Quy trình check-in đại hội cổ đông bằng mã QR, từ danh sách đến bàn đón tiếp

Đại hội cổ đông khác gì một buổi check-in thông thường?

Ở hội nghị thông thường, ai có vé thì vào. Ở đại hội cổ đông, bàn đón tiếp phải làm ba việc cùng lúc: xác định đúng người, ghi nhận giờ có mặt và phát đúng tài liệu, thẻ cho từng người. Ngoài ra còn hai điểm hay làm chậm hàng:

• Có người đến thay mặt cổ đông, mang theo giấy tờ cần người có thẩm quyền của công ty kiểm tra.
• Bộ phận phụ trách cần số người có mặt gần như theo thời gian thực.

Lưu ý: điều kiện tham dự, hình thức ủy quyền và cách tính tỷ lệ dự họp do điều lệ công ty và quy định pháp luật hiện hành quyết định. Bài này không bàn các nội dung đó; hãy hỏi thư ký công ty hoặc bộ phận pháp chế. Phần dưới chỉ nói về cách tổ chức đón tiếp và dùng công cụ.

Bước 1: chuẩn bị danh sách cổ đông

Danh sách do công ty chốt là nguồn gốc của mọi mã QR, nên làm kỹ ở bước này. Với Tickmi Studio, bạn nhập từ file Excel hoặc Google Sheet theo file mẫu. Các cột nên có:

Thông tin	Dùng để	Đưa vào Tickmi bằng
Họ và tên	Đối chiếu khi quét	Cột Họ và tên
Email, số điện thoại	Gửi vé, liên hệ khi cần	Cột Email, Số điện thoại
Mã cổ đông	Tra nhanh khi cổ đông quên vé	Trường thông tin tuỳ chỉnh, kiểu Văn bản tự do
Số cổ phần	Phục vụ tổng hợp số liệu sau khi check-in	Trường thông tin tuỳ chỉnh
Hình thức tham dự (trực tiếp, ủy quyền)	Phân luồng ở bàn đón tiếp	Trường tuỳ chỉnh kiểu Danh sách lựa chọn
Nhóm người tham dự	Phân biệt cổ đông, người được ủy quyền, khách mời, ban điều hành	Cột Loại vé (và Số lượng nếu cần)

Trường tuỳ chỉnh tạo tại nút Trường thông tin trong trang Người tham dự; sau đó file mẫu sẽ có sẵn cột tương ứng. Dòng nào lỗi, hệ thống cho tải file lỗi để sửa rồi nhập lại. Xem chi tiết ở hướng dẫn quản lý người tham dự. Hãy lọc trùng theo mã cổ đông trước khi nhập.

Bước 2: gửi vé mời QR trước ngày họp

Mỗi cổ đông nhận một mã QR riêng và một mã vé 8 ký tự qua email. Nên nêu trong thư mời: giờ mở đón tiếp, địa điểm, giấy tờ cần mang theo (theo yêu cầu của công ty) và nhắc mở sẵn vé trên điện thoại. Trang vé cá nhân có nút Thêm vào lịch và Chỉ đường nếu bạn đã khai báo thời gian và địa điểm.

Cổ đông không dùng email thì tải vé hàng loạt, in giấy và phát trực tiếp; mã QR in trên giấy vẫn quét bình thường.

Bước 3: dựng bàn đón tiếp theo ba chặng

1. Chặng 1, quét vé. Nhân sự dùng app Tickmi Studio (tab Quét) hoặc đầu đọc mã vạch cắm vào máy tính. Màn kết quả hiện họ tên, loại vé và những trường bạn cho phép hiện, ví dụ Mã cổ đông. Cấu hình ở tab Check-in mục Thông tin hiển thị khi quét vé; với số điện thoại, email nên bật Ẩn dữ liệu nhạy cảm để nhân sự chỉ thấy một phần.
2. Chặng 2, đối chiếu giấy tờ. Nhân sự so tên, mã trên màn hình với giấy tờ tùy thân theo quy định của công ty. Tickmi không đọc hay xác thực giấy tờ; đây là bước con người làm. Màn hình quét chỉ giúp họ không phải lật danh sách giấy.
3. Chặng 3, phát tài liệu và thẻ. Chỉ phát sau khi hai chặng trước hoàn tất, để người chưa được xác nhận không cầm tài liệu.

Kết quả Đã sử dụng kèm giờ check-in trước đó nghĩa là mã này đã được quét. Hãy mời người đó sang bàn xử lý riêng thay vì từ chối ngay tại hàng. Chi tiết các thông báo xem check-in bằng app Tickmi Studio và check-in trên web và máy quét mã vạch.

