Vé sự kiện: cần có gì, chia loại nào và phát hành ra sao

Một tấm vé sự kiện cần có những thông tin gì?

Vé sự kiện cần tối thiểu sáu thông tin: tên chương trình, thời gian, địa điểm, loại vé, mã QR hoặc mã vé duy nhất và điều kiện sử dụng. Thiếu một mục, người tham dự sẽ nhắn hỏi hoặc đứng thắc mắc ở cổng.

• Tên chương trình và đơn vị tổ chức: để người nhận nhận ra email hoặc ảnh vé thật, không nhầm với thư rác.
• Thời gian: ngày, giờ mở cửa và giờ bắt đầu. Chương trình nhiều ngày nên ghi rõ vé có giá trị ngày nào.
• Địa điểm: tên nơi tổ chức, địa chỉ, cổng vào nếu có nhiều cổng.
• Loại vé và tên người nhận: ví dụ "Đại biểu", "VIP", "Khách mời". Tên người nhận giúp nhân viên cổng đối chiếu khi cần.
• Mã QR hoặc mã vé duy nhất: thứ máy quét đọc. Mỗi vé một mã riêng, không dùng chung một mã cho cả lô.
• Điều kiện: trang phục, giờ đóng cổng, quy định mang theo vật dụng, chính sách hoàn/chuyển nhượng (xem phần dưới).

Thiết kế vé không cần cầu kỳ nhưng mã QR phải đủ lớn và tương phản. Nếu cần tự thiết kế, xem thiết kế vé điện tử; nếu cần gửi lời mời kèm mã QR, đọc thêm vé mời QR.

Các loại vé sự kiện nên chia thế nào?

Nên chia loại vé theo quyền lợi và đối tượng, không chia theo cảm tính. Mỗi loại vé khác nhau về giá, số lượng, thời gian mở bán hoặc mẫu vé thì nên là một loại vé riêng.

Loại vé	Dùng khi nào	Lưu ý
Vé thường	Người tham dự phổ thông	Loại vé chiếm số lượng lớn nhất
Vé VIP	Khu vực hoặc quyền lợi riêng (ví dụ phòng chờ, tiệc kết thúc)	Có thể dùng mẫu vé khác màu để nhân viên nhận ra ngay
Vé khách mời	Diễn giả, đối tác, báo chí	Thường giá bằng 0, phát hành bằng nhập danh sách
Vé mở bán sớm (early bird)	Kích cầu giai đoạn đầu	Thực chất là một loại vé có thời gian mở/đóng bán và số lượng giới hạn riêng
Vé theo nhóm	Đoàn công ty, gia đình	Có thể làm bằng loại vé riêng, hoặc cho phép mua nhiều vé mỗi đơn

Trên Tickmi, mỗi loại vé có thời gian mở/đóng bán, số vé tối đa mỗi đơn (hoặc mỗi lượt đăng ký) và mẫu vé riêng. Tickmi chưa có sơ đồ chỗ ngồi theo từng ghế, nên nếu chương trình cần chọn ghế cụ thể, bạn phải quản lý phần này bên ngoài hoặc chia theo khu vực bằng loại vé.

Về vé giấy hay vé điện tử, bài vé giấy hay vé điện tử QR so sánh cụ thể ưu nhược điểm của từng loại.

Vé miễn phí hay thu phí: chọn thế nào?

Vé miễn phí phù hợp hội thảo, ngày hội, họp khách hàng; vé thu phí phù hợp khi bạn cần sàng lọc người thật sự quan tâm hoặc bù chi phí. Vé miễn phí vẫn nên có mã riêng cho từng người, vì tỉ lệ vắng mặt của chương trình không thu phí thường cao hơn, và vé có tên giúp bạn dự đoán số người đến.

Trên Tickmi, bạn nhập giá bằng 0 cho vé miễn phí: người tham dự vẫn đặt vé trên trang bán vé nhưng không cần thanh toán. Vé có giá được thanh toán online qua VNPAY và vé QR gửi tự động sau khi thanh toán thành công. Chi phí của từng cách xem ở các loại phí khi bán vé online.

Ba cách phát hành vé sự kiện

Có ba cách phát hành vé: bán online có thanh toán, đăng ký rồi duyệt, và nhập danh sách khách mời từ Excel. Một chương trình thường kết hợp hai trong ba.

1. Bán online có thanh toán. Người mua vào trang bán vé, chọn loại vé, thanh toán, nhận vé QR tự động. Phù hợp chương trình bán vé công khai. Khi mở bán đông người, có thể bật hàng đợi ảo để người mua vào theo thứ tự thay vì dồn vào cùng lúc, và hệ thống giữ vé trong lúc người mua thanh toán để không bán trùng. Xem thêm tại vé sự kiện trên Tickmi.
2. Đăng ký rồi duyệt. Người tham dự điền form trên trang đăng ký online. Nếu chọn tự động duyệt, họ nhận vé ngay; nếu không, bạn xem từng đăng ký rồi mới duyệt. Cách này hợp chương trình cần lọc đối tượng (ví dụ chỉ đối tác, chỉ học viên).
3. Nhập danh sách từ Excel. Bạn đã có sẵn danh sách khách mời, nhân viên hay học viên: nhập file Excel (tối đa 10.000 dòng một lần) rồi phát hành vé cho cả danh sách. Nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có.

Vé nên gửi dạng ảnh, PDF hay HTML?

Ảnh tiện nhất cho Zalo và lưu vào thư viện điện thoại; PDF hợp khi cần in hoặc gửi email chính thức; HTML hợp khi bạn muốn nội dung vé hiển thị ngay trong email. Tickmi cho phép xuất vé dạng Ảnh, PDF hoặc HTML. So sánh chi tiết ở bài chọn định dạng vé ảnh, PDF hay HTML.

