Bản đồ phần mềm check-in sự kiện tại Việt Nam: chọn nhóm trước, chọn tên sau

Vì sao nên chọn theo nhóm phần mềm check-in

Các phần mềm cùng nhóm thường giống nhau về cách làm việc, cách tính phí và giới hạn. Chọn sai nhóm thì đổi tên nào cũng gặp lại vấn đề cũ: ví dụ dùng nền tảng bán vé đại chúng cho hội nghị nội bộ mời đích danh, hoặc dùng form miễn phí cho chương trình 2.000 người.

Trước khi đọc tiếp, hãy trả lời nhanh: người tham dự được mời, tự đăng ký hay mua vé? Bao nhiêu người, mấy cổng? Có cần thương hiệu riêng trên vé và email không? Đã có CRM chưa?

5 nhóm phần mềm check-in sự kiện phổ biến

Nhóm	Hợp với	Điểm mạnh	Điểm cần kiểm tra
1. Tự làm: form + bảng tính + app quét QR	Dưới vài trăm người, làm một lần	Không tốn phí phần mềm, linh hoạt	Gửi vé từng người, trùng dữ liệu, không có báo cáo theo thời gian thực
2. Nền tảng bán vé đại chúng	Chương trình bán vé công khai: âm nhạc, thể thao	Có sẵn kênh bán và người mua	Mức độ tùy biến vé, email, dữ liệu người tham dự cho chương trình mời đích danh
3. Module sự kiện trong CRM	Doanh nghiệp đã dùng CRM đó	Dữ liệu chảy thẳng về CRM	Phải dùng cả hệ CRM; công cụ tại chỗ (kiosk, in thẻ) có đủ không
4. Phần mềm quốc tế	Hội nghị quốc tế, ngân sách lớn	Nhiều tính năng, đã dùng ở nhiều nước	Tiếng Việt, thanh toán trong nước, hỗ trợ theo giờ Việt Nam, chi phí theo USD
5. Nền tảng vé và check-in chuyên dụng	Hội nghị, hội thảo, chương trình nội bộ, ngày hội	Đủ chuỗi mời – vé – check-in – tương tác trong một chỗ	Quy mô đã từng phục vụ, check-in khi mất mạng, cách tính phí

Ngoài ra còn các đơn vị cung cấp trọn gói kèm nhân sự và thiết bị tại chỗ. Cách này hợp khi bạn không có đội vận hành, nhưng hãy hỏi rõ dữ liệu người tham dự thuộc về ai sau chương trình.

Câu hỏi nên hỏi khi dùng thử phần mềm check-in

1. Gửi vé thế nào? Có gửi email hàng loạt mang thương hiệu của bạn không, theo dõi được ai chưa nhận không?
2. Tại cổng mất mạng thì sao? Có quét offline và tự đồng bộ khi có mạng lại không?
3. Người quên vé xử lý ra sao? Tìm theo tên, số điện thoại, nhập mã vé?
4. Cần thiết bị gì? Chỉ điện thoại, hay phải thuê máy quét, kiosk?
5. Phân quyền nhân sự: tình nguyện viên có xem được toàn bộ dữ liệu không?
6. Sau check-in còn gì? Màn hình chào mừng, in thẻ đeo, quay số, bình chọn có cùng dữ liệu không, hay phải xuất nhập qua lại?
7. Dữ liệu sau chương trình: xuất được những gì, ai được xuất?

Danh sách tiêu chí đầy đủ hơn, kèm cách chấm điểm, có ở bài tiêu chí chọn phần mềm vé và check-in.

Gợi ý chọn nhóm theo loại chương trình

Chương trình	Nhóm nên xem trước
Hội nghị khách hàng, tri ân đối tác (mời đích danh)	Nhóm 5, hoặc nhóm 3 nếu đã có CRM
Hội thảo mở đăng ký, workshop	Nhóm 5; nhóm 1 nếu rất nhỏ
Đêm nhạc, giải đấu bán vé đại chúng	Nhóm 2 hoặc nhóm 5 có bán vé
Tiệc cuối năm, đại hội nội bộ	Nhóm 5 (cần thêm quay số, bình chọn)
Hội nghị quốc tế nhiều phiên, nhiều ngôn ngữ	Nhóm 4 hoặc nhóm 5 có giao diện tiếng Anh

Tickmi thuộc nhóm nào

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia, thuộc nhóm 5. Trên cùng một danh sách người tham dự, bạn phát hành vé mời, mở đăng ký hoặc bán vé, gửi vé QR qua email, check-in bằng app (kể cả khi mất mạng), quầy tự check-in hoặc đầu đọc mã vạch, theo dõi trên màn hình thống kê, rồi chuyển sang màn hình chào mừng, in thẻ đeo, quay số, bình chọn.

Tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé để chạy thử với chương trình thật trước khi quyết định. Các gói khi cần nhiều hơn xem ở bảng giá Tickmi.

Những gì Tickmi chưa có, để bạn cân nhắc: không nhận diện khuôn mặt (xem check-in bằng khuôn mặt hay mã QR), không sơ đồ chọn ghế. Các bước bắt đầu có ở hướng dẫn bắt đầu với Tickmi Studio.

Lỗi thường gặp khi chọn phần mềm check-in

• Chọn theo danh sách "top 10" mà không thử. Hãy chạy thử với 20–30 vé thật trong nội bộ trước ngày diễn ra.
• Chỉ xem phần quét mã. Phần tốn công nhất thường là gửi vé, sửa thông tin và xử lý người quên vé.
• Không hỏi về mất mạng. Sảnh đông người hay mất sóng đúng lúc cao điểm.
• Bỏ qua dữ liệu sau chương trình. Không xuất được dữ liệu thì không làm báo cáo, không chăm sóc lại người tham dự.

Xem cách Tickmi làm toàn bộ chuỗi trên ở trang phần mềm check-in sự kiện, hoặc giải pháp check-in QR code.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Có phần mềm check-in sự kiện nào phù hợp mọi chương trình không?

Hiếm khi. Mỗi nhóm giải pháp mạnh ở một kiểu chương trình. Hãy xác định người tham dự được mời, tự đăng ký hay mua vé, quy mô và số cổng, rồi chọn nhóm trước.

Tự làm bằng Google Form và app quét QR có được không?

Được với chương trình nhỏ, làm một lần. Khi quy mô lớn hơn, phần gửi vé từng người, xử lý trùng dữ liệu và người quên vé sẽ tốn nhiều công.

Tickmi thuộc nhóm nào?

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia: phát hành vé mời, đăng ký, bán vé, gửi vé QR, check-in (kể cả offline), màn hình chào mừng, in thẻ đeo, quay số và bình chọn trên một dữ liệu.

Có phần mềm check-in sự kiện miễn phí không?

Có các cách miễn phí như tự làm bằng form và app quét QR, phù hợp chương trình nhỏ. Với Tickmi, tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé để dùng thử đủ chuỗi gửi vé QR và check-in; xem chi tiết ở bảng giá.

Tickmi có nhận diện khuôn mặt hay sơ đồ ghế không?

Không. Tickmi check-in bằng vé QR và mã vạch, và không có sơ đồ chọn ghế.

Nên thử phần mềm check-in thế nào trước khi dùng thật?

Tạo 20–30 vé cho người trong nội bộ, gửi email thật, quét thử trên điện thoại, thử tắt mạng, thử người quên vé, rồi xuất dữ liệu xem có đủ dùng không.