Ngày hội việc làm và tuyển sinh: đăng ký, check-in khi người đến cả ngày

Ngày hội việc làm khác hội nghị ở đâu

• Lượng người lớn, đến rải rác. Có cao điểm lúc mở cửa và sau giờ học, nhưng người ra vào liên tục cả ngày.
• Nhiều người không đăng ký trước. Bạn bè rủ nhau đến, thấy băng rôn thì vào.
• Hai phía có nhu cầu khác nhau. Sinh viên, thí sinh, phụ huynh muốn vào nhanh. Doanh nghiệp, khoa, trường đối tác cần thông tin về người đến để tuyển dụng hoặc tư vấn.
• Đội đón tiếp thường là tình nguyện viên. Cần quy trình đơn giản, học trong vài phút.

Vì vậy mục tiêu là: người đến không phải xếp hàng lâu, khách vãng lai vẫn vào được hệ thống, và cuối ngày bạn có số liệu thật thay vì ước lượng.

Chia loại vé theo nhóm người tham dự

Trong Tickmi Studio, mỗi nhóm nên là một loại vé trong cùng sản phẩm vé. Gợi ý cho ngày hội việc làm:

Loại vé	Cách phát	Ghi chú
Sinh viên, người tìm việc	Mở đăng ký, tự động duyệt	Nhóm đông nhất, cần vào nhanh
Đại diện doanh nghiệp	Nhập danh sách từ Excel	Vé gửi trước, đến sớm dựng gian hàng
Khách mời, giảng viên	Thêm thủ công hoặc nhập Excel	Có thể cần lối đón riêng
Tình nguyện viên	Nhập danh sách	Đếm được nhân sự có mặt trong ngày

Với ngày hội tuyển sinh, đổi thành "Học sinh", "Phụ huynh", "Trường THPT đăng ký đoàn". Nếu phụ huynh hay đi cùng con, đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký là 2 hoặc 3 để một người đăng ký cho cả nhà.

Chia loại vé ngay từ đầu giúp màn hình thống kê hiện tiến độ check-in theo từng nhóm, và sau ngày hội bạn lọc danh sách theo loại vé mà không phải phân loại lại.

Form đăng ký ngày hội việc làm nên hỏi gì

Hỏi quá nhiều làm người ta bỏ dở, hỏi quá ít thì doanh nghiệp không có gì để dùng. Ngoài họ tên, email, số điện thoại, hãy chọn 2–3 trường tùy chỉnh thật sự cần:

• Ngày hội việc làm: trường, ngành học, năm học (hoặc năm tốt nghiệp), vị trí quan tâm.
• Ngày hội tuyển sinh: trường đang học, lớp, ngành dự định, khu vực.

Trường thông tin tùy chỉnh được tạo ở cấp tổ chức, mỗi sản phẩm vé tự bật những trường cần dùng, nên năm sau bạn không phải tạo lại. Nếu định chia sẻ danh sách cho doanh nghiệp, hãy ghi rõ trên form và để người đăng ký đồng ý trước. Gợi ý thêm có ở bài form đăng ký nên hỏi những gì.

Đón khách vãng lai không cần bàn đăng ký giấy

Thay vì để một bàn ghi tay tên người chưa đăng ký, hãy in mã QR dẫn tới trang đăng ký, dán ở cổng và cuối hàng chờ. Người đến quét bằng điện thoại, điền form ngắn. Nếu bật tự động duyệt, sau khi đăng ký họ được chuyển ngay tới trang vé có mã QR, đưa cho tình nguyện viên quét là vào. Cách thiết kế poster và đặt mã có ở bài mã QR đăng ký tham dự.

Lưu ý: Tickmi không tự đóng đăng ký khi đủ số và không có danh sách chờ. Nếu hội trường có giới hạn, theo dõi màn hình thống kê và tắt Cho phép đăng ký khi cần.

