Mẫu thiệp mời online: lời mời và bố cục cho 5 loại chương trình

Bố cục chung của một mẫu thiệp mời điện tử

Mọi mẫu thiệp mời điện tử nên đọc được trong 5 giây trên màn hình điện thoại. Vì vậy thứ tự thông tin quan trọng hơn hoa văn. Bố cục dưới đây áp dụng được cho mọi thiệp mời online có mã QR.

Bố cục gợi ý, từ trên xuống:

1. Logo và tên đơn vị mời: nhỏ, ở đầu thiệp.
2. Tên chương trình: chữ to nhất trên thiệp.
3. Tên người được mời: điền riêng từng người, không để "Quý khách" chung chung khi đã có danh sách.
4. Thời gian và địa điểm: ghi đủ giờ, ngày, tên tòa nhà, tầng hoặc phòng.
5. Mã QR và mã vé: đặt ở góc dưới, đủ lớn để quét, có mã chữ để nhập tay khi cần.
6. Một dòng hướng dẫn: "Vui lòng xuất trình mã này tại quầy đón tiếp."

Thiệp mời online đẹp thường dùng tối đa hai màu chính, một font tiêu đề và một font nội dung. Khoảng trắng giúp thiệp trông sang hơn mọi chi tiết trang trí.

Thông tin bắt buộc trên thiệp mời online

Thiệp thiếu một trong các dòng dưới đây sẽ khiến người nhận phải hỏi lại ban tổ chức. Bảng sau tóm tắt dòng nào bắt buộc và dòng nào tùy loại chương trình.

Thông tin	Bắt buộc?	Ghi chú
Tên chương trình	Có	Đúng tên chính thức, không viết tắt nội bộ
Tên người được mời	Có, nếu có danh sách	Kiểm tra chính tả, dấu tiếng Việt
Thời gian	Có	Ghi giờ đón khách nếu khác giờ khai mạc
Địa điểm	Có	Tên tòa nhà, tầng, phòng, lối vào
Mã QR, mã vé	Có, nếu soát vé	Mỗi người một mã riêng
Đầu mối liên hệ	Có	Tên và số điện thoại hoặc email
Trang phục (dress code)	Tùy	Cần với gala, tiệc tri ân
Chương trình tóm tắt	Tùy	Hữu ích với hội thảo, workshop

Mẫu lời mời theo từng loại chương trình

Mỗi loại chương trình cần một giọng lời mời khác nhau. Các khung dưới đây là ví dụ giả định, phần trong ngoặc vuông là chỗ bạn thay bằng thông tin thật.

Hội nghị, hội thảo doanh nghiệp

Giọng trang trọng, nhấn vào nội dung và diễn giả.

"Trân trọng kính mời [Anh/Chị] [Họ tên], [Chức danh], [Đơn vị] tham dự [Tên hội nghị]. Chương trình gồm [số] phiên chia sẻ về [chủ đề]. Thời gian: [giờ], [ngày]. Địa điểm: [địa chỉ]."

Bố cục: tên hội nghị lớn, khối thông tin dạng cột, mã QR bên phải. Nên ghi chức danh và đơn vị để người tham dự thấy mình được mời đúng vai.

Khai trương, ra mắt sản phẩm

Giọng hào hứng, nhấn vào điều mới mà khách sẽ được thấy đầu tiên.

"[Tên thương hiệu] hân hạnh mời [Anh/Chị] [Họ tên] đến xem trước [sản phẩm/cửa hàng mới] vào [giờ], [ngày] tại [địa điểm]. Khách mời sẽ là những người đầu tiên trải nghiệm [điểm nổi bật]."

Bố cục: ảnh sản phẩm hoặc mặt tiền chiếm nửa trên, thông tin gọn ở nửa dưới.

Gala, tiệc tri ân

Giọng ấm, cảm ơn trước rồi mới mời.

"Cảm ơn [Anh/Chị] [Họ tên] đã đồng hành cùng [Tên đơn vị] trong [năm/giai đoạn]. Trân trọng kính mời [Anh/Chị] tham dự [Tên đêm gala] lúc [giờ], [ngày] tại [địa điểm]. Trang phục: [dress code]."

Bố cục: nền tối hoặc màu thương hiệu đậm, chữ vàng hoặc trắng, ghi rõ dress code và số bàn nếu có.

Hội thảo trường học, lễ của nhà trường

Giọng lịch sự, rõ ràng, phù hợp cả phụ huynh và học sinh.

"Ban Giám hiệu [Tên trường] trân trọng kính mời [Quý phụ huynh/Em] [Họ tên], [lớp], tham dự [Tên chương trình] vào [giờ], [ngày] tại [hội trường]. Vui lòng mang theo mã QR trên thiệp để check-in tại cổng."

Bố cục: logo trường, tên chương trình, cột thông tin lớp hoặc khối. Chữ to, ít trang trí.

Workshop, lớp học ngắn

Giọng thân thiện, nói rõ người tham dự cần chuẩn bị gì.

"Chào [Họ tên], chỗ của bạn tại [Tên workshop] đã được giữ. Hẹn gặp bạn lúc [giờ], [ngày] tại [địa điểm]. Mang theo [laptop/dụng cụ] nhé."

Bố cục: thiệp nhỏ gọn, có mục "cần mang theo" và tên người hướng dẫn.

