Cách làm vé mời và check-in lễ tốt nghiệp cho tân cử nhân và phụ huynh

Ba nhóm người vào hội trường và nên tách thành loại vé riêng

Dù trường nhỏ hay lớn, người vào lễ thường chia thành ba nhóm với nhu cầu khác nhau:

Nhóm	Việc cần làm	Gợi ý loại vé
Tân cử nhân	Đến sớm, tập hợp riêng, ghi nhận có mặt để nhận bằng	"Tân cử nhân"
Phụ huynh, người thân	Vào theo số vé được cấp, ngồi khu khán giả	"Phụ huynh"
Giảng viên, khách mời, ban tổ chức	Đón riêng, thường có chỗ ngồi chỉ định	"Khách mời", "Ban tổ chức"

Tách loại vé giúp bạn đặt Số vé theo từng nhóm. Con số này nên khớp sức chứa mỗi khu: khi phát hành vượt, Tickmi báo loại vé đó chỉ còn bao nhiêu chỗ, nên không lo phát lố. Mỗi loại vé cũng có mẫu vé và mẫu email riêng, ví dụ vé tân cử nhân ghi giờ tập trung sớm hơn.

Chia số vé cho mỗi tân cử nhân: ba cách làm

Đây là chỗ nhà trường hay tranh luận nhiều nhất. Cả ba cách đều làm được trong Tickmi Studio:

1. Nhà trường chốt cố định. Danh sách tân cử nhân từ phòng đào tạo, mỗi người một dòng với cột Loại vé và Số lượng (ví dụ 3 vé Phụ huynh). Bạn nhập từ file Excel hoặc Google Sheet theo file mẫu. Cách này nhanh nhất, kiểm soát chặt nhất và phù hợp khi sức chứa eo hẹp. Dòng nào ghi sai tên loại vé sẽ nằm trong file lỗi để sửa.
2. Tân cử nhân tự đăng ký. Mở trang đăng ký, đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký bằng hạn mức của trường. Mỗi email chỉ đăng ký được một lần cho một sản phẩm vé, nên không ai tự đăng ký nhiều lượt để lấy thêm vé. Tắt Tự động duyệt đăng ký nếu muốn đối chiếu mã sinh viên rồi mới duyệt và phát vé. Xem tạo trang đăng ký.
3. Hạn mức cơ bản và quỹ vé dự phòng. Cấp sẵn vé theo cách một, đồng thời giữ lại một loại vé "Dự phòng" với Số vé nhỏ. Ai xin thêm thì phòng đào tạo xét và thêm thủ công bằng nút Thêm dòng vé trên người tham dự đó. Số vé còn lại của quỹ dự phòng cho bạn biết lúc nào hết.

Dù chọn cách nào, hãy công bố công khai hạn mức và hạn chót nhận vé ngay trong thông báo đầu tiên. Phần lớn khiếu nại đến từ việc phụ huynh biết quá muộn.

Gửi vé: một email nhiều vé, mỗi vé một mã riêng

Khi một tân cử nhân có 3 vé, email vé và trang vé cá nhân hiển thị lần lượt từng vé (Vé 1/3, 2/3, 3/3), mỗi vé một mã QR và một mã vé 8 ký tự riêng. Tân cử nhân chuyển tiếp cho người thân hoặc tải từng vé về gửi. Xem trang vé cá nhân của người tham dự.

Vì mỗi mã chỉ ghi nhận một lần vào cửa, việc một ảnh vé bị chuyền cho nhiều người không còn ý nghĩa: người quét đầu tiên vào được, người sau thấy báo Đã sử dụng. Nên ghi rõ điều này trong thư mời để phụ huynh biết giữ vé cẩn thận. Những gia đình không dùng email thì tải vé hàng loạt, in giấy và phát qua đầu mối lớp hoặc khoa. Bài vé giấy hay vé điện tử QR so sánh hai hình thức.

