Xác nhận tham dự bằng link trong email: cách thiết lập từng bước

Link xác nhận tham dự hoạt động thế nào

Mỗi người nhận email có một đường link riêng, gắn với đúng vé của họ. Khi bấm vào, người tham dự thấy một trang đơn giản, không cần đăng nhập, hỏi "Bạn sẽ tham dự chứ?" với hai lựa chọn Tôi sẽ tham dự và Không thể tham dự. Câu trả lời được ghi thẳng vào danh sách vé của chương trình, nên ban tổ chức không phải đọc từng email trả lời hay tổng hợp bằng tay.

Cách này hợp với thư mời hội nghị, gala, lễ tri ân hay họp khách hàng, nơi bạn mời một danh sách xác định và cần biết số người thực sự đến. Bạn đọc thêm về khía cạnh nghiệp vụ ở bài xác nhận tham dự (RSVP) cho sự kiện; bài này tập trung vào thao tác.

Bước 1: chèn phần tử Link xác nhận vào mẫu email

1. Mở trình thiết kế mẫu email trong Tickmi Studio.
2. Thêm phần tử Link xác nhận vào vị trí bạn muốn, thường dưới lời mời và trên nút xem vé.
3. Chọn Ngôn ngữ trang xác nhận nếu danh sách khách của bạn dùng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Link được điền tự động lúc gửi, bạn không phải tạo link riêng cho từng người. Phần tử này dùng được cho mọi sản phẩm vé. Chi tiết về trình thiết kế email có ở hướng dẫn thiết kế email.

Bước 2: chọn thông tin cần hỏi trên trang xác nhận

Trong phần Thông tin trên trang xác nhận của phần tử, bạn bật hoặc tắt từng mục:

Mục	Dùng để làm gì
Xác nhận tham gia	Câu hỏi chính: tham dự hay không. Là mục mặc định
Lý do từ chối	Chỉ hiện khi người nhận chọn Không tham dự. Hữu ích để biết họ vướng lịch hay cần cử người thay
Trường thông tin tuỳ chỉnh dạng Văn bản hoặc Lựa chọn	Hỏi thêm: ăn chay hay mặn, đi cùng bao nhiêu người, size áo. Chỉ hiện khi người nhận chọn tham dự

Lưu ý: trường dạng Ảnh chưa dùng được ở trang này, và Studio sẽ cảnh báo nếu bạn tắt hết mọi mục khiến trang xác nhận trống. Muốn thêm câu hỏi mới, tạo trước ở phần trường thông tin người tham dự của tổ chức rồi bật lại ở đây.

Bước 3: gửi email và để người nhận phản hồi

Gắn mẫu email vừa thiết kế vào loại vé, rồi gửi vé như bình thường. Người nhận bấm link, chọn một trong hai nút, có thể ghi lý do rồi bấm Gửi xác nhận. Trang sẽ báo "Cảm ơn, hẹn gặp bạn!" hoặc "Đã ghi nhận bạn không thể tham dự".

Người nhận đổi ý được: mở lại link, bấm Thay đổi phản hồi rồi gửi lại. Trang hiển thị thời hạn thay đổi, nên bạn không cần dặn riêng. Phần gửi vé hàng loạt xem thêm ở hướng dẫn gửi vé QR hàng loạt qua email.

Bước 4: đọc kết quả trong danh sách vé

• Danh sách vé có cột Xác nhận cho từng người.
• Bộ lọc có bốn lựa chọn: Tất cả xác nhận, Tham dự, Không tham dự và Chưa phản hồi.
• Phần số liệu hiện tổng số xác nhận tham dự kèm số người không tham dự.

Lọc Chưa phản hồi rồi gửi lại email là cách nhanh nhất để nhắc đúng những người còn im lặng. Tickmi hiện không tự động gửi nhắc lịch, nên bước nhắc này bạn chủ động làm bằng tay. Khi đã chốt, danh sách "Tham dự" chính là số liệu để đặt chỗ, suất ăn và in thẻ đeo.

