Check-in khi mất mạng: chuẩn bị thế nào để quầy không tê liệt?

Vì sao mạng hay sập đúng lúc check-in?

Mạng thường sập ở giờ check-in vì quá nhiều người dùng cùng lúc ở cùng một chỗ. Hàng trăm người tham dự đến gần như cùng giờ, ai cũng mở điện thoại tìm email vé. Wi-Fi của địa điểm và trạm phát sóng di động gần đó đều quá tải.

Một số nơi vốn sóng yếu: tầng hầm, hội trường kín, khu ngoài trời xa trạm phát, khách sạn có tường dày. Vì vậy, đừng hỏi "có mất mạng không", hãy hỏi "nếu mất mạng thì quầy làm gì".

Check-in offline hoạt động thế nào?

Check-in offline hoạt động bằng cách tải trước dữ liệu vé về thiết bị, kiểm tra vé ngay trên máy khi mất mạng, rồi gửi lượt quét lên hệ thống khi có mạng lại. Ba bước cụ thể:

1. Tải dữ liệu trước: khi còn mạng, thiết bị check-in tải danh sách vé hợp lệ về máy.
2. Quét khi mất mạng: app tìm vé trong dữ liệu đã tải. Vé có trong dữ liệu và chưa dùng thì được ghi nhận check-in. Vé đã hủy bị từ chối. Mã không có trong dữ liệu báo không hợp lệ.
3. Đồng bộ khi có mạng: các lượt quét được gửi lên hệ thống, số liệu check-in chung được cập nhật.

Hệ quả quan trọng: vé phát hành sau lúc tải dữ liệu không có trên máy. Ví dụ, bạn tải dữ liệu lúc 7:00, đến 7:30 có thêm 10 người đăng ký muộn và được duyệt. Nếu mạng mất lúc 8:00, 10 vé này sẽ báo không hợp lệ trên máy đó cho tới khi bạn tải lại dữ liệu.

Cách bật check-in offline trên app Tickmi Studio

Trên Tickmi, check-in offline làm trong app Tickmi Studio và chỉ cần vài thao tác trước giờ mở cửa. Các bước:

1. Đăng nhập app trên từng điện thoại sẽ dùng ở quầy.
2. Vào Khác → Vận hành → Offline check-in.
3. Bấm Tải dữ liệu offline khi còn mạng. App hiện thời điểm Tải dữ liệu lúc. Dữ liệu gồm vé của các sản phẩm vé thuộc tổ chức có thời gian diễn ra trong khoảng 7 ngày trước hoặc sau lúc tải.
4. Khi mất mạng, màn quét chuyển sang Ngoại tuyến. Cứ quét như bình thường; mỗi lượt hiện dòng Đã ghi nhận ngoại tuyến — sẽ tự động đồng bộ khi có mạng.
5. Có mạng lại, app tự đồng bộ khi đang mở. Bạn cũng có thể bấm Sync ngay. Mục Đang chờ đồng bộ cho biết còn bao nhiêu lượt chưa gửi.

Kiosk tự check-in trong app cũng nhận quét QR khi mất mạng, miễn là máy đã tải dữ liệu offline. Chi tiết có ở hướng dẫn check-in offline và tự đồng bộ.

Rủi ro cần biết: trùng lượt giữa các thiết bị

Khi offline, mỗi thiết bị chỉ biết lượt quét của chính nó. Một vé đã quét trên máy A sẽ báo đã sử dụng nếu quét lại trên máy A. Nhưng nếu vé đó được quét ở máy B trong lúc cả hai cùng mất mạng, máy B không biết và vẫn ghi nhận.

Trên Tickmi, lượt trùng kiểu này được phát hiện khi đồng bộ. Lượt đó xuất hiện ở mục Xung đột cần xử lý và được ghi là Xung đột quét offline trong lịch sử quét. Bạn kiểm tra rồi bấm Đã xem. App cũng có thông báo Có xung đột dữ liệu.

Để giảm xung đột:

• Phân làn theo loại vé hoặc theo cổng, để một người tham dự chỉ đi qua một làn. Xem cách chia làn ở bài bố trí làn check-in.
• Ưu tiên mạng ổn định cho làn đông nhất, ví dụ một bộ phát 4G riêng.
• Dặn nhân sự: vé báo đã sử dụng thì chuyển sang bàn hỗ trợ, không cho qua ngay.

Thiết bị nào check-in được khi mất mạng?

Mỗi nơi check-in xử lý mất mạng theo cách khác nhau, nên bạn cần biết trước nơi nào dùng được. Bảng dưới tóm tắt theo hướng dẫn Tickmi:

Nơi check-in	Khi mất mạng	Cần chuẩn bị
App Tickmi Studio (màn quét)	Kiểm tra vé trên máy, ghi nhận, tự đồng bộ sau	Bấm Tải dữ liệu offline trước
Kiosk tự check-in trong app	Vẫn nhận quét QR; tra theo số điện thoại thì cần mạng	Tải dữ liệu offline trên máy kiosk
Check-in chủ động trên web	Hiện nhãn Mất kết nối, lưu lượt check-in, tự đồng bộ khi có mạng	Không đóng tab khi còn vé chờ đồng bộ

Cách dùng trang web và đầu đọc mã vạch có ở hướng dẫn check-in chủ động trên web.

