Tổ chức hội nghị khách hàng tri ân đại lý, nhà phân phối: từ danh sách đến cổng đón

Bắt đầu bằng danh sách, không phải thiết kế thư mời

Phần lớn rắc rối của hội nghị tri ân đại lý đến từ danh sách: một đại lý có hai tên giao dịch, một người đại diện thay đổi sát ngày, một đoàn vùng tới muộn. Nếu danh sách gọn từ đầu, vé mời và check-in gần như chạy tự động. Một bảng cột gợi ý:

Cột	Ví dụ	Vì sao cần
Mã đại lý	DL-0123	Khóa duy nhất để lọc trùng, khớp với dữ liệu kinh doanh
Họ và tên người đại diện	Nguyễn Văn A	In trên vé, thẻ, màn hình đón tiếp
Tên đại lý / nhà phân phối	Công ty TNHH ...	Nhận diện khi đón, chăm sóc sau chương trình
Vùng / tỉnh	Miền Trung	Chia khu vực đón, đoàn xe, bàn tiệc
Cấp đại lý	Cấp 1, Cấp 2, Vàng, Bạc	Quyền lợi, khu vực ngồi, loại vé
Email, số điện thoại		Gửi vé, gọi khi cần
Số lượng vé	2	Người đại diện và người đi cùng
Ghi chú	Ăn chay, đi xe đoàn Đà Nẵng	Gửi cho bộ phận hậu cần

Trong Tickmi Studio, file Excel mẫu (nút Nhập người tham dự → Tải file mẫu) đã có sẵn các cột Họ và tên, Email, Số điện thoại, Ghi chú, Loại vé và Số lượng. Những cột còn lại như Mã đại lý, Vùng, Cấp đại lý bạn tạo thành trường thông tin tuỳ chỉnh (loại Văn bản hoặc Danh sách lựa chọn), file mẫu sẽ tự thêm cột tương ứng. Xem hướng dẫn quản lý người tham dự.

Chia loại vé theo cấp, chia vùng bằng trường thông tin

Hai cách chia này dễ bị nhầm lẫn nên nên tách rõ:

• Cấp đại lý là loại vé. Mỗi cấp có thể có mẫu vé, màu thẻ và quyền khác nhau, và thống kê check-in tách theo từng loại vé. Unicity Việt Nam, như trang khách hàng của họ mô tả, dùng loại vé theo cấp bậc cho mỗi chương trình dành cho nhà phân phối được mời.
• Vùng là trường thông tin. Một đại lý chỉ thuộc một cấp nhưng cũng thuộc một vùng; nếu tạo loại vé cho cả "cấp × vùng" bạn sẽ có hàng chục loại vé khó quản lý. Để vùng ở trường thông tin, rồi bấm Xuất dữ liệu và lọc trong Excel để chia đoàn.

Muốn nhân sự đón tiếp thấy vùng và cấp ngay khi quét, vào tab Check-in của sản phẩm vé, mục Thông tin hiển thị khi quét vé và tick các trường này; trường nhạy cảm như số điện thoại có thể ẩn một phần. Xem cấu hình check-in.

Vé mời kèm người đi cùng: một dòng, nhiều vé

Nhiều đại lý đi hai người trở lên. Cách gọn nhất là nhập một dòng cho đại lý và đặt cột Số lượng bằng số người. Mỗi vé trong số đó có mã QR riêng và mã vé 8 ký tự riêng, nên người đại diện và người đi cùng quét ở cổng độc lập với nhau. Một email chứa nhiều vé sẽ hiển thị lần lượt "Vé 1/2", "Vé 2/2" trên trang vé cá nhân, nên người nhận chuyển vé còn lại cho người đi cùng dễ dàng.

Hai điều cần biết để khỏi bất ngờ:

• Vé phụ gắn với tên người đại diện. Nếu cần thẻ đeo mang đúng tên người đi cùng, hãy thu tên trước (qua email trả lời hoặc form đăng ký) rồi nhập thành dòng riêng, thay vì dùng cột Số lượng.
• Cột Số lượng trừ vào sức chứa của loại vé. Ở loại vé, ô Số vé nên đặt bằng tổng số người chứ không phải số đại lý.

Khi xuất danh sách, cột Check-in hiện "Đã check-in 1/2" cho đại lý mới có một người tới, hữu ích để biết đoàn nào chưa đủ.

