Miễn phí hay thu phí: chọn cách đăng ký để giảm người không đến

Vì sao đăng ký miễn phí hay có nhiều người không đến?

Khi bấm đăng ký không tốn gì, người ta đăng ký "để dành", rồi đến ngày thì cân nhắc lại. Không ai bị thiệt nếu vắng, nên chỉ cần một cuộc họp trùng giờ hay trời mưa là đủ lý do để ở nhà. Hiện tượng này gọi là no-show: đã đăng ký hoặc đã có vé nhưng không đến.

Có hai cách tiếp cận: tăng cam kết ngay lúc đăng ký (thu phí, duyệt, hỏi thêm thông tin), hoặc chấp nhận tỷ lệ vắng và nhận đăng ký nhiều hơn sức chứa. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào việc bạn đang cần điều gì nhất.

4 cách mở đăng ký và tác động tới số người không đến

Cách	Cam kết của người đăng ký	Số đăng ký	Hợp với
Miễn phí, tự động duyệt	Thấp	Cao nhất	Chương trình mở, cần phủ rộng, hội trường dư chỗ
Miễn phí, duyệt tay	Trung bình	Cao, nhưng chỉ phát vé cho người phù hợp	Hội thảo chuyên môn, chỗ có hạn, cần đúng đối tượng
Thu phí tượng trưng	Khá	Giảm rõ so với miễn phí	Workshop, lớp ngắn, chương trình có suất ăn hoặc tài liệu
Thu phí đầy đủ	Cao	Phụ thuộc giá trị nội dung	Chương trình có doanh thu là mục tiêu

Không có cách nào triệt tiêu hoàn toàn người vắng. Khác nhau chỉ ở mức độ, và ở việc bạn có biết trước để chuẩn bị hay không.

Chọn đăng ký miễn phí hay thu phí theo mục tiêu

Trả lời ba câu hỏi dưới đây trước khi quyết định:

1. Mục tiêu chính là gì? Nếu là thu thập danh sách người quan tâm, như ra mắt sản phẩm hay hội thảo thương hiệu, thì người đăng ký mà không đến vẫn có giá trị. Hãy để miễn phí. Nếu mục tiêu là lấp đầy một số ghế cố định, cam kết quan trọng hơn số lượng.
2. Chi phí cho mỗi người tham dự có lớn không? Suất ăn, quà, tài liệu in, chỗ ngồi thuê theo đầu người. Mỗi người vắng là một khoản lãng phí, nên thu phí hoặc duyệt tay sẽ đáng công hơn.
3. Người tham dự có quen trả tiền cho loại nội dung này không? Với nhóm học viên, người làm nghề muốn học kỹ năng, một khoản phí nhỏ là bình thường. Với khách hàng được mời tri ân, thu phí sẽ phản cảm. Trường hợp đó nên dùng thư mời và xác nhận tham dự (RSVP) thay vì đăng ký mở.

Ước tính cần nhận bao nhiêu đăng ký

Nếu chọn miễn phí, bạn thường phải nhận đăng ký nhiều hơn số ghế. Đừng đoán con số này, hãy lấy từ chương trình trước của chính bạn:

• Tỷ lệ đến = số lượt check-in ÷ số vé đã phát hành.
• Số đăng ký nên nhận = sức chứa ÷ tỷ lệ đến.

Ví dụ giả định: hội trường 200 chỗ, lần trước phát 300 vé và có 180 người check-in, tỷ lệ đến là 60%. Lần này bạn có thể nhận khoảng 200 ÷ 0,6 ≈ 333 đăng ký. Nếu lần này khác lần trước về thời điểm, địa điểm hay đối tượng, tỷ lệ đến cũng sẽ khác: hãy nhận ít hơn con số tính được một chút và chuẩn bị chỗ dự phòng.

Điều kiện để có số liệu này là mỗi người phải có vé riêng và được quét khi vào cổng. Danh sách giấy chỉ cho bạn con số ước lượng.

Một lưu ý: Tickmi không tự đóng đăng ký khi đủ số và không có danh sách chờ. Khi thấy đủ, bạn tự dừng bằng cách tắt Cho phép đăng ký của loại vé hoặc dời Đăng ký đến về hiện tại. Nếu cần kiểm soát chặt, tắt tự động duyệt để chỉ phát vé cho số người bạn duyệt.

Thiết lập từng cách trong Tickmi Studio

Mỗi loại vé chọn cách phát hành riêng trong Thiết lập → Loại vé:

• Miễn phí: tab Mở đăng ký, bật Cho phép đăng ký, đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký và Đăng ký từ, Đăng ký đến. Bật hoặc tắt Tự động duyệt đăng ký tùy cách bạn chọn ở bảng trên. Các bước chi tiết có ở hướng dẫn tạo trang đăng ký.
• Thu phí: tab Mở bán, nhập Giá, Tối đa mỗi đơn và thời gian mở bán. Người mua thanh toán qua VNPay trên trang mua vé và nhận vé QR qua email. Xem hướng dẫn bán vé trực tuyến.