Checklist trước khi gửi thiệp mời online

Gửi thử cho chính mình là bước rẻ nhất để tránh gửi sai cho hàng trăm người. Đi hết danh sách sau trước khi bấm gửi:

• [ ] Tên chương trình, giờ, ngày, địa điểm khớp với kế hoạch đã chốt.
• [ ] Tên người được mời dài nhất vẫn hiển thị đủ, không tràn khung.
• [ ] Mã QR quét được từ màn hình điện thoại và khi in ra giấy.
• [ ] Có mã vé dạng chữ để nhân sự nhập tay.
• [ ] Có đầu mối liên hệ còn nghe máy trong ngày diễn ra.
• [ ] Đã gửi thử cho chính mình và mở trên cả máy tính lẫn điện thoại.
• [ ] Tiêu đề email nêu rõ tên chương trình, không viết hoa toàn bộ.

Lỗi thường gặp với mẫu thiệp mời online

Phần lớn lỗi đến từ việc thiết kế cho đẹp trên máy tính rồi quên người nhận mở bằng điện thoại.

Lỗi	Hậu quả	Cách tránh
Chữ nhỏ, nhiều hoa văn	Khó đọc trên điện thoại	Tên chương trình và giờ phải đọc được khi chưa phóng to
Dùng một ảnh thiệp chung cho mọi người	Không biết ai đã đến, mã dễ bị dùng chung	Mỗi người một thiệp có mã QR riêng
Thiếu tầng, phòng, lối vào	Người tham dự gọi hỏi liên tục	Ghi đủ địa chỉ chi tiết
Mã QR đặt sát mép hoặc trên nền rối	Máy quét không đọc được	Chừa lề trắng quanh mã, quét thử trước
Nhập lại cả file Excel để sửa một tên	Tạo người tham dự trùng	Sửa trực tiếp trên người tham dự đó

Biến mẫu thiệp mời online thành thiệp có QR trên Tickmi

Trên Tickmi, bạn dựng thiệp một lần, hệ thống điền tên và tạo mã QR riêng cho từng người tham dự. Các bước ngắn:

1. Tạo sản phẩm vé và loại vé cho từng nhóm khách (ví dụ VIP, Khách mời).
2. Bấm Chọn mẫu vé từ kho, chọn mẫu gần với loại chương trình rồi bấm Dùng mẫu. Đổi logo, màu và chữ theo khung lời mời ở trên.
3. Chèn họ tên, chức danh, loại vé bằng mục Thông tin tự điền; mã QR và mã vé được tạo cho từng người.
4. Ở tab Gửi mail, bật Gửi email tự động khi người tham dự được duyệt, chọn mẫu email, bật Đính kèm file vé vào email nếu cần.
5. Bấm Tải file mẫu, điền danh sách rồi nhập. Người mới nhập ở trạng thái Chờ duyệt; nên thêm chính bạn làm một người tham dự để nhận thử trước (người này cũng tính 1 lượt phát hành vé khi được duyệt).
6. Kiểm tra thiệp thử xong, bấm Duyệt tất cả để phát hành và gửi.

Chi tiết thao tác thiết kế có ở hướng dẫn thiết kế vé và thư viện mẫu. Cách chọn loại mã QR và kênh gửi xem ở bài thư mời có mã QR; câu chữ cho phần thân email xem mẫu email mời tham dự. Tổng quan tính năng có ở trang thiệp mời online. Tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé, chi tiết ở bảng giá.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu thiệp mời online cần có những thông tin gì?

Tối thiểu gồm tên chương trình, tên người được mời, thời gian, địa điểm chi tiết, mã QR kèm mã vé dạng chữ và đầu mối liên hệ. Gala nên thêm dress code; hội thảo, workshop nên thêm chương trình tóm tắt.

Lời mời trên thiệp hội nghị và thiệp khai trương khác nhau thế nào?

Thiệp hội nghị dùng giọng trang trọng, nhấn vào nội dung, diễn giả và ghi chức danh người được mời. Thiệp khai trương, ra mắt sản phẩm dùng giọng hào hứng, nhấn vào điều mới khách sẽ thấy đầu tiên và thường có ảnh lớn.

Có mẫu thiệp mời điện tử sẵn để chỉnh sửa không?

Có. Trong Tickmi Studio, bạn bấm Chọn mẫu vé từ kho, chọn mẫu rồi bấm Dùng mẫu, sau đó đổi logo, màu và chữ. Họ tên và mã QR của từng người tham dự được điền tự động.

Làm sao để mỗi người nhận một thiệp mời online có tên riêng?

Nhập danh sách người tham dự bằng file mẫu Excel, chèn họ tên vào thiệp bằng mục Thông tin tự điền, rồi duyệt để hệ thống phát hành thiệp có mã QR riêng và gửi qua email cho từng người.

Gửi nhầm thông tin trên thiệp thì sửa thế nào?

Sửa trực tiếp trên người tham dự hoặc trên mẫu vé, sau đó bấm Phát hành lại vé (mỗi lần phát hành lại cũng tính lượt phát hành vé) rồi gửi lại email cho người cần nhận bản đúng. Không nhập lại cả file Excel vì nhập file chỉ thêm người mới và sẽ tạo người trùng.

Làm thiệp mời online trên Tickmi có miễn phí không?

Tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé, đủ để làm thiệp mời cho một chương trình nhỏ. Chương trình lớn hơn xem các gói ở trang bảng giá của Tickmi.