Quy trình nhận BIB và check-in giải chạy không dồn cục ở bàn racekit

Một lượt nhận racekit gồm những trạm nào

Mỗi giải chạy một khác, nhưng quy trình nhận đồ thường đi qua cùng một chuỗi. Điều quan trọng là mỗi trạm làm đúng một việc để hàng không bị nghẽn ở một điểm:

Trạm	Việc làm	Dữ liệu cần có
1. Xác nhận	Quét mã QR hoặc tìm tên, đối chiếu giấy tờ nếu điều lệ yêu cầu	Họ tên, mã vé, trạng thái nhận đồ
2. BIB	Phát số BIB đúng cự ly	Số BIB, cự ly
3. Áo và quà	Phát áo đúng size, túi đồ	Size áo
4. Dán nhãn hoặc in tem	Dán tem tên, số BIB, cự ly lên túi đồ để khỏi nhầm	Tên, số BIB, cự ly
5. Hỗ trợ	Xử lý người quên mã, sai tên, nhận hộ, đổi cự ly	Quyền sửa dữ liệu

Trạm 1 là chỗ quyết định tốc độ cả dòng. Nếu quét xong là hiện đủ tên, số BIB và size áo thì các trạm sau chỉ việc phát đồ.

Chuẩn bị danh sách: những cột cần có trước ngày nhận đồ

Trong Tickmi, một vận động viên là một người tham dự có mã QR riêng. Cự ly thường map thành loại vé (ví dụ ba cự ly là ba loại vé). Các thông tin còn lại bạn tạo bằng trường thông tin tuỳ chỉnh ở mục Trường thông tin của danh sách người tham dự:

• Số BIB: kiểu Văn bản tự do.
• Size áo: kiểu Danh sách lựa chọn (S, M, L…), để dữ liệu khỏi lệch chính tả.
• CLB hoặc đội: kiểu Văn bản tự do, dùng khi in tem và thống kê theo nhóm.

Sau đó dùng Tải file mẫu: file Excel có sẵn các cột đúng với trường bạn đã bật. Điền danh sách, rồi Nhập người tham dự. Dòng lỗi được xuất ra file lỗi để sửa và nhập lại; chi tiết ở quản lý người tham dự. Trường kiểu Ảnh có thể dùng nếu điều lệ cần ảnh chân dung.

Điều Tickmi làm và không làm trong chuỗi này

Để bạn khỏi chờ đợi sai tính năng: Tickmi quản lý vé QR, danh sách, check-in và in tem. Tickmi không cấp số BIB tự động, không tính giờ hay xuất kết quả thi đấu. Việc đó vẫn do phần mềm bấm giờ hoặc nhà cung cấp chip của bạn làm. Số BIB trong Tickmi chỉ là một trường dữ liệu để hiện lúc quét và in lên tem.

Một điểm cần chốt sớm: BIB thường được cấp sau khi đóng đăng ký. Nếu bạn nhập danh sách một lần với cột Số BIB đã điền sẵn thì mọi thứ gọn. Nếu người chạy mua vé trước và BIB cấp sau, hãy hỏi Tickmi cách cập nhật Số BIB hàng loạt cho người đã có trong danh sách trước khi chốt quy trình, đừng để đến tuần cuối mới phát hiện phải sửa từng người.

Quy trình nhận đồ với mã QR, từng bước

1. Gửi vé QR cho vận động viên trước ngày nhận đồ, kèm nội dung: địa điểm, giờ nhận, cần mang gì (mã QR, giấy tờ). Xem cách gửi vé QR hàng loạt qua email.
2. Tại trạm 1, nhân sự mở app Tickmi Studio, vào tab Quét và quét mã. Kết quả hiện Check-in thành công cùng các thông tin bạn đã chọn hiển thị (tên, loại vé, Số BIB, Size áo) ở phần cấu hình check-in trên web.
3. Người không có mã: nhân sự bấm Nhập mã vé, gõ mã 8 ký tự hoặc Số thứ tự vé, hoặc tìm trong danh sách theo tên, số điện thoại, email rồi Đánh dấu đã check-in.
4. In tem dán túi đồ: bật Trạm in trên máy tính nối máy in, chọn in tem cho mỗi lượt check-in. Mỗi lượt quét thành công tự in tem, lượt quét lỗi hoặc đã check-in thì không in. Đặt Số bản in mỗi lần bằng 2 nếu muốn một tem dán túi, một tem dán phiếu nhận. Xem in tem và thẻ đeo.
5. Nhân sự các trạm sau đọc tên, BIB, size trên tem hoặc màn hình và phát đồ.

Tem này dán túi, hộp đồ hoặc phiếu nhận. Nó không thay cho số BIB in sẵn theo quy chuẩn của giải. Nếu đông người, có thể bố trí nhiều máy quét và đầu đọc mã vạch ở trạm 1, cân đối theo cách tính số nhân sự và làn check-in.

