Một người đăng ký cho nhiều người: làm đăng ký theo đoàn sao cho gọn

Đăng ký theo đoàn: trả lời nhanh trong 4 dòng

• Chỉ cần biết số người: cho người đăng ký chọn số vé (ví dụ tối đa 5 vé mỗi lượt). Mọi vé thuộc về người đăng ký và gửi về email của họ.
• Cần tên từng người, chương trình bán vé: bật thu thông tin người tham dự cho từng vé khi mua, mỗi vé gửi tới email của đúng người đó.
• Cần tên từng người, chương trình miễn phí và đoàn lớn: nhận danh sách đoàn dạng Excel, nhập vào danh sách người tham dự rồi gửi vé cho từng người.
• Muốn tránh một người giữ quá nhiều chỗ: đặt trần số vé mỗi lượt và số lần một email hay số điện thoại được đăng ký.

Vì sao đăng ký nhóm cần thiết kế riêng?

Form đăng ký mặc định giả định mỗi người tự đăng ký cho mình. Thực tế nhiều chương trình có người đăng ký hộ: công ty cử 6 nhân viên đi hội thảo, phụ huynh đăng ký cho 2 con đi ngày hội, câu lạc bộ đưa 20 vận động viên đến giải chạy. Bắt từng người tự điền form làm mất người, vì trưởng đoàn phải đi nhắc từng thành viên. Ngược lại, cho đăng ký nhóm mà không giới hạn thì một người có thể giữ quá nhiều chỗ của chương trình có số lượng hữu hạn.

Vì vậy, trước khi mở trang đăng ký online, hãy trả lời ba câu: đoàn thường bao nhiêu người, bạn có cần tên và liên hệ của từng người không, và ở cổng mỗi người có cần một mã riêng không.

Cách 1: cho chọn số vé trong một lượt đăng ký

Đây là cách nhanh nhất khi bạn chỉ cần biết tổng số người. Trên Tickmi Studio, mỗi loại vé có tab Mở đăng ký, trong đó ô Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký quyết định người điền form được chọn tối đa bao nhiêu vé. Đặt 1 nếu mỗi người chỉ đăng ký cho mình; đặt lớn hơn nếu cho phép đăng ký kèm người đi cùng. Trên form, người đăng ký thấy nút − và + cạnh từng loại vé, như ảnh đầu bài.

Điều cần hiểu rõ: một lượt đăng ký tạo ra một người tham dự là người điền form, kèm số vé họ chọn. Mỗi vé có mã QR riêng, nhưng tất cả đứng tên người đăng ký và gửi về email của họ. Trưởng đoàn sẽ chuyển vé cho từng thành viên, hoặc giữ cả và đi cùng đoàn qua cổng.

Cách này hợp với gia đình, nhóm bạn, đoàn nhỏ dưới khoảng 5–10 người, chương trình không cần thẻ tên cá nhân. Các bước chi tiết có ở hướng dẫn tạo trang đăng ký và đặt giới hạn.

Cách 2: thu thông tin từng người khi mua vé theo nhóm

Với chương trình bán vé, Tickmi có tuỳ chọn Điền thông tin người tham dự khi mua vé trong phần cài đặt bán vé của sản phẩm vé. Khi bật, người mua nhập họ tên và email (số điện thoại tuỳ chọn) cho từng vé; mỗi vé là một người tham dự riêng và vé gửi tới email của từng người. Khi tắt, người mua là người tham dự của mọi vé trong đơn và toàn bộ vé gửi về email người mua.

Bật tuỳ chọn này khi bạn cần in thẻ tên, gửi tài liệu riêng hay thống kê ai đã đến. Tắt khi người mua thường là phụ huynh mua cho trẻ nhỏ, hoặc khi việc nhập nhiều tên làm chậm thanh toán. Số vé tối đa mỗi lần mua do ô Tối đa mỗi đơn ở tab Mở bán quyết định. Xem thêm hướng dẫn bán vé trực tuyến.

Cách 3: nhận danh sách đoàn và nhập vào hệ thống

Với đoàn lớn của chương trình miễn phí, ví dụ mỗi đơn vị cử 30 người dự hội nghị, cách gọn nhất thường là xin trưởng đoàn gửi danh sách theo file mẫu của bạn (họ tên, email, số điện thoại, đơn vị). Bạn nhập file đó vào danh sách người tham dự, mỗi dòng thành một người tham dự có vé riêng, rồi gửi vé qua email cho từng người.

Lưu ý: nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có. Nếu đoàn gửi lại bản sửa, hãy lọc ra những người mới để nhập, còn người cần đổi thông tin thì sửa trực tiếp. Cách thêm, nhập và gửi vé có trong hướng dẫn quản lý người tham dự.

