Làm vé và check-in cho hội nghị doanh nghiệp theo từng loại chương trình

Hội nghị doanh nghiệp khác chương trình đại chúng ở điểm nào?

Chương trình doanh nghiệp có danh sách mời chọn lọc, yêu cầu hình ảnh thương hiệu cao và cần báo cáo tham dự cho cấp quản lý. Ba điểm này quyết định cách làm vé:

• Danh sách có chủ đích. Khách hàng, đối tác, nhân viên theo cấp bậc. Người không có vé hợp lệ không được vào; vé đã dùng hoặc đã hủy đều bị báo khi quét.
• Thư mời, vé, thẻ đeo đúng nhận diện. Khách hàng lớn nhìn thư mời là đánh giá được công ty.
• Báo cáo sau chương trình. Ai đã đến, nhóm khách nào vắng nhiều, để bộ phận kinh doanh chăm sóc tiếp.

So sánh cách làm theo từng loại chương trình doanh nghiệp

Mỗi loại chương trình doanh nghiệp nên chọn cách lập danh sách và cách đón khách khác nhau. Bảng dưới là điểm xuất phát, bạn chỉnh theo quy mô thực tế:

Loại chương trình	Lập danh sách	Loại vé gợi ý	Đón khách	Hoạt động đi kèm
Hội nghị khách hàng, đối tác	Nhập Excel từ bộ phận kinh doanh	VIP, Khách hàng, Báo chí	Làn VIP riêng, màn hình chào tên	Bình chọn, khảo sát sau chương trình
Đào tạo, hội nghị nhà phân phối	Trang đăng ký, duyệt tay theo danh sách đại lý	Theo cấp đại lý hoặc theo vùng	Quét QR bằng app, in thẻ đeo tại quầy	Quiz kiểm tra kiến thức
Tiệc cuối năm, ngày hội nhân viên	Nhập Excel từ phòng nhân sự	Nhân viên, Ban lãnh đạo, Khách mời	Kiosk tự check-in cho đông người	Quay số may mắn trên danh sách đã check-in
Ra mắt sản phẩm, hội thảo mở	Trang đăng ký công khai	Khách mời, Đăng ký tự do	Đầu đọc mã vạch tại quầy	Phản hồi, khảo sát

Quy trình chi tiết cho chương trình nội bộ có ở bài phát hành vé nội bộ doanh nghiệp; hội nghị đại lý chia theo vùng có ở bài hội nghị khách hàng, đại lý.

Nên gửi vé mời theo danh sách hay mở trang đăng ký?

Danh sách đã chốt thì gửi vé mời trực tiếp; danh sách còn mở hoặc cần khách xác nhận thông tin thì dùng trang đăng ký có duyệt tay. Nhiều chương trình dùng cả hai trong cùng một sản phẩm vé.

• Vé mời theo danh sách. Bấm Nhập người tham dự, tải file mẫu, điền rồi tải lên. Mỗi người nhận một mã QR riêng và mã vé 8 ký tự. Hợp với khách VIP và nhân viên.
• Trang đăng ký, duyệt tay. Tắt Tự động duyệt đăng ký: người đăng ký nằm ở trạng thái Chờ duyệt, bạn chọn rồi bấm Duyệt đã chọn. Hợp với hội nghị đại lý, nơi cần đối chiếu mã đại lý trước khi phát vé.
• Trang đăng ký, duyệt tự động. Hợp với hội thảo mở, ai đăng ký cũng được vào.

Muốn khách xác nhận trước khi chốt số ghế, xem thêm xác nhận tham dự (RSVP).

Làm sao để thư mời và vé mang đúng thương hiệu công ty?

Thư mời mang thương hiệu cần ba thứ: mẫu vé có logo và màu công ty, mẫu email riêng, và địa chỉ gửi thuộc tên miền công ty.

1. Chọn mẫu vé trong thư viện và chỉnh logo, màu. Họ tên, loại vé, mã QR tự điền cho từng người.
2. Soạn mẫu email bằng khối kéo-thả, chèn ảnh vé vào thân thư. Trong cài đặt loại vé, bật Gửi email tự động khi người tham dự được duyệt, chọn mẫu, nhập tiêu đề, thêm CC nếu cần báo cho người phụ trách khách hàng.
3. Vào menu Email gửi vé, khai báo máy chủ SMTP của công ty, bấm Gửi thử rồi Kích hoạt. Vé sẽ đi từ địa chỉ như sukien@congty.vn thay cho địa chỉ mặc định của hệ thống.

Các bước có ảnh minh họa ở hướng dẫn thiết kế email và email tên miền riêng. Gợi ý nội dung vé có ở bài mẫu vé mời hội nghị.

Đón khách VIP và khách đông cùng lúc thế nào?

