Kế hoạch vé cho hội nghị khách hàng đầu năm: 4 tuần, xuyên qua Tết

Vì sao hội nghị đầu năm cần kế hoạch vé riêng?

Với một hội nghị giữa năm, bạn gửi vé trước một đến hai tuần là đủ. Hội nghị đầu năm thì khác ở ba điểm:

• Lịch của khách chốt sớm. Nhiều doanh nghiệp lên lịch quý 1 ngay từ cuối năm cũ. Lời mời đến sau Tết dễ trùng với họp nội bộ đầu năm của chính khách.
• Có một "khoảng chết" dài. Tết Nguyên đán kéo theo cả tuần trước và sau đó mọi người ít xử lý email công việc. Email gửi vào khoảng này dễ bị trôi.
• Danh sách hay thay đổi. Đầu năm là lúc nhân sự phía khách thay đổi: người đầu mối nghỉ việc, chuyển phòng, đổi email.

Vì vậy, kế hoạch dưới đây tách hai việc thường bị gộp làm một: chốt danh sách (làm trước Tết) và phát hành vé (làm sau Tết). Các mốc tính theo tuần trước ngày hội nghị (W-4 là bốn tuần trước). Ví dụ giả định: hội nghị diễn ra khoảng ba tuần sau mùng 1 Tết, nên Tết nằm giữa W-4 và W-3.

Kế hoạch 4 tuần cho hội nghị khách hàng đầu năm

Mốc	Việc chính	Trong Tickmi Studio	Đầu ra
Trước Tết (W-5 đến W-4)	Gửi thư "giữ lịch", chốt danh sách và loại khách	Tạo sản phẩm vé, loại vé, trường thông tin; nhập Excel	Danh sách ở trạng thái Chờ duyệt
Trong Tết	Không gửi gì	Không thao tác	—
W-3	Cập nhật danh sách sau Tết, làm mẫu vé và email	Sửa người tham dự, Render thử mẫu vé, gửi thử cho nội bộ	Mẫu vé, email đã duyệt
W-2	Phát hành và gửi vé	Duyệt theo nhóm, theo dõi trạng thái gửi ở tab Vé	Mọi khách có vé QR riêng
W-1	Nhắc lịch, xử lý thư lỗi, chuẩn bị cổng	Gửi lại email cho vé lỗi, cấu hình check-in	Danh sách "chưa nhận vé" bằng 0
Ngày diễn ra	Đón khách	Check-in bằng app, máy quét hoặc kiosk	Số liệu ai đã đến

Trước Tết: chốt danh sách nhưng chưa phát hành vé

Đây là tuần quan trọng nhất, dù chưa có tấm vé nào được gửi đi.

1. Gửi thư giữ lịch. Một email ngắn: tên hội nghị, ngày, thành phố, và câu "thư mời kèm vé sẽ gửi sau Tết". Mục tiêu là để khách đưa ngày vào lịch trước khi lịch quý 1 kín. Gợi ý nội dung có ở bài mẫu email mời tham dự.
2. Tạo sản phẩm vé và các loại vé theo nhóm khách, ví dụ Khách hàng chiến lược, Khách hàng, Đối tác. Bật các trường thông tin bạn cần dùng ở cổng như Công ty, Khu vực, Bàn.
3. Nhập danh sách từ Excel theo file mẫu. Trong Tickmi, mỗi dòng nhập vào là một người tham dự ở trạng thái Chờ duyệt; vé chỉ được phát hành khi bạn duyệt. Nhờ vậy bạn có thể chốt danh sách từ trước Tết mà không lo email vé lọt ra giữa kỳ nghỉ.

Lưu ý: nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có. Ai cần sửa thông tin thì sửa trực tiếp trên dòng của họ, đừng nhập lại cả file vì sẽ tạo bản trùng. Chi tiết các thao tác có ở hướng dẫn quản lý người tham dự.

Tuần W-3: làm sạch danh sách sau Tết và hoàn thiện mẫu

Ngày đầu đi làm lại, nhờ bộ phận kinh doanh rà danh sách một lượt. Câu hỏi cần trả lời với từng khách: người đầu mối còn đó không, email còn đúng không, có thêm người đi cùng không.

• Lọc Chờ duyệt để xem đúng những người chưa có vé, sửa email hoặc người đầu mối ngay trên dòng.
• Khách báo không tham dự thì xoá khỏi danh sách trước khi duyệt, để không phát hành vé thừa.
• Thiết kế vé và email gửi vé. Dùng Render thử để xem vé với dữ liệu thật, rồi gửi thử cho vài đồng nghiệp dùng các hộp thư khác nhau. Gợi ý bố cục vé ở bài mẫu vé mời hội nghị.

Tuần W-2: phát hành vé theo từng đợt

Sau Tết, hộp thư của khách đầy thư chúc mừng năm mới và báo giá. Vé gửi vào đúng ngày đầu đi làm dễ bị chìm, nên hãy gửi khi mọi người đã ổn định lại, thường từ ngày làm việc thứ ba trở đi.