Checklist chuẩn bị check-in khi mất mạng

Checklist dưới đây nên làm trong 1–2 giờ trước giờ mở cửa, sau khi đã chốt danh sách:

• Bấm Tải dữ liệu offline trên mọi thiết bị, không chỉ máy trưởng quầy.
• Kiểm tra dòng Tải dữ liệu lúc trên từng máy. Có người đăng ký hoặc được duyệt muộn thì tải lại.
• Thử quét một vé thật ở chế độ máy bay để chắc app nhận vé khi không có mạng.
• Sạc đầy pin, mang sạc dự phòng. Tắt chế độ tiết kiệm pin có thể đóng app chạy nền.
• Chuẩn bị bộ phát 4G riêng cho quầy chính nếu được.
• In sẵn danh sách người tham dự kèm Mã vé làm phương án cuối cùng.
• Thống nhất cách xử lý vé báo đã sử dụng và vé báo không hợp lệ khi đang offline.

Lỗi thường gặp khi check-in offline

Phần lớn sự cố check-in offline đến từ khâu chuẩn bị, không phải từ lúc mất mạng. Các lỗi hay gặp:

• Chỉ tải dữ liệu trên một máy. Mạng mất, các máy còn lại báo không hợp lệ hàng loạt.
• Tải dữ liệu quá sớm. Người đăng ký muộn không có trong dữ liệu trên máy.
• Tắt hẳn app khi còn lượt chờ. App chỉ đồng bộ khi đang mở, nên lượt quét nằm yên trên máy cho tới lần mở sau.
• Đăng xuất để đổi người. Lượt chưa đồng bộ được giữ lại trên máy và đồng bộ ở lần đăng nhập sau, nhưng dữ liệu vé đã tải bị xoá. Muốn quét tiếp offline phải tải lại khi có mạng.
• Đóng tab web khi còn vé chờ đồng bộ. Hãy để tab mở cho tới khi số vé chờ về 0.

Các tình huống khó khác tại quầy, như quên vé hay vé báo đã sử dụng, xem ở bài xử lý tình huống tại quầy check-in.

Sau chương trình cần làm gì?

Sau chương trình, hãy chắc mọi thiết bị đã đồng bộ xong rồi mới chốt số liệu tham dự. Mở mục Đang chờ đồng bộ trên từng máy, chờ về 0. Mục Vận hành → Thiết bị liệt kê các máy đang dùng app, trạng thái Đang hoạt động hoặc Ngoại tuyến và số lượt quét của từng máy, giúp bạn biết máy nào còn chưa gửi.

Cuối cùng, xem lại mục Xung đột cần xử lý để xác nhận các trường hợp trùng. Lượt quét từ app khi offline được ghi nguồn riêng là App Tickmi Studio · Ngoại tuyến, nên bạn đọc được trong thống kê theo nguồn quét. Tìm hiểu đầy đủ về check-in bằng QR code và phần mềm check-in của Tickmi.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Mất mạng có quét được vé không?

Được, nếu thiết bị đã bấm Tải dữ liệu offline khi còn mạng. App Tickmi Studio kiểm tra vé trên máy, lưu lượt quét và tự đồng bộ khi có mạng lại, lúc app đang mở.

Người đăng ký sau khi tôi tải dữ liệu offline thì sao?

Vé mới chưa có trên máy nên sẽ báo không hợp lệ khi offline. Hãy tải lại dữ liệu khi có mạng, hoặc check-in người đó khi kết nối trở lại.

Đăng xuất khi còn lượt chưa đồng bộ có mất dữ liệu không?

Trên app Tickmi Studio, các lượt chưa đồng bộ được giữ lại trên máy và đồng bộ ở lần đăng nhập sau, còn dữ liệu vé đã tải bị xoá. Tốt nhất là đồng bộ xong trước khi đăng xuất.

Hai máy cùng quét một vé khi mất mạng thì sao?

Cả hai máy có thể ghi nhận vì không biết lượt quét của nhau. Khi đồng bộ, Tickmi phát hiện lượt trùng, đưa vào mục Xung đột cần xử lý và ghi Xung đột quét offline trong lịch sử để bạn kiểm tra.

Kiosk tự check-in có chạy khi mất mạng không?

Kiosk trong app Tickmi Studio vẫn nhận quét QR khi mất mạng nếu máy đã tải dữ liệu offline. Tra cứu theo số điện thoại thì cần có mạng.

Tôi có cần bật Sync ngay sau khi có mạng không?

Không bắt buộc. App tự đồng bộ khi có mạng và đang mở. Sync ngay chỉ để gửi ngay lập tức, ví dụ trước khi chốt số liệu.