Cách làm thư mời QR và đón khách lễ khai trương cho cửa hàng, showroom, văn phòng mới

Trước hết, phân nhóm khách để chọn cách mời phù hợp

Không phải ai cũng cần cùng một kiểu thư mời. Chia nhóm ngay từ đầu giúp bạn tránh gửi thư trang trọng cho người quen thân, hoặc ngược lại để đối tác quan trọng tự đăng ký qua form.

Nhóm khách	Cách mời	Cách phát vé
Khách VIP, đối tác, lãnh đạo	Thư mời cá nhân hóa có tên từng người	Nhập danh sách, gửi email có mã QR riêng
Khách hàng thân thiết, người quen	Email hoặc tin nhắn kèm ảnh vé	Nhập danh sách, tải vé hàng loạt để gửi qua kênh bạn đang liên lạc
Cộng đồng, hàng xóm, người đi ngang	Poster, bài đăng mạng xã hội có mã QR	Mở trang đăng ký, tự động duyệt, vé về email
Báo chí, KOL	Mời riêng, cần xác nhận	Trang đăng ký tắt tự động duyệt, bạn duyệt từng người

Mỗi nhóm có thể là một loại vé riêng trong cùng sản phẩm vé: tên loại vé giúp bạn đếm và nhận diện ngay khi quét, mỗi loại có mẫu vé và mẫu email riêng.

Khoảng 2 tuần trước: chốt danh sách và thiết kế thư mời

1. Chốt số lượng theo sức chứa. Đặt Số vé của từng loại vé theo số chỗ thực tế của mặt bằng. Vượt số này hệ thống không phát thêm, giúp bạn không "hứa" quá khả năng.
2. Nhập danh sách khách mời từ Excel hoặc Google Sheet (họ tên, email, số điện thoại, loại vé). Xem cách gửi vé QR hàng loạt qua email.
3. Thiết kế vé và email theo nhận diện thương hiệu mới: logo, màu, khối Chương trình ghi giờ cắt băng, giờ khai tiệc. Có thể bắt đầu từ mẫu trong kho mẫu rồi chỉnh.
4. Điền đủ thời gian và địa điểm trong thông tin sản phẩm vé. Trang vé cá nhân của khách sẽ có nút Thêm vào lịch và Chỉ đường mở bản đồ, rất hữu ích với địa chỉ mới chưa ai biết.

Mẫu nội dung thư mời QR ngắn gọn

Thư mời khai trương nên ngắn, đủ năm ý: ai mời, mừng sự kiện gì, khi nào, ở đâu và khách cần làm gì. Một khung tham khảo:

• Tiêu đề: Mời anh/chị dự lễ khai trương [tên cửa hàng] ngày [ngày], [giờ].
• Nội dung: một đoạn cảm ơn, giờ làm lễ, địa chỉ, chỗ để xe, người liên hệ khi lạc đường.
• Hành động: "Vui lòng đưa mã QR dưới đây cho nhân viên đón tiếp. Mỗi mã dùng cho một người."
• Quà hoặc ưu đãi nếu có: ghi rõ "nhận tại quầy sau khi check-in".

Thêm mẫu câu và cách đặt tiêu đề ở bài mẫu email mời tham dự.

Mở đăng ký bằng mã QR trên poster cho người qua đường

Với nhóm cộng đồng, bạn không có sẵn danh sách. Cách làm: tạo trang đăng ký, bật truy cập công khai để lấy đường dẫn, rồi in đường dẫn thành mã QR đặt trên poster, standee hoặc bài đăng. Người quét mã tự điền tên, email và nhận vé. Bạn quyết định loại vé này tự động duyệt hay duyệt tay, đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký và thời gian đóng đăng ký. Hướng dẫn chi tiết ở tạo trang đăng ký.

Một mẹo hợp lý với cửa hàng nhỏ: đóng đăng ký khi đủ số vé, đồng thời giữ một lượng ít vé dành cho khách đến sát ngày để bạn thêm thủ công.

