Danh sách khách và thẻ tên cho họp báo, họp khách hàng nhỏ: xong trong 1 ngày

Lịch làm thẻ tên cho họp báo trong 1 ngày

Thẻ tên cho họp báo xong được trong 1 ngày khi danh sách chốt trước, thiết kế sau. Bảng dưới là lịch gợi ý cho một buổi họp báo khoảng 60 người (ví dụ giả định), làm trong ngày trước chương trình.

Khung giờ	Việc	Đầu ra
8:00–10:00	Gom danh sách từ các đầu mối (PR, kinh doanh, ban giám đốc)	Một file duy nhất, mỗi người một dòng
10:00–11:30	Soát tên, chức danh, đơn vị; gọi xác nhận người còn lơ lửng	Danh sách chốt lần 1
11:30–13:00	Nhập danh sách vào Tickmi, duyệt để phát hành vé	Mỗi người có một vé với mã riêng
13:00–15:00	Chọn mẫu thẻ, đưa trường dữ liệu lên thẻ, in thử 2–3 thẻ	Mẫu thẻ đã duyệt
15:00–17:00	In cả loạt, cho vào bao, xếp theo tên	Hộp thẻ sẵn sàng

Chốt danh sách khách trước khi làm thẻ tên hội nghị

Danh sách quyết định chất lượng thẻ tên hội nghị: thẻ chỉ đúng khi dữ liệu đúng. Thống nhất các cột ngay từ file đầu tiên.

Cột	Có in lên thẻ?	Ghi chú
Họ và tên	Có, chữ to nhất	Viết đúng dấu, đúng cách người đó muốn được gọi
Chức danh	Có, chữ nhỏ	Viết gọn: "Phó Tổng Giám đốc" thay vì cả dòng chức vụ kiêm nhiệm
Đơn vị / Cơ quan báo	Có	Tên thường gọi của công ty hoặc tờ báo, thống nhất viết hoa
Nhóm (Báo chí, Khách hàng, Diễn giả, Ban tổ chức)	Có, thành nhãn	Dùng để tách loại vé
Email, Số điện thoại	Không	Để liên hệ

Trong Tickmi, mỗi nhóm nên là một loại vé. Chức danh và đơn vị là trường tuỳ chỉnh: vào Thiết lập → Thông tin → tab Trường thông tin người tham dự, bấm Tạo trường mới rồi bật trường đó cho sản phẩm vé. Sau đó ở mục Người tham dự, bấm Nhập người tham dự, chọn Tải file mẫu (file đã có sẵn các cột vừa tạo), điền và tải lên. Dòng lỗi được trả về trong file lỗi kèm lý do.

Người được nhập nằm ở trạng thái Chờ duyệt. Khi bạn duyệt, vé được phát hành và dùng lượt phát hành vé. Nếu chương trình chỉ cần thẻ tên, không cần gửi vé qua email, hãy kiểm tra tuỳ chọn Gửi mail trong loại vé trước khi duyệt: tắt thì vé vẫn được tạo nhưng không gửi email. Chi tiết từng bước có ở hướng dẫn quản lý người tham dự.

Chọn khổ và cách in thẻ tên theo máy in bạn đang có

Khi chỉ có 1 ngày, hãy chọn cách in theo thiết bị sẵn có. Trong Tickmi Studio, khổ giấy và cách in được nhớ riêng trên từng máy tính.

• Chỉ có máy in văn phòng: ở mục Check-in → Thẻ đeo, chọn Giữa tờ A4 (mỗi thẻ giữa một tờ, có dấu cắt) hoặc Xếp lên giấy A4 (nhiều thẻ trên một tờ, cắt theo đường kẻ), rồi cho vào bao đeo.
• Có máy in thẻ: chọn Đúng khổ thẻ.
• Chỉ có máy in tem nhiệt: dùng mục In tem với khổ 100 x 150 mm, loại tem dùng làm bảng tên đeo cổ.

So sánh các khổ thẻ phổ biến, bao thẻ và dây đeo có ở bài thẻ đeo hội nghị: chọn khổ, nội dung và cách in.

Nội dung trên thẻ tên họp báo và họp khách hàng

Thẻ tên họp báo chỉ cần trả lời ba câu: người này là ai, từ đâu đến, thuộc nhóm nào.

1. Tên to nhất, đọc được ở khoảng cách bắt tay.
2. Chức danh và đơn vị ở cỡ nhỏ hơn, mỗi thứ một dòng.
3. Nhãn nhóm như BÁO CHÍ, KHÁCH MỜI, DIỄN GIẢ, để lễ tân nhìn là biết cần dẫn khách đi đâu.
4. Mã QR của vé nếu bạn check-in bằng thẻ hoặc cần tra cứu nhanh.

Trong trình thiết kế, bạn chèn tên, chức danh, đơn vị bằng Thông tin tự điền. Để dùng một mẫu cho mọi nhóm, đặt nhãn BÁO CHÍ rồi bật Hiện có điều kiện để nhãn chỉ in với người thuộc nhóm báo chí. Cách chia nhóm và quy ước màu nhãn có ở bài phân loại vé VIP, báo chí, khách mời.

In thẻ tên trước hay in tại chỗ?

Với chương trình 20–150 người, cách an toàn nhất là in trước toàn bộ người đã xác nhận, và mang một máy in nhỏ đến địa điểm cho khách phát sinh. In tại chỗ toàn bộ chỉ hợp lý khi danh sách thay đổi liên tục và bạn có người trực máy in.

