Dựng kịch bản tiệc tất niên cho cả buổi: từ cổng đón khách đến lượt quay cuối

Một buổi tất niên có mấy "hồi"

Hãy xem buổi tiệc như một vở kịch ba hồi. Hồi một là đón khách: người ta đến rải rác trong 30 đến 45 phút và cần cảm giác được chào đón. Hồi hai là phần giao lưu và văn nghệ: cả phòng ngồi yên, chú ý vào sân khấu. Hồi ba là quay thưởng và trao giải: không khí lên cao nhất rồi kết thúc. Mỗi công cụ nên nằm đúng hồi của nó, đừng rải đều.

Dòng thời gian mẫu: tiệc 200 người, 17:30 đến 21:30

Bảng dưới là ví dụ giả định cho tiệc công ty khoảng 200 người ngồi bàn tròn. Hãy co giãn theo chương trình thật của bạn.

Mốc giờ	Diễn biến	Việc phía kỹ thuật
T-14 đến T-7	Chốt danh sách, chia bàn	Nhập Excel, thêm trường "Bàn"
T-7	Phát hành vé, người tham dự nhận email	Kiểm tra tab Vé xem ai chưa nhận được
T-1	Chạy thử toàn bộ	Quét thử vài vé, quay thử, xoá dữ liệu thử
17:30 đến 18:15	Đón khách, chụp ảnh	Quét vé, bật màn chào
18:15 đến 18:30	Khai tiệc, MC nêu luật chơi của cả buổi	Chiếu mã QR bình chọn
18:30 đến 19:30	Văn nghệ các đội, vừa ăn vừa xem	Quay vòng 1 giữa các tiết mục
19:30 đến 19:40	Bình chọn tiết mục	Mở câu bình chọn, chiếu kết quả trực tiếp, đóng câu
19:40 đến 20:15	Phát biểu, trao giải tiết mục	Chuẩn bị giải lớn
20:15 đến 21:00	Quay số vòng 2 và giải đặc biệt	Chọn giải, bấm quay, ghi lại người trúng
21:00 đến 21:30	Cảm ơn, chụp ảnh chung	Xuất danh sách trúng thưởng để trao quà

Trước tiệc: ba thứ phải xong từ tuần trước

Phần lớn sự cố tối hôm đó đã được quyết định ở danh sách. Làm ba việc sau:

1. Danh sách chốt, có phân nhóm. Tách nhân viên, lãnh đạo, khách mời đối tác thành các loại vé để thống kê và để thiết kế vé khác nhau nếu cần. Nhập từ Excel theo file mẫu; lưu ý nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có, nên hãy chốt tên trước khi nhập. Người đến muộn trong danh sách thì thêm tay bằng nút Thêm người tham dự.
2. Số bàn là một trường thông tin. Tickmi không có sơ đồ ghế, nhưng bạn tạo được Trường thông tin kiểu Văn bản tự do tên "Bàn", điền trong Excel. Sau đó bật trường này ở Thông tin hiển thị khi quét vé để nhân sự cổng đọc to số bàn, và chọn hiện trên màn chào. Xem hướng dẫn quản lý người tham dự.
3. Gửi vé đúng ngày. Tickmi gửi email ngay khi vé được phát hành, không có chế độ hẹn giờ. Muốn nhân viên nhận vé vào thứ Hai thì hãy phát hành vào thứ Hai. Ghi giờ đón khách trong email.

Hồi một: check-in và màn chào ở sảnh

Với 200 người đến trong khoảng 45 phút, chỉ cần vài nhân sự quét bằng điện thoại. Điều làm khác biệt không phải tốc độ quét, mà là những gì xảy ra sau tiếng "bíp":

• Nhân sự cổng đọc số bàn. Màn hình kết quả hiện các trường bạn đã chọn. Với số điện thoại hay email, bật Ẩn dữ liệu nhạy cảm để người xếp hàng sau không đọc được.
• Màn chào hiện tên. Vào Check-in → Màn chào, soạn lời chào với biến {{name}}, ví dụ "Chào mừng {{name}} đến tiệc tất niên". Màn chào chạy theo từng người vừa check-in, nên đặt nó ở chỗ khách dừng lại chụp ảnh. Xem hướng dẫn màn hình chào mừng.
• Người quên vé. Nhân sự tìm theo tên rồi Đánh dấu đã check-in, đừng để một người giữ cả hàng.

Quay số chỉ tính những người đã check-in, nên phút check-in cũng quyết định ai có tên trong lượt quay. Hãy nói điều này trong email mời.

Hồi hai: bình chọn tiết mục để cả phòng cùng chơi

Bình chọn tiết mục hay hỏng ở chỗ khán giả quên mất mình vừa xem gì. Ba cách tránh:

• Đánh số tiết mục và ghi số đó trong từng lựa chọn, ví dụ "Tiết mục 3 – Đội Kinh doanh – Nhảy hiện đại". MC nhắc số khi giới thiệu từng đội.
• Mỗi hạng mục một câu hỏi. Vào Bình chọn → Thêm câu hỏi, mỗi câu cần ít nhất 2 lựa chọn. Ví dụ: "Tiết mục xuất sắc nhất", "Tiết mục sáng tạo nhất". Tickmi cho phép mở và đóng từng câu độc lập (Đang mở, Đã đóng), nên bạn mở lần lượt, không để hai câu cạnh tranh sự chú ý.
• Giới hạn thời gian. Điền Thời gian bình chọn theo giây, ví dụ 120 giây. Kết thúc nhanh thì không khí còn nóng.

