Chọn phần mềm check-in sự kiện: 8 tiêu chí và so sánh các cách làm

Tiêu chí chọn

Kiểm tra từng tiêu chí bằng câu hỏi cụ thể với nhà cung cấp, hoặc tự thử trong bản dùng thử trước ngày diễn ra.

Tiêu chí	Vì sao quan trọng	Cách kiểm tra
Tốc độ quét và chặn vé trùng	Hàng chờ ở cổng hình thành khi mỗi lượt quét quá vài giây. Mã đã dùng phải báo trùng ngay.	Quét thử 20 vé liên tục, quét lại 1 vé đã dùng.
Quét khi mất mạng	Wi-Fi hội trường thường nghẽn đúng giờ đón khách.	Tắt mạng điện thoại rồi quét: có ghi nhận và đồng bộ lại không?
Nhiều cổng, nhiều người quét	Chương trình từ vài trăm người cần 2–4 điểm quét chạy song song, số liệu khớp nhau.	Có tài khoản riêng cho từng nhân sự quét và thống kê theo người quét không?
Thiết bị quét	Điện thoại của nhân sự là rẻ nhất; kiosk tự check-in hoặc đầu đọc mã vạch giảm người đứng cổng.	Dùng được điện thoại iOS/Android, kiosk và đầu đọc mã vạch không?
Nguồn danh sách	Danh sách đến từ Excel, Google Sheet hoặc trang đăng ký. Nhập lại tay là nguồn sai sót lớn nhất.	Có nhập Excel theo file mẫu, kết nối Google Sheet, trang đăng ký tự gửi vé không?
Gửi vé QR cho từng người	Mỗi người cần một mã riêng; gửi bằng email/Zalo từ chính hệ thống.	Có gửi hàng loạt và xem trạng thái gửi từng người không?
Xử lý tại chỗ	Khách quên vé, đổi người, khách vãng lai luôn xảy ra.	Tìm theo tên/số điện thoại, check-in tay, thêm người tại chỗ được không?
Sau check-in	In thẻ đeo, màn hình chào mừng, quay số trên danh sách người đã đến, báo cáo.	Các bước này có dùng chung dữ liệu check-in hay phải xuất ra công cụ khác?

So sánh các cách làm

Không có cách nào hợp mọi chương trình. Bảng dưới so sánh theo cách làm, không theo nhãn hiệu.

Cách làm	Phù hợp khi	Hạn chế
Danh sách giấy / bảng tính	Dưới khoảng 50 người, một cổng, không cần số liệu	Dò tên chậm, dễ sót, không biết ai đã vào ở cổng khác
Google Form + mã QR tự tạo	Đã quen Google Form, chấp nhận làm tay nhiều bước	QR không gắn trạng thái đã dùng, không chặn vé trùng, phải ghép dữ liệu thủ công
App chỉ để quét QR	Đã có hệ thống gửi vé riêng, chỉ thiếu khâu quét	Phải đồng bộ danh sách qua lại giữa nhiều công cụ
Nền tảng vé trọn gói (như Tickmi)	Từ vài chục đến hàng nghìn người, cần gửi vé, nhiều cổng, báo cáo	Cần 15–30 phút thiết lập lần đầu
Phần mềm kèm nhân sự hỗ trợ tại chỗ	Chương trình lớn, ban tổ chức thiếu người đứng cổng	Cần đặt lịch nhân sự trước ngày diễn ra

Khi nào nên dùng Tickmi

• Hội nghị, hội thảo, đào tạo, tiệc cuối năm từ vài chục đến hàng nghìn người
• Cần gửi vé QR riêng và biết chính xác ai đã đến
• Nhiều cổng hoặc nhiều phiên, cần thống kê theo cổng và theo người quét
• Muốn dùng tiếp danh sách đã check-in cho quay số, bình chọn, báo cáo

Khi nào Tickmi chưa phải lựa chọn phù hợp

• Chỉ điểm danh nội bộ vài chục người một lần, không cần vé

Làm riêng theo yêu cầu

Nhu cầu ngoài bản tiêu chuẩn, liên hệ Tickmi để được tư vấn và báo giá:

• Nhân sự hỗ trợ check-in tại cổng: Tickmi có cho thuê theo chương trình
• Check-in bằng nhận diện khuôn mặt: bản tiêu chuẩn dùng mã QR, mã vạch và mã vé; nhận diện khuôn mặt phát triển riêng theo yêu cầu

Các bước làm trên Tickmi

1. Nhập danh sách. Tạo sản phẩm vé trong Tickmi Studio, nhập Excel/Google Sheet hoặc mở trang đăng ký.
2. Gửi vé QR. Gửi vé hàng loạt qua email (hoặc Zalo), theo dõi trạng thái gửi từng người.
3. Phân công quét. Mời nhân sự quét vào tổ chức; mỗi người đăng nhập app Tickmi Studio trên điện thoại.
4. Quét ngày diễn ra. Quét vé ở cổng, bật kiosk hoặc đầu đọc mã vạch nếu cần; xem số người đã đến theo thời gian thực.

Đọc thêm

• Phần mềm check-in sự kiện Tickmi
• Check-in bằng QR code
• Kiosk tự check-in
• Hướng dẫn check-in bằng app
• Phần mềm check-in sự kiện tại Việt Nam

Câu hỏi thường gặp

Có phần mềm check-in sự kiện miễn phí không?

Có cách làm miễn phí bằng giấy hoặc bảng tính cho chương trình nhỏ. Với Tickmi, tài khoản mới được miễn phí 100 lượt phát hành vé, đủ chạy thử một chương trình thật gồm gửi vé QR và check-in.

Check-in bằng điện thoại có đủ nhanh không?

Đủ cho đa số chương trình: app Tickmi Studio quét bằng camera điện thoại. Cổng đông nên thêm điểm quét hoặc đầu đọc mã vạch để mỗi lượt chỉ mất khoảng một giây.

Mất mạng tại hội trường thì sao?

App Tickmi Studio vẫn quét và ghi nhận khi mất mạng, rồi tự đồng bộ khi có mạng lại. Nên tải trước danh sách trước giờ đón khách.

Nên chọn app quét QR riêng hay nền tảng trọn gói?

Nếu bạn đã có hệ thống gửi vé, app quét riêng là đủ. Nếu danh sách, gửi vé, check-in và báo cáo đang nằm ở nhiều công cụ, nền tảng trọn gói như Tickmi giảm việc nhập lại và sai lệch số liệu.