Lịch gửi email trước chương trình: mời, nhắc, gửi vé và cảm ơn đúng mốc

Nguyên tắc: mỗi email một việc, mỗi mốc một lý do

Ký hiệu T là ngày diễn ra chương trình, T-7 là bảy ngày trước, T+1 là một ngày sau. Một lịch email tốt dựa trên ba nguyên tắc:

• Mỗi email chỉ làm một việc: mời, nhắc lịch, hướng dẫn tới nơi, hoặc cảm ơn. Email nào cũng nhồi đủ thứ thì không việc nào được đọc.
• Gửi theo nhóm người nhận. Người đã có vé không cần nhận lại thư mời; người chưa đăng ký không cần nghe hướng dẫn gửi xe.
• Tổng cộng 4 đến 6 email là đủ. Nhiều hơn dễ gây phiền, nhất là với chương trình nội bộ hoặc khách hàng thân thiết.

Cách viết một email mời hoàn chỉnh (tiêu đề, cấu trúc, mẫu) đã có ở bài mẫu email mời tham dự. Bài này tập trung vào câu hỏi khác: gửi khi nào, gửi cho ai.

Lịch gửi tổng quan

Mốc	Email	Gửi cho	Mục tiêu
T-14	Thư mời, kèm vé hoặc link đăng ký	Toàn bộ danh sách mời	Báo ngày, để người nhận kịp giữ lịch
T-10 tới T-8	Nhắc đăng ký hoặc nhắc lấy vé	Người chưa đăng ký, chưa mở vé	Kéo thêm người xác nhận
T-7	Chương trình và điểm nhấn	Người đã có vé	Cho lý do cụ thể để đến
T-3	Hướng dẫn tới nơi và vào cửa	Người đã có vé	Giảm hỏi đáp, giảm lạc đường
T-1	Nhắc cuối kèm vé QR	Người đã có vé	Vé nằm sẵn trong hộp thư, mở sẵn được
T+1	Cảm ơn và khảo sát	Người đã check-in	Giữ quan hệ, thu phản hồi
T+2	Tiếc chưa gặp, gửi lại tài liệu	Có vé nhưng vắng	Kéo lại cho lần sau

T-14: thư mời, mục tiêu là giữ chỗ trong lịch

Với vé mời, bước này đồng thời là lúc phát hành vé: mỗi người nhận một mã QR riêng. Với chương trình có đăng ký, đây là email dẫn tới trang đăng ký. Ba thứ không được thiếu: tên chương trình, ngày giờ, một nút hành động duy nhất (xem vé hoặc đăng ký). Chưa cần chi tiết chương trình hay hướng dẫn tới nơi, vì người nhận chưa quyết định đến.

Với Tickmi Studio, email vé được gửi tự động ngay khi vé phát hành (khi bạn thêm người tham dự hoặc duyệt đăng ký), nếu loại vé đã bật Gửi email tự động và chọn Mẫu email. Quy trình từng bước ở gửi vé QR hàng loạt qua email. Hãy phát hành vé đúng mốc bạn muốn thư mời tới tay người nhận, không phát hành sớm "cho xong".

T-10 tới T-8: nhắc những người chưa phản hồi

Sau một tuần, thường vẫn còn nhiều người chưa mở thư hoặc chưa đăng ký. Email nhắc nên ngắn hơn thư mời, đổi tiêu đề và thêm một lý do mới: một diễn giả vừa xác nhận, số chỗ còn lại, hoặc hạn đăng ký. Tránh viết "nhắc lại lần nữa" vì nghe như đòi nợ. Gợi ý thêm cho giai đoạn này có ở bài tăng tỷ lệ người đăng ký đến tham dự.

T-7: gửi chương trình để người nhận có lý do đến

Đây là email nội dung: 3 đến 5 điểm nhấn của chương trình, giờ các phiên chính, tên diễn giả. Người đã có vé sẽ lưu email này lại. Nếu thay đổi giờ sau khi đã gửi, sửa lịch trình trong mục Chương trình và cập nhật cả khối Chương trình trong mẫu email, vì hai nơi này không tự đồng bộ. Xem khai báo lịch trình và phiên.

T-3: hướng dẫn tới nơi và vào cửa

Email thực dụng nhất trong cả chuỗi. Nội dung nên có:

• Địa chỉ đầy đủ, tầng, phòng, lối vào, chỗ gửi xe.
• Giờ mở quầy check-in (thường sớm hơn giờ khai mạc) và đề nghị đến sớm.
• Cách vào cửa: mở vé QR trên điện thoại, tăng độ sáng màn hình, hoặc đọc mã vé 8 ký tự nếu quên.
• Số điện thoại người trực để hỏi khi tới nơi.
• Nếu có quy định trang phục hoặc mang theo giấy tờ, ghi ở đây.

T-1: nhắc cuối kèm vé, để mở sẵn trên điện thoại

Lỗi phổ biến ở cổng là người tham dự không tìm ra email vé, vì nó nằm dưới hàng chục thư khác. Email T-1 giải quyết đúng việc đó: tiêu đề có tên chương trình và chữ "vé của bạn", ảnh vé hiện ngay trong thân thư hoặc một nút Xem vé của tôi dẫn tới trang vé cá nhân, kèm giờ và địa điểm tóm gọn một dòng.