Bố trí điểm check-in cho ngày hội đông người

1. Làn quét bằng điện thoại. Thêm tình nguyện viên vào tổ chức với vai trò Nhân viên check-in: các bạn chỉ quét được vé, không xem hay sửa dữ liệu khác. Mỗi người một điện thoại cài app Tickmi Studio.
2. Quầy tự check-in. Đặt một máy tính bảng hoặc máy tính ở chế độ Quầy tự check-in để người đã có vé tự quét, giảm tải cho làn có người. Xem hướng dẫn kiosk tự check-in.
3. Bàn hỗ trợ. Một máy tính tìm theo tên, số điện thoại hoặc email cho người quên vé, hoặc gắn đầu đọc mã vạch nếu nhiều người mang vé in.

Ở phòng điều phối, mở Màn hình thống kê check-in trên TV: tỷ lệ đã đến, biểu đồ lượt check-in theo 15 phút và tiến độ theo loại vé. Khi thấy cột cao lên lúc tan học, bạn biết cần đưa thêm người ra cổng. Nếu sóng điện thoại yếu vì quá đông, tải dữ liệu offline cho app trước giờ mở cửa. Số làn và số người cần có được tính kỹ ở bài bố trí làn check-in.

Kết nối tại gian hàng và hoạt động trong ngày

Cần nói rõ: Tickmi ghi nhận check-in vào ngày hội, không ghi nhận người đã ghé từng gian hàng. Để sinh viên và doanh nghiệp trao đổi thông tin nhanh, bạn có thể bật Danh thiếp số cho sản phẩm vé. Người tham dự tạo danh thiếp từ trang vé, tự chọn thông tin nào công khai, rồi đưa mã QR cho nhà tuyển dụng quét để lưu danh bạ. Cách bật xem ở hướng dẫn danh thiếp số.

Nếu có quay số cuối buổi để giữ người ở lại, chọn đối tượng là người đã check-in để chỉ ai thật sự có mặt mới được quay.

Sau ngày hội: số liệu cho nhà trường và doanh nghiệp

• Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên dùng Xuất dữ liệu để tải danh sách kèm trạng thái check-in, rồi lọc theo loại vé, ngành học.
• Báo cáo nên tách: số đăng ký trước, số đăng ký tại chỗ, số đã đến theo từng nhóm, giờ cao điểm.
• Chỉ chia sẻ cho doanh nghiệp những trường người đăng ký đã đồng ý. Xem thêm bài bảo vệ dữ liệu người tham dự.

Lỗi thường gặp

• Một loại vé cho tất cả. Cuối ngày không tách được sinh viên với doanh nghiệp, phải đếm tay.
• Bàn đăng ký giấy cho khách vãng lai. Hàng chờ dồn lại và dữ liệu không vào hệ thống.
• Tình nguyện viên dùng chung một tài khoản. Không biết ai quét lượt nào. Thêm từng người vào tổ chức với vai trò Nhân viên check-in.
• Không thử quy trình trước. Cho tình nguyện viên quét thử vài vé trước giờ mở cửa, rồi chuyển các vé đó về chưa check-in.

Xem cách Tickmi xử lý cả đăng ký, vé QR và quét tại cổng trong giải pháp check-in QR code.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Người không đăng ký trước có vào ngày hội được không?

Được. In mã QR dẫn tới trang đăng ký ở cổng. Nếu bật tự động duyệt, người đăng ký được chuyển ngay tới trang vé có mã QR để quét vào cửa.

Tình nguyện viên có xem được dữ liệu của người tham dự không?

Nếu thêm vào tổ chức với vai trò Nhân viên check-in, các bạn chỉ quét được vé, không xem hay sửa dữ liệu khác. Thông tin hiện khi quét do ban tổ chức chọn và có thể ẩn bớt trường nhạy cảm.

Tickmi có ghi nhận người tham dự ghé gian hàng nào không?

Không. Tickmi ghi nhận check-in vào ngày hội. Để trao đổi thông tin tại gian hàng, người tham dự có thể dùng danh thiếp số tạo từ trang vé cho nhà tuyển dụng quét.

Phụ huynh đăng ký cho cả con được không?

Được. Đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký là 2 hoặc 3 trong loại vé mở đăng ký, một người có thể đăng ký nhiều vé trong một lượt.

Theo dõi lượng người đến trong ngày bằng cách nào?

Mở Màn hình thống kê check-in trên TV hoặc máy tính: có tỷ lệ đã check-in, biểu đồ theo 15 phút và tiến độ theo từng loại vé, tự cập nhật khoảng mỗi 5 giây.