Hội thảo trực tiếp kết hợp trực tuyến: quản lý hai nhóm người tham dự trên một danh sách

Hội thảo hybrid gồm những phần việc nào?

Hội thảo kết hợp trực tiếp và trực tuyến (hybrid) là chương trình diễn ra tại một địa điểm thật, đồng thời được phát cho người tham dự ở xa. Phần việc chia làm ba lớp:

• Phát sóng: máy quay, âm thanh, nền tảng phát trực tiếp như phòng họp trực tuyến hoặc kênh livestream. Phần này cần đội kỹ thuật hoặc nhà cung cấp riêng.
• Danh sách và vé: ai đăng ký, ai đến hội trường, ai xem từ xa, ai được nhận link.
• Tương tác: câu hỏi, bình chọn, quiz, khảo sát mà cả hai nhóm đều tham gia được.

Tickmi không phát trực tiếp. Tickmi lo lớp thứ hai và thứ ba: một danh sách người tham dự chung, vé QR cho người đến hội trường, email riêng cho người xem từ xa, và các công cụ tương tác chạy trên điện thoại.

Tách hai loại vé: tại hội trường và trực tuyến

Bước quan trọng nhất là tạo hai loại vé trong cùng một sản phẩm vé. Mỗi người tham dự gắn với một loại vé, nên từ đây mọi việc phía sau đều tách được theo nhóm.

	Vé tại hội trường	Vé trực tuyến
Số lượng	Bằng sức chứa hội trường	Theo giới hạn của nền tảng phát sóng
Email gửi đi	Vé QR, địa điểm, giờ đón khách, chỗ gửi xe	Link xem, giờ bắt đầu, cách tham gia hỏi đáp
Ngày diễn ra	Quét QR ở cổng	Mở link, không cần check-in
Tương tác	Quét QR trên màn hình hội trường	Bấm link trong email hoặc trên khung phát

Trên trang đăng ký, người tham dự tự chọn loại vé ở mục Chọn loại vé. Nếu chỗ ở hội trường có hạn, hãy tắt tự động duyệt cho loại vé tại hội trường để bạn sàng lọc trước khi phát vé; loại vé trực tuyến có thể để tự động duyệt. Cấu hình xem ở hướng dẫn tạo trang đăng ký.

Gửi link xem cho người tham dự trực tuyến

Mỗi loại vé có mẫu email và tiêu đề email riêng. Với loại vé trực tuyến:

1. Tạo một mẫu email riêng trong Thư viện mẫu → Mẫu email.
2. Dùng khối Nút bấm để đặt link xem trực tiếp ở vị trí dễ thấy, kèm giờ bắt đầu và múi giờ nếu có người xem ở nước ngoài.
3. Ghi rõ cách đặt câu hỏi và tham gia bình chọn trong lúc xem.
4. Gán mẫu này cho loại vé trực tuyến và đặt tiêu đề như "Link tham dự trực tuyến [Tên hội thảo]".

Cách dùng trình soạn email có ở hướng dẫn thiết kế email gửi vé. Người xem trực tuyến vẫn nhận vé điện tử như người khác. Bạn có thể thiết kế vé của loại này đơn giản hơn, nhấn mạnh link xem thay vì mã QR.

Lưu ý: link phát trực tiếp nằm trong email nên có thể bị chuyển tiếp. Nếu nội dung cần bảo mật, hãy dùng nền tảng phát sóng có đăng nhập hoặc mật khẩu phòng, và gửi mật khẩu trong email.

Check-in tại hội trường và các con số cần tách

Người đến hội trường check-in bằng vé QR như mọi chương trình khác. Hai lưu ý riêng cho hội thảo hybrid:

• Vé trực tuyến cũng có mã QR, nên người đăng ký trực tuyến mà đến hội trường vẫn quét được. Hãy bật hiển thị loại vé ở mục Thông tin hiển thị khi quét vé để nhân viên nhận ra, và quyết định trước cách xử lý: cho vào nếu còn chỗ, hay mời sang khu vực phụ.
• Số lượt check-in chỉ phản ánh người đến hội trường. Số người xem trực tuyến lấy từ báo cáo của nền tảng phát sóng.

Sau chương trình, lọc danh sách người tham dự theo loại vé để biết nhóm tại hội trường có bao nhiêu người đến so với số đăng ký. Các bước chuẩn bị quầy đón khách xem thêm ở bài vé và check-in cho hội thảo khoa học.