Chia đợt đón nếu mặt bằng nhỏ

Cửa hàng 80 mét vuông không thể đón 200 người cùng lúc. Cách đơn giản là chia khách thành các đợt, ví dụ Đợt 1 (9h-10h), Đợt 2 (10h30-11h30). Tạo mỗi đợt thành một loại vé, đặt Số vé bằng sức chứa của đợt, và ghi giờ đón của đợt vào mẫu email của loại vé đó. Tickmi không tự chặn người đến nhầm đợt; nhân sự nhìn tên loại vé trên màn hình kết quả để mời khách quay lại đúng giờ hoặc linh hoạt cho vào.

Ngày khai trương: quầy đón gọn và những việc nhỏ làm khác biệt

• Một quầy, hai người. Một người quét vé bằng app Tickmi Studio, một người phát quà hoặc hướng dẫn. Khách quên vé thì nhập mã vé 8 ký tự hoặc tìm theo tên.
• Mỗi vé quét một lần. Nếu có quà tặng hoặc voucher, chỉ phát sau khi app báo Check-in thành công. Vé đã dùng báo Đã sử dụng, nên một khách không nhận quà hai lần.
• Màn hình chào mừng ở cửa. Một TV hoặc màn LED hiện tên khách vừa check-in tạo cảm giác được chào đón, nhất là với khách VIP. Xem tạo màn hình chào mừng.
• Quay số may mắn trên danh sách người đã check-in nếu bạn có chương trình tặng thưởng. Xem quay số may mắn trực tiếp.
• Mạng yếu ở khu vực mới? Bấm Tải dữ liệu offline trước khi mở cửa; lượt quét tự đồng bộ khi có mạng.

Cách làm thủ công khi quy mô nhỏ: Google Form và danh sách giấy

Dưới khoảng 50 khách, bạn hoàn toàn có thể dùng Google Form để thu đăng ký, in danh sách ra giấy và gạch tên tại cửa. Cách này không tốn gì ngoài thời gian. Nó bắt đầu làm bạn mệt khi danh sách thay đổi liên tục, có khách đăng ký hộ nhiều người, hoặc bạn cần biết chính xác ai đã đến để chăm sóc sau lễ. Bài Google Form, Excel hay nền tảng vé phân tích khi nào nên chuyển sang công cụ chuyên dụng.

Sau lễ: dùng danh sách để cảm ơn khách

Xuất danh sách người tham dự kèm trạng thái check-in bằng nút Xuất dữ liệu. Dùng file đó để gửi lời cảm ơn kèm ưu đãi lần mua đầu cho người đã đến, và một lời nhắn khác, ví dụ mời ghé cửa hàng trong tuần, cho người đăng ký nhưng không đến. Thông tin cần cho báo cáo xem thêm ở báo cáo sau chương trình.

Toàn bộ giải pháp phát hành thư mời và vé QR nằm ở trang vé mời QR.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Khách không dùng email thì nhận thư mời QR thế nào?

Bạn tải vé hàng loạt (nên chọn định dạng Ảnh) rồi gửi qua kênh đang liên lạc với khách như Zalo hoặc tin nhắn, hoặc in thành thiệp. Tickmi gửi tự động bằng email; các kênh khác bạn gửi thủ công.

Làm sao để người đi ngang qua cũng đăng ký tham dự được?

Tạo trang đăng ký, bật truy cập công khai rồi in đường dẫn thành mã QR đặt trên poster hoặc standee. Người quét mã tự điền thông tin và nhận vé qua email.

Có chặn được khách đến sai khung giờ không?

Không tự động. Bạn có thể chia khung giờ thành các loại vé và ghi giờ đón vào email của từng loại. Khi quét, nhân sự thấy tên loại vé và quyết định cho vào hay mời quay lại.

Một khách quét vé hai lần để nhận quà hai lần được không?

Không với cấu hình mặc định, vì mỗi vé chỉ check-in một lần. Lần quét thứ hai app báo Đã sử dụng kèm thời gian check-in trước đó.