Kiến thức
Làm thư mời có mã QR: chọn đúng loại mã, gửi đúng kênh, quét không ùn
Thêm mã QR vào thư mời nghe đơn giản, nhưng câu hỏi quan trọng là mã đó dùng để làm gì: để người nhận đăng ký, hay để soát vé tại cổng? Bài này giúp bạn chọn loại mã QR phù hợp, làm thư mời theo từng bước, chọn kênh gửi và chuẩn bị quét tại cổng.
Ba kiểu mã QR thường gặp trên thư mời
Trước khi thiết kế, hãy xác định mã QR trên thư mời của bạn thuộc kiểu nào. Mỗi kiểu có cách làm và giới hạn riêng.
| QR chung | QR cá nhân tự tạo | Vé QR từ hệ thống | |
|---|---|---|---|
| Mã chứa gì | Một đường link giống nhau cho mọi người (trang đăng ký, bản đồ, chương trình) | Mã số hoặc link riêng của từng người, do bạn tự đặt | Mã vé riêng do hệ thống tạo, gắn với người tham dự |
| Dùng để | Mời đăng ký, xem thông tin | Tra cứu, đánh dấu thủ công | Soát vé và check-in tại cổng |
| Biết ai đã đến | Không | Chỉ khi bạn tự ghi lại | Có, ghi nhận ngay khi quét |
| Chống dùng lại, dùng chung | Không | Không | Có: báo vé đã check-in, vé đã hủy |
| Công cụ | Bất kỳ trình tạo QR nào | Công cụ tạo QR hàng loạt từ Excel | Nền tảng vé, ví dụ Tickmi Studio |
Nếu thư mời chỉ cần dẫn người nhận tới trang đăng ký, QR chung là đủ (xem mã QR đăng ký tham dự). Nếu bạn cần biết chính xác ai đã đến và không muốn một mã được dùng nhiều lần, hãy dùng vé QR cá nhân.
Khi nào thư mời QR cá nhân đáng làm
- Danh sách khách mời đã chốt, ví dụ hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, gala nội bộ: mỗi người một thư mời, mỗi thư một mã.
- Có kiểm soát ra vào: khu vực VIP, số chỗ giới hạn theo bàn, khách cần được đón riêng.
- Cần số liệu sau chương trình: ai đã đến, đến lúc nào, nhóm khách nào vắng nhiều.
Ngược lại, với chương trình mở cho công chúng, in một QR chung trên poster và để người quan tâm tự đăng ký thường hợp lý hơn. Sau khi đăng ký, mỗi người vẫn nhận vé QR riêng.
Cách làm thư mời có mã QR cá nhân theo từng bước
Ví dụ giả định: một công ty mời 300 khách hàng dự hội nghị cuối năm, có hai nhóm khách là VIP và khách mời.
- Chuẩn bị danh sách. File Excel tối thiểu có cột họ tên và email; thêm đơn vị, chức danh, số bàn nếu muốn in lên thư mời. Kiểm tra email sai chính tả và người trùng trước khi nhập.
- Tạo sản phẩm vé và loại vé. Trong Tickmi Studio, mỗi nhóm khách là một loại vé (VIP, Khách mời). Mỗi loại vé có mẫu vé và mẫu email riêng.
- Thiết kế vé mời. Chọn một mẫu trong thư viện rồi đổi màu, logo, chữ. Họ tên, loại vé và mã QR được điền tự động cho từng người.
- Thiết kế email thư mời. Mẫu email quyết định vé có hiện ngay trong nội dung thư hay không. Bật Đính kèm file vé vào email nếu muốn người nhận có thêm file vé để tải về.
- Nhập danh sách. Người được nhập từ Excel nằm ở trạng thái Chờ duyệt. Khi bạn Duyệt, hệ thống phát hành vé QR cho từng người.
- Gửi thử cho chính mình trước. Thêm email của bạn vào danh sách, duyệt, kiểm tra thư trên cả máy tính và điện thoại rồi mới duyệt toàn bộ.
Các bước chi tiết có trong hướng dẫn gửi vé QR hàng loạt qua email. Tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé, xem thêm ở bảng giá.
Nội dung thư mời QR: những dòng không được thiếu
- Lời mời có tên người nhận: "Trân trọng kính mời anh Nguyễn Văn A" tạo cảm giác được mời riêng.
- Thời gian, địa điểm, kèm giờ đón khách nếu khác giờ bắt đầu.
- Một câu hướng dẫn dùng mã: "Vui lòng xuất trình mã QR này tại quầy đón tiếp."
- Mã vé dạng chữ để nhân sự nhập tay khi không quét được.