Ngày lễ: check-in hai làn riêng cho tân cử nhân và khách

• Làn tân cử nhân mở sớm. Quét vé loại "Tân cử nhân" tại điểm tập hợp. Kết quả check-in chính là danh sách có mặt để phát bằng, xuất ra Excel sau lễ bằng nút Xuất dữ liệu.
• Làn khách mở sau. Phụ huynh đến dồn dập trong 30 phút trước giờ lễ. Dùng nhiều thiết bị quét song song; cách tính số làn và nhân sự giúp ước lượng. Tình nguyện viên là sinh viên có thể được thêm với vai trò Nhân viên check-in, chỉ quét được vé, không xem được dữ liệu khác.
• Người quên vé. Nhập mã vé 8 ký tự hoặc tìm theo tên người thân của tân cử nhân đó ở tab Người tham dự, rồi đối chiếu bằng thẻ sinh viên hoặc giấy tờ.
• Ra vào lại. Nếu cho phép phụ huynh ra ngoài rồi vào lại, đặt Số lần check-in mỗi vé là 2 cho loại vé Phụ huynh. Lưu ý hệ thống đếm số lần quét, không phân biệt vào hay ra, nên chỉ nên dùng khi nhân sự cửa được dặn rõ.
• Mạng yếu trong hội trường lớn. Bấm Tải dữ liệu offline trong app khi còn mạng. Xem check-in bằng app Tickmi Studio.

Nếu có nhiều buổi lễ theo khoa, tạo mỗi buổi một sản phẩm vé để thống kê và file xuất tách riêng từng buổi. Trường học đã dùng cách tương tự cho lễ khai giảng: Trường Đại học Hùng Vương TP.HCM phát gần 1.800 vé QR cho lễ khai giảng năm học 2023–2024, xem câu chuyện khách hàng. Thêm góc nhìn chung cho nhà trường ở vé và check-in cho trường học.

Mẫu nội dung thư mời gửi tân cử nhân

Bạn có thể bắt đầu từ khung sau và chỉnh theo trường:

• Lễ tốt nghiệp ngày, giờ, địa điểm (hội trường, cổng vào).
• Tân cử nhân có mặt lúc nào, mặc gì, vào cổng nào.
• Mỗi tân cử nhân được N vé cho người thân, mỗi vé có mã QR riêng và chỉ vào cửa một lần.
• Trẻ em, người lớn tuổi, người cần hỗ trợ đi lại: liên hệ ai trước ngày lễ. Hãy quyết định chính sách vé cho trẻ nhỏ từ trước và ghi rõ.
• Cách tới nơi: nút Chỉ đường trên trang vé cá nhân hiện khi sản phẩm vé có địa điểm.

Lỗi hay gặp với vé mời lễ tốt nghiệp

• Chỉ phát vé cho tân cử nhân, quên khách mời và giảng viên. Ngày lễ, nhóm này phải đứng chung hàng với phụ huynh.
• Danh sách còn trùng hoặc có người rút tên. Huỷ vé của người rút trong tab Vé để vé đó không quét được nữa.
• Gửi vé quá sát ngày lễ. Gửi trước ít nhất vài ngày, nhắc lại trong nhóm lớp sáng hôm đó.
• Chưa thử email của sinh viên. Email nhà trường cấp đôi khi vào hòm thư rác của Gmail; xem email gửi vé không vào spam.

Chi tiết cách nhập danh sách và phát vé hàng loạt có trong hướng dẫn quản lý người tham dự; giải pháp tổng thể ở trang vé mời QR.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Mỗi tân cử nhân có thể nhận nhiều vé mời không?

Có. Một người tham dự có thể giữ nhiều vé, ví dụ 1 vé Tân cử nhân và 3 vé Phụ huynh. Bạn đặt số lượng trong file Excel khi nhập, hoặc bấm Thêm dòng vé khi thêm thủ công. Mỗi vé có mã QR riêng.

Làm sao giới hạn tổng số vé theo sức chứa hội trường?

Đặt Số vé cho từng loại vé bằng số chỗ của khu tương ứng. Khi phát hành vượt số này, hệ thống báo loại vé đó chỉ còn bao nhiêu chỗ và không phát thêm.

Phụ huynh không có email thì nhận vé thế nào?

Tân cử nhân nhận email và chuyển tiếp, hoặc nhà trường tải vé hàng loạt để in và phát qua lớp, khoa. Mã QR in trên giấy vẫn quét bình thường.

Một vé bị gửi cho nhiều người thì sao?

Mỗi vé chỉ check-in được số lần bạn đặt, mặc định là một. Người quét đầu tiên vào được; những lần sau app báo Đã sử dụng kèm thời gian check-in trước đó.