Về công bằng, hãy quyết định trước một quy tắc và nói với cả phòng: có cho bình chọn đội của mình không, có tính phiếu của lãnh đạo khác phiếu thường không. Công cụ chỉ đếm phiếu, còn quy tắc là của ban tổ chức. Để chỉ người đang có mặt mới bình chọn được, ở phần Trang của người tham gia chọn Xác thực bằng Email hoặc Số điện thoại với nhóm Đã check-in; nếu mã QR lan ra ngoài, dùng Đổi mã để vô hiệu mã cũ. Chi tiết ở hướng dẫn bình chọn, quiz, khảo sát; cách thiết kế câu hỏi có thêm trong bài bình chọn trực tuyến bằng mã QR.

Hồi ba: quay số nhiều vòng thay vì một lần cuối buổi

Quay dồn cuối buổi khiến nửa phòng đứng dậy trước khi giải lớn xuất hiện. Chia thành hai đến ba vòng, giải nhỏ đặt sớm, giải lớn để sau cùng:

Vòng	Thời điểm	Giải (ví dụ giả định)	Cách quay
1	Giữa lúc văn nghệ	Nhiều giải nhỏ	Mỗi lượt vài người
2	Sau khi trao giải tiết mục	Giải nhì, giải ba	Từng giải, từng lượt
3	Cuối buổi	Giải đặc biệt	Mỗi lượt một người, quay chậm cho kịch tính

Trong Rút thăm may mắn, tạo mỗi giải bằng Thêm giải, đặt Số lượng và Số người trúng mỗi lần quay (tối đa 50). Ở mục Người tham gia quay chọn Đã check-in. Ở mục Thông tin hiện khi quay, chọn tên và số bàn để người trúng biết mình ở đâu. Khi diễn ra, bấm Quay trực tiếp, chọn giải ở khu vực CHỌN GIẢI rồi bấm BẮT ĐẦU. Người đã trúng không còn nằm trong tập quay của các lượt sau. Cách chia cơ cấu giải xem ở bài cơ cấu giải thưởng quay số và công cụ tại trang quay số may mắn.

Lỗi thường gặp khi dựng kịch bản tiệc tất niên

Lỗi	Hậu quả	Cách tránh
Không check-in nhưng vẫn ngồi trong phòng	Không có tên trong lượt quay, gây thắc mắc	Nói rõ điều kiện ở email và lời MC; quầy hỗ trợ check-in sau
Bình chọn mở quá lâu	Kết quả loãng, người ta quên	Đặt thời gian bình chọn, đóng đúng cue
Quay số nhồi vào 15 phút cuối	Người trúng đã ra về	Chia 2 đến 3 vòng, có người nhận quà hộ nếu thể lệ cho phép
Quên xoá dữ liệu chạy thử	Giải đã bị trừ suất, phiếu thử lẫn vào kết quả	Dùng Xoá toàn bộ lượt quay thử và Xoá toàn bộ lượt trước ngày diễn ra

Checklist tối hôm đó

• Danh sách khớp với số bàn thật, đã quét thử vài vé và thấy đúng số bàn.
• Màn chào, màn hình quay số và mã QR bình chọn đã thử trên máy chiếu thật.
• Dữ liệu thử đã xoá; giải thưởng và số lượng khớp với quà có mặt.
• Có bảng cue một trang cho MC và kỹ thuật viên, ghi giờ mở/đóng từng hoạt động.
• Có laptop dự phòng đã đăng nhập sẵn, và đã thử mạng ngay tại chỗ ngồi của khán giả.

Muốn đi sâu vào lời dẫn từng phần, xem kịch bản MC lồng ghép quay số, bình chọn, quiz. Về vé và check-in riêng cho tiệc cuối năm, xem vé, check-in và quay số cho tiệc cuối năm. Tổng quan các công cụ nằm ở giải pháp tương tác với người tham dự.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tiệc tất niên nên có bao nhiêu hoạt động tương tác?

Với buổi tối khoảng bốn giờ, hai hoạt động chính là đủ: bình chọn tiết mục và quay số nhiều vòng. Thêm nữa dễ làm vụn phần văn nghệ và phát biểu, nên chỉ thêm khi bạn đã có người thao tác riêng cho từng phần.

Làm sao để chỉ người có mặt tại tiệc mới được quay thưởng?

Trong Rút thăm may mắn, ở mục Người tham gia quay, chọn nhóm Đã check-in. Khi đó chỉ những người đã được quét vé hoặc đánh dấu check-in mới có tên trong lượt quay.

Tickmi có sơ đồ chỗ ngồi theo bàn không?

Không có sơ đồ ghế. Bạn tạo một trường thông tin tên Bàn, điền trong file Excel, rồi bật hiển thị khi quét vé hoặc trên màn chào. Việc vẽ sơ đồ bàn ở phòng tiệc vẫn do ban tổ chức làm.

Bình chọn tiết mục nên mở lúc nào?

Nên mở sau khi các tiết mục kết thúc và chỉ trong vài phút, với lựa chọn có đánh số trùng số MC đã giới thiệu. Mở quá sớm thì khán giả chưa xem hết, mở quá muộn thì họ đã quên tiết mục đầu.

Quay thử xong có phải dọn dữ liệu không?

Có. Dùng Xoá toàn bộ lượt quay thử trong tab Lịch sử của quay số và Xoá toàn bộ lượt ở mục Bình chọn. Số suất giải và người đủ điều kiện quay sẽ được khôi phục để tối chính thức bắt đầu sạch.