Nhận hộ và đổi người: viết quy định trước

Đây là nguồn tranh cãi lớn nhất ở bàn nhận đồ, vì liên quan an toàn, bảo hiểm và điều lệ. Hãy thống nhất ba điều bằng văn bản và gửi trong email trước giải:

• Nhận hộ: có cho phép không, và người nhận cần mang gì (ảnh mã QR của vận động viên, bản chụp giấy tờ, giấy ủy quyền).
• Đổi người chạy: có cho phép không, hạn chót khi nào. Nhiều giải cấm chuyển nhượng BIB vì lý do an toàn và bảo hiểm. Nếu giải của bạn cho phép, dùng Sửa thông tin người tham dự để đổi tên và thông tin trước ngày nhận đồ, để tem và dữ liệu đúng người.
• Đổi cự ly hoặc size áo: hạn chót, ai duyệt, tồn kho còn không.

Với nhận hộ, mã QR vẫn chỉ ghi nhận một lần: ai quét trước thì check-in. Nếu vận động viên sau đó đến nhận lại, màn hình báo Đã sử dụng kèm thời điểm trước đó, nhân sự đối chiếu ngay tại chỗ. Cách xử lý chung xem ở 8 tình huống khó tại quầy check-in.

Tình huống thường gặp ở bàn nhận đồ

Tình huống	Cách xử lý
Quên mã QR, không tìm thấy email	Tra theo tên, số điện thoại hoặc email trong danh sách; đối chiếu giấy tờ rồi Đánh dấu đã check-in
Mã báo "Đã sử dụng"	Chuyển sang bàn hỗ trợ, xem thời điểm check-in và người quét trong lịch sử quét
Sai chính tả họ tên	Sửa thông tin người tham dự tại bàn hỗ trợ rồi in lại tem
Không có trong danh sách	Chỉ xử lý theo điều lệ. Nếu cho phép, Thêm người tham dự tại chỗ
Mất mạng	Quét offline nếu đã Tải dữ liệu offline trước; đồng bộ khi có mạng
Hết size áo	Ghi chú vào dữ liệu, hẹn phương án đổi, không nhận kèm hàng dài

Theo dõi tiến độ trong ngày

Mở màn hình thống kê check-in ở bàn điều phối để biết bao nhiêu người đã nhận và còn lại. Tab Lịch sử quét vé liệt kê từng lượt theo người quét và nguồn, rất hữu ích để tìm ra ai nhận hộ hoặc nhận nhầm. Sau giải, Xuất dữ liệu trong danh sách người tham dự cho bạn file kèm trạng thái check-in để đối chiếu số racekit đã phát và còn tồn.

Checklist hai ngày trước giải

• Danh sách chốt, đã lọc trùng, có đủ Cự ly, Số BIB, Size áo.
• Vé QR đã gửi, email nhắc lịch nhận đồ và quy định nhận hộ đã đi.
• Thiết bị ở trạm 1 đăng nhập, cấp quyền camera, đã tải dữ liệu offline.
• In thử một tem, kiểm tra khổ và nội dung; máy in có đủ giấy.
• Bàn hỗ trợ tách riêng, có người được quyền sửa thông tin.
• Phương án khi quét lỗi hàng loạt: danh sách giấy dự phòng đã in.

Toàn bộ giải pháp check-in xem ở check-in QR code, và checklist quầy chi tiết hơn ở checklist quầy check-in.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tickmi có tự cấp số BIB và tính giờ không?

Không. Tickmi quản lý vé QR, danh sách người tham dự, check-in và in tem. Số BIB là một trường thông tin bạn tạo để hiện khi quét và in lên tem. Cấp số và bấm giờ vẫn do bạn hoặc đơn vị bấm giờ làm.

Vận động viên quên mã QR thì nhận BIB thế nào?

Nhân sự gõ mã vé 8 ký tự hoặc Số thứ tự vé vào ô Nhập mã vé trong app, hoặc tìm theo tên, số điện thoại, email trong danh sách rồi đánh dấu đã check-in.

Có cho người khác nhận hộ racekit được không?

Tùy điều lệ của giải. Về kỹ thuật, ai cầm mã QR của vận động viên đều quét được một lần, nên hãy quy định rõ giấy tờ cần mang và hạn chót nhận hộ, rồi gửi trong email trước giải.

In tem tự động khi nhận đồ cần chuẩn bị gì?

Một máy tính nối máy in mở Trạm in tem, chọn in tem cho mỗi lượt check-in, rồi bấm Bắt đầu. Nên cài Tickmi Print để in thẳng không hỏi lại, và in thử trước khi mở bàn.