Bảng chọn cách đăng ký theo đoàn

Tình huống	Cách nên dùng	Vé gửi tới	Thẻ tên cá nhân
Gia đình, nhóm bạn, đoàn nhỏ, chương trình miễn phí	Cách 1: chọn số vé mỗi lượt	Email người đăng ký	Không phù hợp
Chương trình bán vé, cần biết từng người	Cách 2: thông tin từng vé khi mua	Email từng người	Phù hợp
Chương trình bán vé, người mua là phụ huynh	Cách 2 nhưng tắt thu thông tin từng vé	Email người mua	Không phù hợp
Đoàn lớn của đơn vị, chương trình miễn phí	Cách 3: nhập danh sách đoàn	Email từng người	Phù hợp

Giới hạn đăng ký nhóm để không ai giữ quá nhiều chỗ

Đăng ký nhóm thuận tiện nhưng dễ bị lạm dụng khi chỗ có hạn. Ngoài số vé tối đa mỗi lượt, tab Mở đăng ký còn có Số lần tối đa 1 email được đăng ký và Số lần tối đa 1 số điện thoại được đăng ký; để trống nghĩa là không giới hạn. Kết hợp hai lớp này, một người không thể đăng ký nhiều lần để gom vé. Nếu muốn soát từng đoàn trước khi phát vé, hãy tắt Tự động duyệt đăng ký để duyệt tay.

Tickmi không tự đóng đăng ký khi đủ số lượng, nên bạn cần theo dõi số đã đăng ký và đặt thời gian Đăng ký đến phù hợp. Cách cân số chỗ có ở bài form đăng ký giới hạn số lượng.

Check-in cho đoàn tại cổng

Mỗi vé có mã QR riêng, nên quét một mã chỉ ghi nhận một người vào. Với cách 1, trưởng đoàn có thể đưa lần lượt các vé trên điện thoại cho nhân sự quét, hoặc chuyển ảnh vé cho từng thành viên từ trước. Màn hình check-in sẽ hiện tên người đăng ký trên mọi vé của đoàn, nên đừng dùng tên trên màn hình để đối chiếu từng thành viên. Với cách 2 và 3, mỗi người đến với vé đứng tên mình, check-in như bình thường.

Nếu đoàn đông đến cùng giờ, hãy dành một làn riêng cho đoàn để không làm chậm người đến lẻ.

Ví dụ giả định: hội thảo nghề nghiệp cho đoàn trường

Giả sử bạn tổ chức hội thảo miễn phí 300 chỗ, khách chủ yếu là sinh viên đi theo đoàn trường. Bạn làm hai loại vé: "Cá nhân" với số vé tối đa mỗi lượt là 2 để sinh viên rủ thêm một bạn, và "Đoàn trường" chỉ cấp qua nhập danh sách do giảng viên gửi, mỗi sinh viên một vé đứng tên. Bạn đặt mỗi email chỉ đăng ký được 1 lần ở loại "Cá nhân", và duyệt tay để soát trước khi phát vé.

Lỗi thường gặp khi mở đăng ký theo đoàn

• Để số vé mỗi lượt quá cao: một người giữ cả chục chỗ rồi không đến đủ, làm hụt chỗ của người khác. Xem thêm cách giảm người đăng ký không đến.
• Cần thẻ tên nhưng chọn cách 1: mọi vé đứng tên trưởng đoàn, thẻ in ra sẽ sai tên.
• Không nói rõ trên form: người đăng ký không biết vé sẽ gửi về email của ai. Ghi một dòng ngắn ở phần giới thiệu.
• Nhập lại cả file đoàn khi có sửa đổi: nhập Excel chỉ thêm người mới, nên hãy chỉ nhập phần bổ sung.

Bạn có thể dùng thử với miễn phí 100 lượt phát hành vé; chi tiết các gói xem tại bảng giá.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Một người có thể đăng ký cho nhiều người trên Tickmi không?

Có. Trong tab Mở đăng ký của loại vé, đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký lớn hơn 1. Người điền form chọn số vé bằng nút − và +, mọi vé đứng tên và gửi về email người đăng ký.

Làm sao để mỗi thành viên trong đoàn nhận vé đứng tên mình?

Với chương trình bán vé, bật Điền thông tin người tham dự khi mua vé để người mua nhập họ tên, email cho từng vé. Với chương trình miễn phí, nhận danh sách đoàn và nhập Excel vào danh sách người tham dự rồi gửi vé cho từng người.

Làm sao ngăn một người đăng ký quá nhiều chỗ?

Đặt Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký, cùng Số lần tối đa 1 email và 1 số điện thoại được đăng ký. Muốn soát kỹ hơn, tắt Tự động duyệt đăng ký để duyệt tay từng lượt.

Đoàn đăng ký chung thì check-in thế nào?

Mỗi vé có mã QR riêng và quét một lần cho một người. Trưởng đoàn có thể đưa từng vé để quét hoặc chuyển ảnh vé cho thành viên từ trước.

Một lượt đăng ký được chọn tối đa bao nhiêu vé?

Do bạn đặt ở Số vé tối đa mỗi lượt đăng ký cho từng loại vé. Hệ thống cũng giới hạn tối đa 100 vé mỗi loại trong một lượt đăng ký.