Bạn có thể kết hợp trong cùng một sản phẩm vé: ví dụ loại vé "Khách mời" phát miễn phí qua danh sách, loại vé "Phổ thông" mở bán. Sau chương trình, lọc danh sách người tham dự theo loại vé để so tỷ lệ đến giữa hai nhóm.

Thu phí thì cần chính sách hoàn tiền rõ ràng

Thu phí làm người ta cân nhắc kỹ hơn, nhưng cũng làm phát sinh câu hỏi: "Tôi bận thì có được hoàn không?". Hãy công bố trước trên trang mua vé và email gửi vé:

• Có hoàn tiền không, và hạn cuối để yêu cầu là khi nào (ví dụ: trước ngày diễn ra 3 ngày).
• Có cho chuyển vé sang người khác không.
• Nếu ban tổ chức đổi lịch hay hủy chương trình thì xử lý ra sao.

Trên Tickmi, người mua gửi yêu cầu hoàn tiền từ trang đơn hàng, ban tổ chức duyệt hoặc từ chối kèm lý do. Khi hoàn, vé của đơn bị huỷ và chỗ được trả lại để bán tiếp. Xem quy trình ở hướng dẫn doanh thu, đối soát và hoàn tiền.

Một số đơn vị dùng "phí cam kết": thu một khoản rồi trả lại cho người đã đến. Cách này nghe công bằng nhưng tốn công đối soát từng người, và một số chi phí giao dịch có thể không lấy lại được. Chỉ nên dùng khi bạn đã sẵn nhân sự xử lý.

Lỗi thường gặp

• Thu phí nhưng nội dung trang mua vé sơ sài. Khi phải trả tiền, người ta đọc kỹ hơn. Thiếu diễn giả, lịch trình hay quyền lợi thì số đăng ký giảm mạnh.
• Miễn phí, nhận vượt sức chứa nhưng không có phương án dự phòng. Nếu hôm đó ai cũng đến, bạn cần thêm ghế, khu đứng hoặc màn hình phụ.
• Duyệt tay nhưng duyệt quá muộn. Người đăng ký chờ lâu không có vé sẽ lên kế hoạch khác. Hãy đặt lịch duyệt cố định, ví dụ mỗi buổi chiều.
• Không đo lại sau chương trình. Không có tỷ lệ đến thực tế thì lần sau lại đoán. Cách đo và các biện pháp nhắc lịch có ở bài cách tăng tỷ lệ người đăng ký đến tham dự.

Muốn xem cách Tickmi gộp trang đăng ký, duyệt, gửi vé và check-in thành một luồng, xem giải pháp trang đăng ký online; nếu bạn chọn thu phí, xem thêm bán vé online.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Thu phí có chắc chắn giảm người không đến không?

Thường giảm, vì người đã trả tiền có lý do để đến. Nhưng không triệt tiêu hoàn toàn, và tổng số đăng ký cũng có thể giảm. Hãy cân nhắc theo mục tiêu: cần phủ rộng hay cần lấp đúng số ghế.

Nên nhận đăng ký vượt sức chứa bao nhiêu?

Lấy tỷ lệ đến thực tế của chương trình trước (số lượt check-in chia số vé phát hành), rồi chia sức chứa cho tỷ lệ đó. Nếu chưa có số liệu, nên nhận vượt ít và chuẩn bị chỗ dự phòng.

Một chương trình có thể vừa có vé miễn phí vừa có vé bán không?

Có. Trong Tickmi Studio, mỗi loại vé chọn cách phát hành riêng: tab Mở đăng ký cho vé miễn phí, tab Mở bán cho vé thu tiền. Bạn có thể dùng nhiều loại vé trong cùng một sản phẩm vé.

Người mua vé không đến được thì có được hoàn tiền không?

Tùy chính sách bạn công bố. Trên Tickmi, người mua gửi yêu cầu hoàn tiền từ trang đơn hàng và ban tổ chức quyết định duyệt hoặc từ chối. Khi hoàn, vé bị huỷ và chỗ được trả lại để bán tiếp.

Tickmi có danh sách chờ khi hết chỗ không?

Không, và Tickmi cũng không tự đóng đăng ký khi đủ số. Bạn theo dõi số người đăng ký rồi tự tắt Cho phép đăng ký, hoặc tắt tự động duyệt để chỉ phát vé cho số người bạn duyệt.