Đừng duyệt cả danh sách trong một lần bấm. Chia đợt cho dễ kiểm soát:

1. Kiểm tra loại vé đang bật Gửi mail.
2. Đợt 1: chọn một nhóm nhỏ, ví dụ khách chiến lược, bấm Duyệt đã chọn. Vé được phát hành, mỗi người có mã QR và mã vé riêng, email gửi đi.
3. Mở tab Vé, xem trạng thái gửi mail của đợt 1. Nếu ổn, duyệt các nhóm còn lại, có thể dùng Duyệt tất cả.

Số chỗ của loại vé được kiểm tra lúc duyệt, nên nếu một loại vé đã đủ chỗ, hệ thống sẽ báo lỗi cho những người vượt. Quy trình gửi hàng loạt đầy đủ có ở hướng dẫn gửi vé QR hàng loạt qua email.

Tuần W-1: nhắc lịch và dọn thư lỗi

Tickmi tự thử gửi lại email lỗi tối đa 5 lần. Những vé vẫn lỗi sau đó, bạn lọc ra ở tab Vé, sửa địa chỉ nếu sai, chọn các vé đó rồi bấm Gửi lại email. Khách gọi báo không tìm thấy vé cũng xử lý theo cách này.

Tickmi không có chức năng hẹn giờ gửi email, nên email nhắc lịch là việc ban tổ chức tự lên lịch và gửi. Một email nhắc trước một đến ba ngày, kèm hướng dẫn đường đi và lời dặn mở sẵn vé trên điện thoại, là đủ. Lịch email chi tiết theo từng mốc có ở bài lịch gửi email trước chương trình.

Cùng tuần này, chuẩn bị cổng đón: chọn Thông tin hiển thị khi quét vé (ví dụ Công ty, Bàn) để nhân sự cổng biết dẫn khách đi đâu, đặt Số lần check-in mỗi vé, và chia ai đứng cổng nào.

Lỗi thường gặp khi phát hành vé hội nghị đầu năm

Lỗi	Hậu quả	Cách tránh
Gửi vé ngay trước kỳ nghỉ	Khách quên, sau Tết phải gửi lại	Chỉ gửi thư giữ lịch trước Tết, vé gửi sau Tết
Gửi vé đúng ngày đầu đi làm	Thư bị chìm giữa thư chúc Tết	Lùi vài ngày, gửi theo đợt
Dùng danh sách năm ngoái không rà lại	Vé đến người đã nghỉ việc	Rà danh sách ở tuần W-3
Nhập lại cả file Excel để cập nhật	Người tham dự bị trùng	Sửa trực tiếp từng người, chỉ nhập file cho người mới
Duyệt toàn bộ trong một lần khi mẫu chưa thử	Cả danh sách nhận vé lỗi	Render thử, gửi thử nội bộ, duyệt đợt nhỏ trước

Checklist hội nghị khách hàng đầu năm

• Thư giữ lịch đã gửi trước Tết.
• Danh sách đã nhập, đang ở Chờ duyệt; đã rà lại sau Tết.
• Mẫu vé và email đã Render thử và gửi thử nội bộ.
• Loại vé bật Gửi mail; đợt duyệt đầu đã kiểm tra trạng thái gửi.
• Vé gửi lỗi đã xử lý; email nhắc lịch đã lên kế hoạch.
• Thông tin hiển thị khi quét và nhân sự cổng đã sẵn sàng.

Nếu hội nghị có phần quay số đầu năm, xem thêm quay số may mắn đầu năm; với hội nghị đại lý theo vùng, đọc hội nghị khách hàng tri ân đại lý. Toàn bộ quy trình từ danh sách đến vé QR có trong giải pháp vé mời QR và gửi email hàng loạt của Tickmi.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Nên gửi vé hội nghị khách hàng đầu năm trước bao lâu?

Khoảng hai tuần trước ngày diễn ra, sau khi kỳ nghỉ Tết kết thúc vài ngày. Trước Tết chỉ nên gửi thư giữ lịch để khách đưa ngày vào lịch quý 1, vé gửi sau Tết để không bị trôi trong kỳ nghỉ.

Có thể nhập danh sách trước Tết mà chưa gửi vé không?

Có. Trong Tickmi Studio, người tham dự nhập từ Excel nằm ở trạng thái Chờ duyệt; vé chỉ được phát hành và gửi email khi bạn duyệt. Bạn có thể nhập từ trước Tết và duyệt theo đợt sau Tết.

Tickmi có hẹn giờ gửi vé hoặc email nhắc lịch không?

Không. Vé được gửi khi bạn duyệt người tham dự (nếu loại vé bật Gửi mail). Email nhắc lịch là việc ban tổ chức tự lên lịch và gửi.

Khách đổi người đầu mối sau Tết thì xử lý thế nào?

Nếu chưa phát hành vé, sửa họ tên và email ngay trên dòng của người đó rồi mới duyệt. Nếu vé đã gửi và đổi hẳn người, hãy Hủy vé cũ ở tab Vé rồi thêm người mới để vé mang đúng tên. Nếu chỉ sai email, sửa email rồi bấm Gửi lại email cho vé đó.