1. Mở Check-in → Thẻ đeo, bấm Chọn mẫu thẻ đeo, chọn cách xếp trang, khổ giấy, in 2 mặt rồi lưu.
2. Bấm In thử: Tickmi in một thẻ thử có chữ MẶT TRƯỚC, MẶT SAU để bạn kiểm tra chiều in.
3. Ở bước In thẻ, lọc theo loại vé nếu muốn in từng nhóm, rồi bấm In tất cả thẻ theo bộ lọc.
4. Kiểm tra trạng thái: mỗi vé hiện Chưa in hoặc Đã in [n] lần. Bật Chỉ vé chưa in thẻ để in bổ sung mà không trùng.

Nếu muốn thẻ tự in khi khách check-in, trên máy tính nối máy in bấm Mở trạm in, chọn in Thẻ đeo rồi bấm Bắt đầu tự in; cài thêm Tickmi Print để in thẳng, không qua hộp thoại in. Thao tác đầy đủ có ở hướng dẫn in tem và thẻ đeo.

Khách đến không có tên trong danh sách: làm thẻ tên tại chỗ

Khách phát sinh là chuyện bình thường ở họp báo, nhất là phóng viên được tòa soạn cử thay người. Hãy quyết trước ai được đồng ý cho thêm người.

1. Trên máy tính ở quầy, vào Người tham dự, bấm Thêm người tham dự, điền họ tên, chức danh, đơn vị, chọn loại vé, bấm Lưu.
2. Duyệt người vừa thêm để phát hành vé.
3. Vào Thẻ đeo, tìm tên, tick chọn và bấm In thẻ đã chọn. Nếu đang chạy Trạm in, chỉ cần gõ Mã vé ở ô Check-in chủ động, thẻ tự in sau khi check-in thành công.

Với phóng viên được cử thay, hãy thêm đúng tên người thực tế đến thay vì dùng lại vé của người vắng, để danh sách check-in khớp với người có mặt.

Sửa sai chính tả trên thẻ tên mà không làm rối danh sách

Thẻ in sai tên thì sửa trên người tham dự rồi in lại đúng thẻ đó. Không nhập lại cả file: Tickmi nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có, nên nhập lại sẽ tạo người trùng.

Thẻ in lại luôn lấy dữ liệu mới nhất: mở người đó, sửa, lưu, rồi vào Thẻ đeo chọn đúng người và in lại. Để giảm sai từ đầu, nhờ một người không làm danh sách đọc soát toàn bộ tên theo từng nhóm trước khi in cả loạt.

Lỗi thường gặp khi làm thẻ tên cho họp báo

Lỗi	Hậu quả	Cách tránh
Thiết kế trước khi chốt danh sách	In lại nhiều lần, tốn giấy và thời gian	Chốt danh sách trước 11:30, thiết kế sau
Chức danh quá dài	Chữ tràn hoặc bị thu nhỏ khó đọc	Viết gọn chức danh, thử với dòng dài nhất
Chọn Đúng khổ thẻ cho máy in văn phòng	Thẻ in thành hình nhỏ ở góc giấy	Dùng Giữa tờ A4 hoặc Xếp lên giấy A4
Không in thử	Mặt sau ngược chiều mặt trước	Luôn bấm In thử trước khi in cả loạt
Nhập lại file để sửa tên	Người tham dự bị trùng	Sửa trực tiếp trên người tham dự
Không có phương án tại chỗ	Khách phát sinh phải viết tay thẻ tên	Mang máy tính, máy in nhỏ, bao thẻ trống

Trước giờ đón khách, máy ở quầy cần đăng nhập sẵn Tickmi Studio và đã in thử một thẻ trên chính máy đó. Tài khoản Tickmi mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé, đủ cho một buổi họp báo nhỏ; chương trình lớn hơn xem bảng giá. Tổng quan giải pháp có ở trang in thẻ đeo badge.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Làm thẻ tên cho họp báo cần những thông tin gì?

Tối thiểu gồm họ tên (chữ to nhất), chức danh, đơn vị hoặc cơ quan báo và nhãn nhóm như BÁO CHÍ, KHÁCH MỜI. Có thể thêm mã QR của vé nếu bạn check-in bằng thẻ, cùng logo và tên chương trình ở cỡ nhỏ.

Có làm kịp danh sách và thẻ tên cho 100 người trong 1 ngày không?

Kịp, nếu chốt danh sách trước buổi trưa, nhập bằng file Excel theo file mẫu, dùng một mẫu thẻ chung cho mọi nhóm và in thử trước khi in cả loạt. Phần tốn thời gian nhất thường là soát tên và chức danh, không phải khâu in.

Không có máy in thẻ thì in thẻ tên hội nghị bằng gì?

Dùng máy in văn phòng với khổ giấy Giữa tờ A4 hoặc kiểu Xếp lên giấy A4 có đường cắt trong Tickmi, rồi cho thẻ vào bao đeo. Chỉ chọn Đúng khổ thẻ khi dùng máy in thẻ hoặc máy đã lắp đúng khổ giấy đó.

Khách đến họp báo không có tên trong danh sách thì làm sao?

Thêm người tham dự ngay trên máy tính ở quầy, duyệt để phát hành vé, rồi chọn người đó trong mục Thẻ đeo và in thẻ. Nếu đang chạy Trạm in, check-in vé của khách trên máy trạm là thẻ tự in.

In nhầm tên trên thẻ thì có phải nhập lại danh sách không?

Không. Sửa trực tiếp trên người tham dự rồi in lại thẻ cho đúng người đó; thẻ in lại lấy dữ liệu mới nhất. Nhập lại file Excel chỉ thêm người mới nên sẽ tạo người trùng.

Làm thẻ tên trên Tickmi có miễn phí không?

Tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé, đủ để làm danh sách và thẻ tên cho một buổi họp báo nhỏ. Chương trình lớn hơn có thể chọn gói phù hợp, chi tiết xem ở trang bảng giá của Tickmi.