Tương tác cho cả hai nhóm: bình chọn, quiz, quay số

Bình chọn, trắc nghiệm và khảo sát của Tickmi chạy trên trình duyệt điện thoại qua link hoặc mã QR. Điều này có lợi cho hội thảo hybrid: người ở hội trường quét QR trên màn hình, người ở xa bấm link, kết quả về chung một chỗ.

Chọn đúng nhóm ở phần Ai được truy cập:

Lựa chọn	Ai tham gia được	Dùng khi
Mặc định, ai có link	Bất kỳ ai	Câu hỏi nhanh, không cần biết là ai
Xác thực, nhóm Đã có vé	Người có vé, cả tại hội trường và trực tuyến	Quiz có giải, khảo sát cần gắn với người tham dự
Xác thực, nhóm Đã check-in	Chỉ người đã vào hội trường	Hoạt động chỉ dành cho người có mặt

Lỗi hay gặp là chọn "Đã check-in" theo thói quen, khiến toàn bộ người xem từ xa bị chặn. Cài đặt chi tiết có ở hướng dẫn bình chọn, trắc nghiệm, khảo sát.

Với quay số may mắn, mục Ai được quay có ba lựa chọn: Đã check-in, Đã có vé, Tất cả. Nếu giải thưởng là quà nhận tại chỗ, chọn Đã check-in. Nếu muốn cả người xem từ xa cùng có cơ hội, chọn Đã có vé và công bố trước cách gửi quà cho người trúng ở xa.

Sau chương trình: thư cảm ơn và khảo sát

Tính năng gửi thư cảm ơn của Tickmi chỉ gửi cho người tham dự đã check-in. Người xem trực tuyến không check-in nên không nằm trong danh sách này. Hãy chuẩn bị riêng cho nhóm trực tuyến một email cảm ơn kèm link khảo sát và bản ghi hình, gửi qua kênh email bạn đang dùng.

Khảo sát nên có một câu hỏi "Bạn tham dự theo hình thức nào?" để so sánh mức hài lòng giữa hai nhóm. Gợi ý câu hỏi có ở bài mẫu khảo sát sau hội thảo.

Checklist hội thảo trực tiếp kết hợp trực tuyến

• Hai loại vé, số lượng riêng, mẫu email riêng.
• Link xem và mật khẩu phòng (nếu có) đã kiểm tra trên điện thoại và máy tính.
• Màn hình hội trường hiện QR tương tác; khung phát trực tuyến hiện cùng link đó.
• Phần "Ai được truy cập" của từng hoạt động khớp với nhóm bạn muốn.
• Thể lệ quay số ghi rõ người ở xa có được tham gia không.
• Một người phụ trách đọc câu hỏi từ người xem trực tuyến để MC không bỏ sót.
• Email cảm ơn riêng cho nhóm trực tuyến đã soạn sẵn.

Phần đón khách tại hội trường, từ vé QR tới thống kê lượt vào, xem ở giải pháp phần mềm check-in sự kiện; các hoạt động tương tác xem ở tương tác người tham dự.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Tickmi có phát trực tiếp (livestream) hội thảo không?

Không. Bạn dùng nền tảng phát sóng hoặc phòng họp trực tuyến riêng. Tickmi quản lý danh sách đăng ký, gửi vé và link xem qua email, check-in tại hội trường và các hoạt động tương tác cho cả hai nhóm.

Người xem trực tuyến có cần check-in không?

Không bắt buộc. Họ chỉ cần mở link xem. Vì không check-in, khi cho họ tham gia bình chọn hoặc quiz có xác thực, hãy chọn nhóm Đã có vé thay vì Đã check-in.

Làm sao gửi email khác nhau cho người đến hội trường và người xem từ xa?

Tạo hai loại vé trong cùng sản phẩm vé và gán cho mỗi loại một mẫu email và tiêu đề riêng. Email vé tại hội trường có vé QR và chỉ dẫn đường đi, email vé trực tuyến có link xem.

Người xem từ xa có tham gia quay số được không?

Được, nếu ở mục Ai được quay bạn chọn Đã có vé hoặc Tất cả. Hãy công bố trước trong thể lệ cách trao quà cho người trúng ở xa.

Làm sao biết bao nhiêu người xem trực tuyến?

Số người xem lấy từ báo cáo của nền tảng phát sóng. Tickmi cho bạn số người đăng ký theo từng loại vé và số lượt check-in tại hội trường.