Trong Tickmi Studio, có thể dùng Gửi lại email cho các vé đã chọn ở tab Vé để gửi lại vé vào đúng mốc này. Lưu ý mỗi vé có giới hạn số lần gửi lại; vé đạt tối đa sẽ được bỏ qua và hệ thống báo cho bạn. Hãy lọc vé theo Trạng thái xử lý → Gửi mail trước đó để sửa email sai và gửi lại những vé gửi lỗi, nếu không nhắc cuối cũng không tới được người cần nhận.

T+1 và T+2: cảm ơn và gặp lại người vắng

• T+1, gửi người đã check-in: lời cảm ơn có tên, ảnh hoặc tài liệu chương trình, link khảo sát ngắn. Mục Phản hồi trong Tickmi Studio có sẵn bước Chọn mẫu thư rồi Gửi thư cảm ơn, chỉ gửi tới người đã check-in và có email. Hệ thống hỏi xác nhận vì không thể huỷ sau khi gửi.
• T+2, gửi người có vé nhưng vắng: viết không trách móc: "Rất tiếc chưa gặp bạn", kèm tài liệu hoặc bản ghi nếu có, và lời mời cho lần sau. Danh sách này lấy từ người tham dự chưa check-in.

Cách soạn thư cảm ơn và bộ câu hỏi khảo sát có ở bài thư cảm ơn và khảo sát sau chương trình.

Điều Tickmi làm giúp và điều bạn tự lên lịch

Để tránh hiểu nhầm: Tickmi Studio gửi email vé tự động khi vé được phát hành, tự thử lại khi gửi lỗi (tối đa 5 lần), cho gửi lại vé và gửi thư cảm ơn tới người đã check-in. Hiện tại các mốc nhắc giữa chừng (T-10, T-7, T-3) bạn tự quyết định và tự gửi, bằng công cụ email quen dùng, với danh sách lấy từ nút Xuất dữ liệu trong mục Người tham dự (chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên xuất được). Đừng quên cấu hình gửi bằng email của tổ chức để thư vào đúng hộp thư, theo hướng dẫn email tên miền riêng và cách tránh vào spam.

Chọn lịch theo quy mô chương trình

Loại chương trình	Số email	Các mốc nên giữ
Chương trình nội bộ, tiệc công ty	3	T-7 (vé và lịch), T-1 (nhắc cuối), T+1 (cảm ơn)
Hội thảo, đào tạo	4	T-14 (mời), T-3 (hướng dẫn), T-1 (nhắc cuối), T+1 (tài liệu)
Hội nghị khách hàng, khách VIP	5 đến 6	Đủ mốc, thêm bước nhắc cá nhân hoá từ người phụ trách
Bán vé công khai	2 đến 3	Email vé khi mua, T-1 nhắc cuối, T+1 cảm ơn

Toàn bộ khâu phát hành vé mời, gửi mail và theo dõi trạng thái nằm trong giải pháp vé mời QR của Tickmi.

Lỗi thường gặp khi lên lịch email

• Gửi mọi mốc cho cả danh sách, kể cả người đã huỷ hoặc đã có vé.
• Dồn nhắc và hướng dẫn vào một thư dài, không ai đọc tới cuối.
• Quên đổi nội dung khi lịch thay đổi, khiến hai email nói hai giờ khác nhau.
• Chỉ gửi vé một lần ngay từ T-14, rồi hai tuần sau không ai tìm ra thư.
• Không có email T+1, bỏ lỡ lúc người tham dự còn nhớ chương trình nhất.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Nên gửi email mời trước ngày diễn ra bao lâu?

Với hội thảo và hội nghị khách hàng, khoảng 14 ngày là hợp lý để người nhận kịp giữ lịch; chương trình nội bộ có thể gửi sớm hơn một tuần. Người nhận cần thời gian đủ để sắp xếp, nhưng không quá xa để quên.

Gửi bao nhiêu email nhắc là vừa?

Tổng cộng 4 đến 6 email cả trước và sau chương trình là đủ. Mỗi email nên có một mục đích riêng như mời, nhắc, hướng dẫn tới nơi, nhắc cuối và cảm ơn, thay vì lặp lại cùng một nội dung.

Tickmi có hẹn giờ gửi email nhắc tự động không?

Tickmi Studio gửi email vé tự động khi vé được phát hành, cho phép gửi lại vé cho các vé đã chọn và gửi thư cảm ơn tới người đã check-in. Các email nhắc theo mốc giữa chừng bạn tự lên lịch và gửi bằng công cụ email của mình.

Thư cảm ơn nên gửi cho ai?

Gửi cho người đã check-in để họ nhận đúng lời cảm ơn. Người có vé nhưng vắng nên nhận một email khác, giọng nhẹ nhàng, kèm tài liệu hoặc lời mời lần sau. Mục Phản hồi trong Tickmi Studio chỉ gửi thư cảm ơn tới người đã check-in và có email.