- Đầu mối liên hệ khi cần đổi người dự hoặc báo vắng.
Với Tickmi, email có thể chèn nút Xem vé của tôi dẫn tới trang vé cá nhân. Trên trang này, người tham dự mở mã QR lớn, tải vé, bấm Thêm vào lịch và Chỉ đường (xem trang vé cá nhân). Gợi ý câu chữ cho phần thân thư có ở mẫu email mời tham dự.
Gửi thư mời QR qua kênh nào
| Kênh | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Phần lớn khách mời doanh nghiệp, hội thảo | Gửi từ email của tổ chức để hạn chế vào spam; theo dõi trạng thái gửi từng người | |
| Thư mời giấy in mã QR | Khách lớn tuổi, khách quan trọng cần trao tận tay | Mỗi tờ in một mã riêng, giao đúng người; nên in thử và quét thử trước |
| Tự gửi file vé qua tin nhắn | Vài khách không dùng email | Tải file vé của người đó rồi gửi; dễ nhầm người nếu làm số lượng lớn |
Với thư mời giấy, trong tab Vé bạn có thể tick chọn vé rồi bấm In vé (đúng khổ vé hoặc giấy A4), hoặc Tải tất cả QR để gửi cho đơn vị in. Vé định dạng PDF bị bỏ qua khi in hàng loạt, nên chọn định dạng Ảnh cho loại vé cần in. Về chuyện thư vào spam, xem email gửi vé không vào spam.
Quét mã QR trên thư mời tại cổng
- Dùng app quét được cả khi mất mạng. Sảnh khách sạn, hội trường tầng hầm thường yếu sóng.
- Chuẩn bị đường lui cho khách quên thư mời: tìm theo tên hoặc nhập mã vé 8 ký tự.
- Tách làn theo loại vé khi có khách VIP để đón riêng.
- Nhắc khách tăng độ sáng màn hình trong email nhắc trước ngày diễn ra.
Mã QR chung (link đăng ký) không dùng để soát vé được: quét chỉ mở ra trang web, không cho biết người đó có được mời hay không.
Lỗi thường gặp khi làm thư mời có mã QR
- Dùng một mã QR chung cho mọi khách mời rồi lại muốn đếm người đến. Không thể biết ai đã vào.
- Tự tạo QR cá nhân bằng công cụ miễn phí nhưng không có phần mềm quét đi kèm. Mã quét ra chỉ là một chuỗi chữ, nhân sự vẫn phải dò danh sách.
- Mã QR quá nhỏ hoặc nằm sát mép trên thư mời giấy, máy khó nhận.
- Sửa thiết kế sau khi đã gửi mà quên phát hành lại và gửi lại cho người đã nhận.
- Không gửi thử, đến khi khách phản hồi mới biết ảnh vé không hiện trên điện thoại.
Nếu bạn chỉ cần ảnh mã QR từ danh sách có sẵn (thẻ, phiếu, tem), dùng công cụ tạo mã QR hàng loạt: chạy trên trình duyệt, không cần đăng ký. Khi cần mỗi mã là một vé mời quét được tại cổng, xem giải pháp vé mời QR của Tickmi.
Về Tickmi
Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Thư mời có mã QR khác vé mời QR thế nào?
Thư mời có thể chứa một QR chung dẫn tới trang đăng ký hoặc thông tin chương trình. Vé mời QR là mã riêng của từng người, dùng để soát vé và ghi nhận check-in tại cổng.
Có thể tự tạo mã QR cho từng khách mời bằng Excel không?
Có. Công cụ tạo mã QR hàng loạt của Tickmi tạo ảnh QR từ danh sách, không cần đăng ký. Tuy nhiên mã tự tạo không tự ghi nhận check-in; muốn biết ai đã đến cần dùng vé QR trên nền tảng vé.
Khách quên mang thư mời có vào được không?
Được nếu nhân sự có danh sách trong app: tìm theo tên hoặc nhập mã vé 8 ký tự (in trên thư mời hoặc hiện trên trang vé cá nhân). Nên có một bàn hỗ trợ riêng cho trường hợp này.
Thư mời QR gửi qua email có cần đính kèm file không?
Không bắt buộc. Vé có thể hiện ngay trong nội dung email; đính kèm thêm file vé giúp người nhận lưu lại hoặc in ra. Vé định dạng PDF luôn được gửi dạng đính kèm.
Làm thư mời có mã QR trên Tickmi có mất phí không?
Tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé để dùng thử. Hạn mức các gói xem tại trang bảng giá của Tickmi.
Phát hành vé QR, gửi email, check-in và tương tác với người tham dự trên một nền tảng.