch sử quét đọc được ngay.
- 1–2 ngày trước: gửi lại email nhắc người đã đăng ký, chạy thử quét ở mọi vị trí bằng vé test.
- Ngày diễn ra: theo dõi số đã check-in, mở thêm làn hoặc kiosk khi cổng đông.
- Trong 48 giờ sau: xuất dữ liệu, bàn giao danh sách cho từng trường.
Cách tạo tài khoản và phân quyền xem ở hướng dẫn quản lý thành viên và phân quyền. Vai trò Nhân viên check-in chỉ quét được vé, không xem hay sửa dữ liệu khác, nên giao cho đại diện các trường được.
Form đăng ký ngày hội du học nên hỏi gì?
Form đăng ký ngày hội du học chỉ nên hỏi những gì các trường thực sự dùng để tư vấn. Mỗi câu thừa làm giảm số người điền xong.
- Bắt buộc: họ tên, số điện thoại, email (để nhận vé QR).
- Nên có: bạn là học sinh hay phụ huynh, lớp hoặc năm tốt nghiệp, quốc gia quan tâm (lựa chọn), bậc học dự định.
- Tùy chọn: ngành quan tâm, phiên hội thảo muốn nghe, mức hỗ trợ tài chính mong muốn.
Câu hỏi dạng lựa chọn giúp lọc và chia danh sách theo nước nhanh hơn ô nhập tự do. Xem thêm mẫu form đăng ký tham gia và cách tạo trang đăng ký. Nếu có danh sách học sinh từ các trường THPT đối tác, bạn nhập Excel để phát hành vé trước; lưu ý nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có.
Check-in cổng ngày hội tuyển sinh khi đông người
Cổng là chặng dễ ùn nhất vì học sinh đến dồn vào đầu giờ và trước các phiên hội thảo. Hai cách giảm ùn: nhiều làn quét bằng điện thoại và kiosk để người tham dự tự quét.
- Mỗi làn một nhân sự cầm điện thoại cài app Tickmi Studio, không cần mua máy quét.
- Đặt kiosk tự check-in cạnh cổng cho người đã mở sẵn vé.
- Một bàn hỗ trợ riêng cho người quên vé: tìm theo tên trong danh sách người tham dự rồi check-in thủ công.
Cách tính số làn theo lượng người xem bố trí làn check-in.
Điểm danh phiên hội thảo và quét vé tại quầy tư vấn
Tickmi điểm danh phiên và quầy bằng cách cho mỗi phòng, mỗi quầy một tài khoản nhân sự quét riêng. Không cần thiết bị hay phần mềm khác: người tham dự đưa vé QR, nhân sự quầy quét bằng điện thoại.
Mọi lượt quét ghi vào Lịch sử quét vé kèm thời gian, nguồn quét và người quét. Khối thống kê Theo người quét cho biết mỗi tài khoản đã quét bao nhiêu lượt, nên bạn thấy ngay quầy nào đông, phòng nào vắng.
Có hai cách bố trí, chọn theo nhu cầu báo cáo:
| Cách | Khi nào dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Một sản phẩm vé, nhiều lần check-in | Ngày hội một vé vào cửa chung, phiên và quầy tự do | Đặt Số lần check-in mỗi vé đủ lớn; lọc lịch sử theo người quét |
| Mỗi phiên một sản phẩm vé | Phiên giới hạn chỗ, cần đăng ký và báo cáo riêng | Người tham dự đăng ký từng phiên, nhận vé riêng cho phiên đó |
Cách dùng app quét xem ở hướng dẫn check-in bằng app Tickmi Studio.
Sau ngày hội du học: bàn giao dữ liệu cho từng trường
Giá trị lớn nhất của ngày hội du học với các trường tham gia là danh sách người đã ghé quầy của họ. Bàn giao càng sớm, tỉ lệ liên hệ lại thành công càng cao.
- Mở Lịch sử quét vé, lọc theo tài khoản của từng quầy.
- Xuất dữ liệu ra Excel (quyền xuất dành cho Chủ sở hữu và Quản trị viên).
- Gửi file cho đúng trường, kèm số người đã nghe phiên hội thảo của trường đó.
- Tổng hợp cho ban tổ chức: đăng ký, đến thực tế, giờ cao điểm, quầy đông nhất. Đọc số liệu theo nguồn ở bài đọc thống kê theo nguồn quét.
Thỏa thuận trước với người tham dự về việc chia sẻ thông tin cho các trường tham gia, ví dụ ghi rõ trên trang đăng ký.
Lỗi thường gặp khi tổ chức ngày hội du học
- Để Số lần check-in mỗi vé = 1: vé quét ở cổng rồi thì quầy quét sẽ báo đã check-in trước đó.
- Dùng chung một tài khoản cho nhiều quầy: lịch sử không phân biệt được quầy nào.
- Đặt tên tài khoản khó hiểu như "staff1": tới lúc xuất file phải đoán lại.
- Không chạy thử: điện thoại quầy chưa đăng nhập, mất 15 phút đầu giờ.
- Form quá dài: học sinh bỏ dở giữa chừng trên điện thoại.
Tickmi có thể dùng thử miễn phí 100 lượt phát hành vé. Ngày hội không bán vé phù hợp gói theo sự kiện (chọn theo số người tham dự tối đa, đã gồm lượt phát hành vé), hoặc gói lượt trả theo lượt phát hành vé; chi tiết ở bảng giá. Xem toàn bộ giải pháp tại check-in ngày hội du học, tuyển sinh, việc làm.
Về Tickmi
Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức ngày hội du học cần chuẩn bị những gì?
Danh sách trường và sơ đồ quầy, lịch phiên hội thảo, trang đăng ký online, vé QR cho người đăng ký, nhân sự quét ở cổng, phòng hội thảo và từng quầy, kế hoạch bàn giao dữ liệu cho các trường sau ngày hội.
Làm sao biết học sinh đã ghé quầy tư vấn của trường nào?
Trên Tickmi, mỗi quầy dùng một tài khoản nhân sự quét. Lịch sử quét vé ghi người quét, lọc được theo từng tài khoản và xuất Excel để gửi cho từng trường.
Một vé có quét được ở cổng, phòng hội thảo và quầy không?
Được, nếu đặt Số lần check-in mỗi vé lớn hơn 1 cho loại vé. Mỗi lần quét được ghi lại kèm thời gian và người quét.
Có cần mua máy quét cho các quầy không?
Không bắt buộc. Nhân sự quét bằng app Tickmi Studio trên điện thoại; có thể thêm kiosk tự check-in hoặc đầu đọc mã vạch ở cổng khi đông.
Đại diện các trường có xem được dữ liệu của ban tổ chức không?
Không, nếu bạn cấp vai trò Nhân viên check-in. Vai trò này chỉ quét vé, không xem hay sửa dữ liệu khác; ban tổ chức xuất file và gửi cho từng trường.
Phát hành vé QR, gửi email, check-in và tương tác với người tham dự trên một nền tảng.