Chống gian lận cơ bản cho vé điện tử

Ba biện pháp đủ dùng cho hầu hết chương trình: mã duy nhất cho mỗi vé, giới hạn số lần quét và khả năng gửi lại vé khi cần.

• Mã QR duy nhất mỗi vé: người chụp ảnh vé gửi cho người khác vẫn chỉ vào được theo số lần quét cho phép.
• Giới hạn số lần quét: chương trình nhiều ngày hoặc ra vào nhiều lần thì đặt Số lần check-in mỗi vé cao hơn một.
• Phát hành lại vé khi người tham dự mất email: chức năng này giữ nguyên chuỗi mã QR và vẫn trừ một lượt phát hành vé, nên hãy dùng khi cần thiết.
• Lịch sử quét: khi có tranh chấp "vé đã bị quét", bạn tra được thời điểm và người quét.

Quy trình tại cổng có trong check in QR code.

Chính sách hoàn vé và chuyển nhượng: nên nêu gì?

Hãy nêu chính sách ngay trên trang bán vé, trước khi người mua thanh toán, vì tranh chấp thường xuất phát từ điều không được nói rõ. Các điểm nên có:

• Có hoàn vé không, hoàn trong thời hạn nào, hoàn toàn bộ hay một phần.
• Nếu chương trình bị hoãn hoặc huỷ thì xử lý ra sao.
• Có cho chuyển nhượng vé sang người khác không, và người nhận cần báo tên với ban tổ chức thế nào.
• Quy định khi người mua mất email vé.

Với vé bán qua Tickmi, người mua gửi yêu cầu hoàn tiền và bạn duyệt trên Tickmi Studio; Tickmi là bên thực hiện hoàn tiền. Phí nền tảng của đơn có thể không được hoàn, nên hãy đọc chính sách bán vé cho nhà tổ chức trước khi viết điều khoản của riêng bạn.

Ví dụ: phát hành vé cho hội nghị 300 người

Dưới đây là quy trình giả định cho một hội nghị một ngày, khoảng 300 người, gồm đại biểu trả phí, khách mời và đối tác.

1. T-30: chốt ba loại vé: "Đại biểu" (bán online), "Khách mời" (nhập Excel, giá bằng 0), "Đối tác" (đăng ký rồi duyệt tay).
2. T-28: tạo mẫu vé cho từng loại, mỗi loại một màu để nhân sự cổng nhận ra.
3. T-25: mở bán vé Đại biểu, đặt số vé tối đa mỗi đơn và thời gian đóng bán trước ngày diễn ra vài ngày.
4. T-20: nhập danh sách khách mời từ Excel, phát hành vé và gửi email.
5. T-14: mở trang đăng ký cho đối tác, duyệt từng đăng ký.
6. T-7: kiểm tra email lỗi, gửi nhắc lịch, xử lý yêu cầu hoàn vé hoặc đổi người.
7. T-1: chạy thử quét vài vé thật tại địa điểm, tạo tài khoản nhân viên check-in.

Khi nào bạn chưa cần nền tảng?

Nếu buổi gặp chỉ khoảng 30–40 người quen, không bán vé và không cần đếm người, một danh sách Excel kèm đối chiếu tên tại cửa là đủ. Nền tảng bắt đầu đáng giá khi số người đủ lớn để việc gửi vé, sửa email và đếm người vào bằng tay trở nên dễ sai.

Đọc tiếp: tự bán vé hay bán qua sàn · phần mềm quản lý sự kiện cần những tính năng gì.

Về Tickmi

Tickmi là nền tảng vé và trải nghiệm người tham gia (Ticketing & Participant Experience Platform). Trên một dữ liệu người tham dự thống nhất, Tickmi kết nối cả hành trình: phát hành vé mời, vé đăng ký và vé bán, gửi vé QR mang thương hiệu riêng, check-in bằng app, kiosk hoặc máy quét — kể cả khi mất mạng, rồi tới màn hình chào mừng, quay số, bình chọn, quiz và khảo sát. Tickmi được các tổ chức như Viettel, VNPT, MobiFone, FPT, CMC tin dùng. Tìm hiểu Tickmi hoặc dùng thử miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Vé sự kiện điện tử khác vé giấy ở điểm nào?

Vé điện tử là mã QR hoặc mã vé duy nhất gửi qua email, Zalo hoặc lưu trong điện thoại, quét ở cổng bằng app. So với vé giấy, vé điện tử dễ gửi lại khi mất, dễ đếm số người vào và khó làm giả hàng loạt hơn.

Tạo vé sự kiện miễn phí có cần mã QR không?

Nên có. Vé miễn phí có mã riêng cho từng người giúp bạn biết ai đã đăng ký, ai đã đến và tránh một người vào nhiều lần. Trên Tickmi, bạn nhập giá bằng 0 cho loại vé miễn phí.

Có thể nhập danh sách khách mời có sẵn để phát vé không?

Có. Bạn nhập file Excel tối đa 10.000 dòng một lần rồi phát hành vé cho cả danh sách. Lưu ý nhập Excel chỉ thêm người mới, không cập nhật người đã có.

Người tham dự mất email vé thì làm sao?

Bạn dùng chức năng Phát hành lại vé: vé được gửi lại và giữ nguyên chuỗi mã QR. Mỗi lần phát hành lại vẫn tính một lượt phát hành vé.

Một vé có quét được nhiều lần không?

Có, nếu bạn đặt Số lần check-in mỗi vé lớn hơn một. Mặc định mỗi vé quét một lần, phù hợp chương trình một lượt vào.