Ví dụ giả định: thư mời gala 120 khách

Giả sử bạn tổ chức gala tri ân khách hàng, mời 120 người và cần chốt số bàn trước 7 ngày. Bạn nhập danh sách khách vào Tickmi, thiết kế email mời có phần tử Link xác nhận, bật thêm một trường Lựa chọn "Món ăn" (mặn hoặc chay) và gửi vé. Sau 3 ngày, bạn lọc Chưa phản hồi, gửi lại email cho nhóm này kèm lời nhắn ngắn trong nội dung mẫu. Đến hạn chốt, bạn lọc Tham dự để lấy số bàn và số suất chay, còn nhóm Không tham dự với lý do đã ghi giúp bạn biết cần mời bổ sung ai. Đây là ví dụ minh hoạ quy trình, không phải số liệu thực của một chương trình cụ thể.

Điểm mấu chốt: bạn không cần một file tổng hợp riêng. Danh sách vé vừa là danh sách mời, vừa là danh sách xác nhận, vừa là danh sách check-in ngày diễn ra, nên mọi con số luôn khớp nhau. Khi đến ngày, người đã xác nhận vẫn vào cổng bằng mã QR trên vé như bình thường; xem thêm phần mềm check-in sự kiện.

Những giới hạn cần biết trước khi gửi

Tình huống	Điều xảy ra
Hết hạn phản hồi	Trang báo "Đã hết hạn phản hồi cho vé này". Hạn tính theo giờ kết thúc của chương trình
Vé đã bị huỷ	Người nhận không phản hồi được
Người nhận đã check-in	Không chọn được Không thể tham dự
Người nhận mở link trên điện thoại	Dùng được, không cần đăng nhập hay cài ứng dụng

Lỗi thường gặp

• Quên chèn phần tử vào mẫu đang dùng. Gửi thử một email cho chính bạn và bấm link trước khi gửi hàng loạt.
• Hỏi quá nhiều. Mỗi câu hỏi thêm làm giảm số người điền xong; chỉ giữ thông tin bạn thực sự dùng.
• Chỉ gửi một lần rồi chờ. Hãy gửi lại cho nhóm Chưa phản hồi vài ngày trước hạn chốt.
• Nhầm giữa "không phản hồi" và "không đến". Người chưa phản hồi vẫn có thể đến; hãy quyết định số lượng chuẩn bị dựa trên cả hai nhóm.

Bộ công cụ thư mời có mã QR, thiết kế email và gửi hàng loạt nằm trong giải pháp vé mời và thư mời QR của Tickmi. Bạn có thể bắt đầu với 100 lượt phát hành vé miễn phí.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Người nhận có cần đăng nhập để xác nhận tham dự không?

Không. Họ chỉ cần bấm link riêng trong email, chọn Tôi sẽ tham dự hoặc Không thể tham dự rồi bấm Gửi xác nhận.

Người nhận có đổi ý sau khi đã xác nhận được không?

Được. Họ mở lại link, bấm Thay đổi phản hồi và gửi lại, miễn là chưa quá hạn phản hồi hiển thị trên trang.

Tickmi có tự gửi email nhắc người chưa phản hồi không?

Hiện chưa có nhắc lịch tự động. Bạn lọc nhóm Chưa phản hồi trong danh sách vé rồi gửi lại email cho nhóm đó.

Có hỏi thêm thông tin như ăn chay hay đi cùng mấy người được không?

Được, bằng trường thông tin tuỳ chỉnh dạng Văn bản hoặc Lựa chọn. Các câu hỏi này chỉ hiện khi người nhận chọn tham dự. Trường dạng Ảnh chưa dùng được ở trang này.

Người đã check-in có thể báo không tham dự không?

Không. Với vé đã check-in, Tickmi không cho chọn Không thể tham dự.