Tách làn theo loại vé và để máy làm phần lặp lại: khách thường tự check-in hoặc đi làn quét nhanh, khách VIP có người đón và thẻ đeo in sẵn.

• Làn quét nhanh. Nhân sự quét vé bằng app Tickmi Studio, hoặc dùng đầu đọc mã vạch cắm máy tính ở tab Check-in.
• Kiosk tự check-in cho tiệc đông người: khách tự đưa mã QR hoặc nhập mã vé, số điện thoại.
• Trạm in thẻ đeo. Mỗi lượt check-in thành công in ngay thẻ đeo có tên. Có thể bỏ chọn loại vé không cần in, hoặc dựng trạm riêng cho VIP.
• Màn hình chào tên hiện tên khách khi họ check-in qua quầy web, đầu đọc mã vạch, quầy tự check-in hoặc kiosk trên app. Lượt quét bằng app của nhân sự không nằm trong các nguồn này, nên cổng muốn chào tên hãy dùng kiosk hoặc đầu đọc.

Số làn và nhân sự cho từng cổng ước theo bài tính số nhân sự và làn check-in.

Sau chương trình lấy báo cáo tham dự ở đâu?

Dữ liệu tham dự nằm sẵn trong sản phẩm vé: trạng thái check-in từng người, lịch sử quét và file xuất cho bộ phận kinh doanh.

• Lịch sử quét vé trong tab Check-in có cột Nguồn, Người quét và thống kê check-in thành công theo nguồn.
• Xuất dữ liệu danh sách người tham dự về máy; chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên làm được.
• Màn hình thống kê check-in chiếu tỷ lệ đã đến theo loại vé ngay trong buổi, để ban tổ chức quyết định giờ khai mạc.

Checklist cho hội nghị doanh nghiệp

• Danh sách đã lọc trùng email, đã chia loại vé theo nhóm khách.
• Email gửi vé từ tên miền công ty đã gửi thử và kích hoạt.
• Vé gửi lỗi trong tab Vé đã sửa email và bấm gửi lại.
• Thông tin hiện trên app khi quét đã giới hạn, số điện thoại khách hàng đã ẩn bớt.
• Nhân sự đón tiếp có tài khoản Nhân viên check-in riêng, không dùng tài khoản quản trị.
• Màn chào và trạm in đã chạy thử với một vé thật.

Lỗi thường gặp

• Gửi vé trước khi chốt mẫu. Sửa mẫu sau đó phải phát hành lại vé và gửi lại email cho cả danh sách.
• Gộp mọi khách vào một loại vé. Đến ngày diễn ra không tách được làn VIP, không đếm được khách hàng đã đến.
• Nhập lại file Excel để sửa thông tin. Nhập file chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có; sửa trực tiếp trên danh sách.
• Chờ khách đến mới biết vé không tới. Kiểm tra cột trạng thái gửi trong tab Vé vài ngày trước.

Doanh nghiệp đã làm thế nào?

• Unicity Việt Nam phát hành hơn 7.000 vé mời qua hơn 35 chương trình đào tạo, hội nghị nhà phân phối trong và ngoài nước.
• CBRE Vietnam dùng vé QR cho tiệc cuối năm và các chương trình nội bộ, hơn 1.700 vé.
• Ocean Group phát hơn 10.000 vé và quay số may mắn trên danh sách người đã check-in cho doanh nghiệp khách hàng.

Xem tổng quan tại vé mời QR, in thẻ đeo và quay số may mắn.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Có giới hạn ai được vào theo danh sách mời không?

Có. Chỉ người có vé hợp lệ mới check-in được; vé đã dùng, đã hủy hoặc không thuộc tổ chức đều bị báo ngay khi quét.

Gửi vé mời hội nghị từ email công ty được không?

Được. Khai báo SMTP của công ty trong menu Email gửi vé, gửi thử rồi kích hoạt; vé sẽ đi từ địa chỉ tên miền công ty. Chưa cấu hình thì hệ thống gửi bằng địa chỉ mặc định.

Hội nghị tổ chức ở nước ngoài có dùng được không?

Được. Vé gửi qua email, nhân sự check-in bằng app trên điện thoại nên không phụ thuộc địa điểm; nơi sóng yếu thì tải dữ liệu offline trước.

Làm sao in thẻ đeo cho khách ngay khi check-in?

Mở Trạm in trên máy tính nối máy in. Mỗi lượt check-in thành công từ app, kiosk hay web sẽ tự in thẻ đeo có tên khách; có thể chỉ in cho một số loại vé.

Ai được xuất danh sách khách đã đến sau chương trình?

Chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên của tổ chức. Nhân viên check-in chỉ quét vé, không xem hay xuất được dữ liệu.