Tình huống hay gặp ở bàn đón tiếp và cách xử lý

Tình huống	Cách xử lý gợi ý
Cổ đông có vé, vé hợp lệ	Quét, đối chiếu giấy tờ, phát tài liệu
Quên vé hoặc điện thoại hết pin	Nhập Mã vé hoặc Số thứ tự vé trong app; hoặc tìm theo tên trong danh sách người tham dự rồi bấm Đánh dấu đã check-in
Có tên trong danh sách nhưng người đến là người được ủy quyền	Chuyển sang bàn ủy quyền. Người phụ trách kiểm tra giấy tờ theo quy định của công ty; chỉ khi hợp lệ mới ghi nhận. Cách ghi nhận do công ty quyết định, ví dụ thêm một người tham dự loại vé "Người được ủy quyền" và ghi vào ô Ghi chú tên người ủy quyền, số giấy ủy quyền
Không có tên trong danh sách	Không check-in ở bàn thường; chuyển cho người phụ trách có thẩm quyền xử lý
Vé báo Đã sử dụng	Xem giờ quét trước đó, chuyển bàn xử lý riêng
Hội trường sóng yếu	Bấm Tải dữ liệu offline trong app trước khi vào; lượt quét tự đồng bộ khi có mạng

Tickmi không lưu hay kiểm tra giấy ủy quyền. Nếu cần lưu số hiệu hoặc ghi chú, dùng ô Ghi chú hoặc một trường tuỳ chỉnh, còn bản gốc giấy ủy quyền vẫn do bộ phận có thẩm quyền của công ty giữ theo quy trình của họ.

Thẻ biểu quyết và tài liệu họp

Thẻ biểu quyết, phiếu biểu quyết và tài liệu họp thường do bộ phận tổ chức đại hội chuẩn bị theo quy chế riêng. Nên xếp sẵn thành từng bộ và chỉ phát sau khi cổ đông đã được xác nhận. Nếu muốn có thẻ đeo ghi tên và nhóm người tham dự, Tickmi in được thẻ đeo từ danh sách, có thể đưa trường tuỳ chỉnh như Mã cổ đông lên thẻ. Tickmi không xử lý việc biểu quyết hay kiểm phiếu; phần này thuộc quy trình riêng của đại hội.

Theo dõi số người có mặt: Tickmi đếm theo vé, không theo cổ phần

Màn hình thống kê check-in hiện tỷ lệ đã đến trên tổng số vé, biểu đồ theo từng 15 phút, tiến độ theo loại vé và danh sách người vừa check-in, cập nhật mỗi 5 giây. Xem hướng dẫn màn hình thống kê check-in.

Điểm cần nhớ: các con số này đếm theo vé, tức theo người. Muốn tổng hợp theo số cổ phần, bấm Xuất dữ liệu trong danh sách người tham dự; file Excel có cột Check-in và các trường tuỳ chỉnh (ví dụ Số cổ phần), bạn cộng bằng bảng tính. Số liệu chính thức công bố tại đại hội vẫn do bộ phận kiểm tra tư cách tham dự của công ty xác nhận. Lượt quét thử được ghi như lượt thật, nên sau khi thử hãy chọn vé đó và bấm Đánh dấu chưa check-in trước giờ mở cửa.

Checklist trước ngày đại hội

• Danh sách đã được người có thẩm quyền của công ty duyệt, lọc trùng, nhập xong và gửi vé.
• Đã thống nhất bằng văn bản ai xử lý ủy quyền, ai xử lý người không có tên trong danh sách.
• Thiết bị quét đã đăng nhập, đã cấp quyền camera, đã bấm Tải dữ liệu offline, có sạc dự phòng.
• Đã cấu hình Thông tin hiển thị khi quét: đủ để đối chiếu, không dư thông tin nhạy cảm. Tham khảo bảo vệ dữ liệu cá nhân người tham dự.
• Đã quét thử vài vé thật, rồi chuyển lại trạng thái chưa check-in.
• Số làn và nhân sự đủ cho giờ cao điểm: xem cách tính số làn và nhân sự check-in và checklist quầy check-in.

Giải pháp đầy đủ cho khâu đón tiếp nằm ở trang phần mềm check-in.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tickmi có tự tính tỷ lệ cổ phần có mặt không?

Không. Thống kê check-in của Tickmi đếm theo vé. Bạn xuất danh sách ra Excel, trong đó có cột Check-in và các trường tuỳ chỉnh như Số cổ phần, rồi tự cộng trong bảng tính. Số liệu chính thức vẫn do bộ phận có thẩm quyền của công ty xác nhận.

Tickmi có kiểm tra giấy ủy quyền không?

Không. Việc kiểm tra giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân là bước thủ công của nhân sự theo quy định công ty. Tickmi giúp tra nhanh danh sách, ghi nhận giờ có mặt và lưu ghi chú trên người tham dự.

Cổ đông không có email hoặc quên vé thì làm thế nào?

Tải vé hàng loạt để in và phát giấy, hoặc tra theo tên trong danh sách người tham dự rồi bấm Đánh dấu đã check-in. Cổ đông đọc được Mã vé 8 ký tự thì nhân sự nhập mã đó vào app.

Hội trường sóng điện thoại yếu thì check-in được không?

Được. Bấm Tải dữ liệu offline trong app Tickmi Studio khi còn mạng; lượt quét được lưu trên máy và tự đồng bộ khi có mạng lại.