Xác nhận tham dự: trước khi vé đi, không phải sau

Với đại lý, "được mời" chưa có nghĩa là "sẽ đến". Hai cách xử lý, chọn theo quy mô:

	Xác nhận bằng form riêng	Để đại lý tự đăng ký qua trang đăng ký
Cách làm	Gửi thư mời kèm form (Google Form, Zalo, gọi điện); chỉ nhập người xác nhận vào Tickmi rồi phát hành vé	Gửi link đăng ký riêng; đặt loại vé ở chế độ duyệt tay để ban tổ chức duyệt từng đại lý
Ưu	Danh sách vé luôn sạch, chủ động liên hệ	Đại lý tự điền số người đi cùng và ghi chú; giảm việc nhập tay
Nhược	Thêm một bước nhập dữ liệu	Cần kiểm soát link, tránh bị chuyển tiếp ra ngoài danh sách

Cách thứ hai dùng đúng chức năng Chờ duyệt: người đăng ký xuất hiện ở Người tham dự, ban tổ chức bấm Duyệt đã chọn hoặc Duyệt tất cả, vé được phát hành khi duyệt. Hướng dẫn ở tạo trang đăng ký. Đặt hạn chót xác nhận rõ ràng, thường là 7–10 ngày trước chương trình để còn đặt xe và bàn.

Đoàn xe, phòng nghỉ, bàn tiệc: Tickmi lo phần nào?

Tickmi không quản lý xe hay phòng khách sạn. Việc nên làm là đưa dữ liệu đúng cho bộ phận hậu cần: tạo trường "Đoàn xe" hoặc "Bàn" dạng Danh sách lựa chọn, điền khi nhập hoặc sau khi chia, rồi bấm Xuất dữ liệu để gửi cho bộ phận hậu cần. Lễ tân thấy ngay trường này ở màn hình kết quả quét nếu bạn đã tick hiển thị, nên dẫn đại lý đúng bàn mà không phải dò danh sách giấy.

Gửi vé mời: nội dung email cần có

• Lời cảm ơn cá nhân hoá bằng tên đại lý, đúng giọng của một chương trình tri ân.
• Ngày giờ, địa điểm, lịch trình tóm tắt, hạn xác nhận (nếu chưa xác nhận trước).
• Hướng dẫn một dòng: "Mở email, đưa mã QR cho nhân sự quét tại cổng; có thể chuyển vé còn lại cho người đi cùng."
• Kênh liên hệ khi quên vé hay đổi người: đầu mối theo vùng.

Nên gửi từ email tên miền của công ty để thư đáng tin hơn; xem cách để email gửi vé không vào spam và các mẫu trong mẫu email mời tham dự. Giải pháp tổng quan nằm tại vé mời QR.

Ngày diễn ra: đón theo vùng

1. Mở nhiều làn đón theo vùng hoặc theo cấp; mỗi làn một nhân sự, một điện thoại đã đăng nhập app Tickmi Studio.
2. Người quên vé: tra theo tên hoặc nhập mã vé 8 ký tự.
3. Chiếu màn hình thống kê check-in ở phòng điều phối để biết đoàn nào đã tới.
4. Sau chương trình: xuất danh sách đã tham dự cho đội chăm sóc đại lý, kèm vùng và cấp; gửi thư cảm ơn trong 24 giờ.

Bối cảnh chung của hội nghị doanh nghiệp nằm trong vé và check-in cho hội nghị doanh nghiệp; nếu đối tượng là khách hàng tổ chức tài chính, đọc thêm vé mời tri ân khách hàng ngân hàng.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Đại lý đi hai người thì phát vé thế nào?

Nhập một dòng cho đại lý và đặt Số lượng bằng số người đi. Mỗi vé có mã QR và mã vé 8 ký tự riêng, quét độc lập tại cổng. Nếu cần thẻ mang đúng tên người đi cùng, hãy thu tên trước và nhập thành dòng riêng.

Nên chia vùng bằng loại vé hay trường thông tin?

Dùng loại vé cho cấp bậc hoặc quyền lợi, còn vùng nên là trường thông tin tuỳ chỉnh để tránh có quá nhiều loại vé. Bạn xuất Excel rồi lọc theo vùng để chia đoàn, bàn.

Làm sao biết đại lý nào đã xác nhận tham dự?

Chỉ nhập những đại lý đã xác nhận rồi phát hành vé, hoặc để đại lý tự đăng ký qua trang đăng ký ở chế độ duyệt tay và duyệt từng người. Trạng thái Chờ duyệt cho thấy ai chưa được chấp nhận.

Tickmi có quản lý xe đưa đón và phòng khách sạn không?

Không. Bạn dùng trường thông tin tuỳ chỉnh như Đoàn xe, Bàn để lưu thông tin, rồi Xuất dữ liệu gửi cho bộ phận hậu cần và hiển thị trường này khi quét ở cổng đón.